Finn og erstatt i Excel: Disse funksjonene sparer tid

Du burde vite det!

Takket være Excel "Søk" -funksjonen, er det raskt og enkelt å finne spesifikke tegnstrenger i en tabell. Tastekombinasjonen Ctrl + F åpner et nytt inndatavindu som kan fylles ut av brukeren. Imidlertid tar søket i utgangspunktet kun hensyn til regnearket som er valgt. Dette betyr at verdier ikke tas i betraktning hvis de er på andre regneark.

Søk i flere regneark i Excel samtidig

For å fikse dette problemet har det samme søkevinduet en knapp som, når den trykkes, viser flere alternativer. Under dette er det da også mulig å utvide søket fra gjeldende regneark til hele arbeidsboken. På denne måten vil Excels søkefunksjon også ta hensyn til verdier fra rader og kolonner som for øyeblikket ikke er synlige på skjermen.

I tillegg kan søkeretningen også reverseres på denne måten. Da fungerer ikke Excel lenger fra topp til bunn, men fra bunn til topp.

Finn innholdet du leter etter direkte ved hjelp av en formel

Hvis en verdi skal kontrolleres flere ganger, kan denne prosedyren noen ganger være svært tidkrevende med store databaser. En kort formel er nødvendig for å kontrollere gjentatt forekomst av en søkt verdi umiddelbart.

Søk etter selskaper i Excel -regneark

Noen oppgaver er imidlertid så spesifikke at et standardisert søk ikke er tilstrekkelig. Dette er for eksempel tilfellet med selskaper som allerede inneholder navnet på grunnleggeren i selskapet. Under disse omstendighetene kan data bli kastet ut to ganger, noe som gjør søket unødvendig lengre. Ved hjelp av en formel vises bare tegnstrenger som for eksempel inneholder tilleggene “GmbH”, “AG” eller “GbR”.

Finn minimum uten nullverdi

I tillegg kan Excel -søkefunksjonen sortere verdier uavhengig hvis en maksimal- eller minimumsverdi søkes. Søket etter den laveste verdien i en rad eller kolonne kan imidlertid være komplisert hvis verdien 0 er tilstede, men skal ikke tas i betraktning. Fordi uten ytterligere begrensninger, vil Excel alltid referere til denne verdien. Dette kan løses raskt i innstillingene.

Søket er skille mellom store og små bokstaver

Excel-søket kan også være komplisert hvis teksten som skrives inn er store og små bokstaver. Som regel skiller Excel ikke. Dette alternativet kan raskt aktiveres eller deaktiveres ved å klikke i en avmerkingsboks.

For å ta hensyn til store og små bokstaver for tekster som er sammenkoblet med sifre og andre symboler, trengs imidlertid litt mer. En spesiell formel kan lages for dette, som løser dette problemet.

Erstatt tegn og sifre automatisk i Excel

Excel -søkefunksjonen er også ledsaget av et alternativ for å raskt erstatte innhold. Dette åpnes med tastekombinasjonen Ctrl + H og plasseres til høyre for "Søk" -knappen. Der har du muligheten til å erstatte et bestemt tegn med et nytt, selvvalgt tegn. På denne måten kan skrivefeil rettes automatisk.

Finn og erstatt spesialtegn * i Excel -lister

Når du søker etter og erstatter verdier i Excel, kan det oppstå komplikasjoner hvis de angitte tegnene også tjener en egen funksjon. Dette er tilfellet med stjernen, siden den vanligvis brukes som en plassholder. Det uforberedte søket etter dette tegnet ender med at alt eksisterende tekstinnhold i regnearket utilsiktet erstattes.

En tilde ~ brukes for å informere dialogboksen om at dette ikke betyr funksjonen til stjernen. Dette symbolet genereres når du trykker på + -tasten mens du trykker på AltGR -tasten. Den angitte verdien ~ * søker etter eksisterende stjerner og ignorerer den spesielle funksjonen.

Erstatt tegn i Excel -celler ved hjelp av en formel

Imidlertid kan en tabell med hele tekster være for kompleks til å endres med detaljene på knappen alene. I dette tilfellet kan du bruke REPLACE -funksjonen.

Fjern ledende nuller fra SAP -lister

Muligheten for substitusjon er også nyttig på andre arbeidsområder. Det kan skje at overføring av data fra et SAP -system fører til feil nuller i cellene. Dette problemet kan enkelt løses med et triks i et Excel -dialogvindu.

Fjern anførselstegn fra Excel -lister og tabeller

I tillegg til de uønskede nullpunktene kan det også vises feil anførselstegn ved import av data, noe som forvrider innholdet i cellene. Som et resultat gjenkjenner Excel ikke lenger disse verdiene som tall og gjør det umulig å beregne med dem. Dette problemet kan også løses raskt i et Excel -dialogvindu.

Erstatt farger automatisk i Excel -regneark

Mulighetene for å søke og erstatte er ikke uttømt med innholdet i cellene. Utseendet deres kan også ha nytte av disse funksjonene. Det er også mulig å automatisk erstatte de valgte fargene i en tabell. Gjør følgende for å gjøre dette:

1. Åpne det nødvendige grensesnittet med tastekombinasjonen Ctrl + H.

2. Klikk på "Alternativer" -knappen.

3. Nå vises to knapper med navnet "Format". Velg den øverste, som du finner i linjen "Søk etter".

4. Bytt til kategorien “Font” og angi i fargen -listen hvilken farge du vil erstatte.

5. Bekreft valget ditt ved å klikke på "OK".

6. Velg nå den nedre knappen som heter "Format".

7. Bytt til "Font" -fanen og angi hvilken farge som skal brukes til erstatningen.

8. Lukk dette vinduet også ved å klikke på "Ok".

9. Klikk på REPLACE ALL -knappen for å erstatte fargene i regnearket.

Når det er bekreftet, blir alle cellene i Excel erstattet i fargen du valgte først med fargen du valgte andre.

Små Excel -funksjoner med stor innvirkning

Med de korte hurtigtastene Ctrl + F og Ctrl + H gir Excel brukerne to Excel -funksjoner som virker praktiske ved første øyekast. Ved nærmere ettersyn blir det klart at potensialet faktisk er mye større. Merverdien er tydelig her både for en og annen bruker som ønsker å gjøre bruk av Excel mer praktisk, så vel som for den erfarne brukeren som administrerer store datasett fra forskjellige systemer. Bruken av "Finn og erstatt" kan derfor tilpasses den respektive brukertypen etter ønske.