Hvordan bruke feltkodene
Du vet det godt: Når du lager et tekstdokument, er fokuset ikke bare på selve papirarbeidet. I tillegg til innhold og uttrykk, må du også vurdere skrifttype og størrelse, linjeavstand og mange andre detaljer. Ulike feltfunksjoner hjelper deg med dette, som ofte brukes bevisst, men noen ganger også automatisk. Men hvor er funksjonene skjult og hvordan brukes de riktig?
Feltfunksjoner - hva ligger bak dem?
Når du oppretter et dokument med Microsoft Word, bør du vanligvis først tydeliggjøre hva slags tekst det er. Følgelig oppretter du deretter en fil hvis format og layout tilsvarer kravene til teksttypen.
Her kan du for eksempel justere størrelsen og formen på skriften, men også avstandene til kanten og mellom tekstlinjene. For mange dokumenter er det også nødvendig å angi sidetall og for eksempel sette inn gjeldende dato. Det er her feltfunksjoner, også kalt felter for korte, brukes.
Office -programmet Word gjenkjenner visse tekstelementer og endrer dem automatisk etter behov. For eksempel kan datoen oppdateres og alltid holdes oppdatert. Disse feltfunksjonene er i utgangspunktet plassholdere som du, brukeren, tilordner et feltnavn til. Men hvordan kan denne nyttige funksjonen brukes i Word? Hvordan får du ønsket resultat?
Slik fungerer det: Feltfunksjoner og deres rolle i å lage tekster
Du kan fortsette på forskjellige måter for å aktivere en feltfunksjon. Et enkelt og ofte brukt eksempel er å sette inn datoen i teksten din. Selv om du ganske enkelt kan skrive inn datoen selv, kan tallkombinasjonen også integreres i dokumentet ved hjelp av inndatafunksjonen.
-
Klikk først på "Sett inn" -fanen på menybåndet i Word -filen.
-
I området til høyre finner du "Tekst" -feltet.
-
I dette feltet indikerer forskjellige symboler forskjellige feltfunksjoner som i utgangspunktet er integrert i teksten din som plassholdere. Velg kalenderikonet for å sette inn gjeldende dato.
-
Et nytt vindu åpnes da. Merk av i boksen "Oppdater automatisk".
-
Nå kan du plassere markøren i feltet og endre datoen i teksten eller oppdatere den automatisk.
På samme måte som datoen kan du også få Word til å redigere mange andre komponenter i teksten din. Feltfunksjonene dekker ulike aktivitetsområder som du kan synes er nyttige. Det er også praktisk: Hvis du ikke trenger de automatiske endringene, kan du midlertidig slå av feltoppdateringene.
Riktig bruk: Feltfunksjonene passer spesielt godt her
Bruk av feltfunksjoner gir ikke alltid mening. Funksjonene er satt inn på riktig sted, og forenkler ditt daglige arbeid og fører raskt til tilfredsstillende resultater. Når du setter opp en side, vil du gjøre raskere fremgang takket være funksjonene: For eksempel kan kildelisten og innholdsfortegnelsen i filen oppdateres med bare noen få klikk. Her trenger du ikke å overføre overskrifter manuelt til katalogen din, men kan la Word fungere automatisk ved hjelp av feltegenskapen.
Dette gjør det vanskeligere å revidere dokumentet. I tillegg til feltfunksjonene nevnt ovenfor, tilhører følgende elementer også funksjonene (integrerte redigeringsverktøy og hjelpemidler i Word) som gjør Office -programmet til en nyttig hjelper i tekstarbeid:
- Lenkefelt
- Forfatterfelt
- NumPages -feltet
- Filnavn -feltet
- Sitasjonsfelt
Disse og mange andre feltfunksjoner er vanlige i Word -tekster. De kan redigeres etter behov og settes i henhold til individuelle ideer og brukeratferd. Hvis du for eksempel legger til sitater eller et forfatternavn i teksten din, kan du velge det nye feltet med ett klikk.
Den grå feltskyggen viser deg at feltinnholdet nå kan redigeres. Når du for eksempel angir et tilbud, kan du velge om bare navnet på forfatteren eller også publiseringsåret og stedet skal spesifiseres.
Allsidig og dynamisk: Slik integrerer du feltfunksjoner i dokumentet
Tekstdokumenter tiltrekker seg lesernes oppmerksomhet, spesielt hvis de er strukturert på en allsidig og strukturert måte. Hyperkoblinger, sitater og et attraktivt designet topp- og bunntekst får teksten til å virke sammenhengende.
Som regel er sidetallene plassert i toppteksten eller bunnteksten. Også her har du flere alternativer: Du kan nummerere sidene i dokumentet manuelt eller du kan bruke den aktuelle feltfunksjonen. Hvis du plasserer markøren i topp- eller bunnteksten, blir skyggelegging av feltet synlig. Du kan deretter gjøre endringer i den respektive tekstegenskapen eller få feltet oppdatert.
På samme måte kan filnavn i Word settes inn i bunnteksten ved hjelp av feltfunksjoner. Office -programmet tilbyr brukerne forskjellige raske byggeklosser som kan aktiveres med forskjellige tastekombinasjoner. Dette inkluderer for eksempel makroer (ofte brukte kommandoer med rask tilgang) eller autotekster som kan lagres på forhånd og ringes opp etter behov.
Slik forenkler du arbeidet: Aktiver og lagre feltfunksjoner
Feltfunksjoner kan også brukes med en tastekombinasjon. Avhengig av versjonen av Word, kan du bruke forskjellige kombinasjoner til å plassere feltinnholdet. Slik integrerer du en feltkode i teksten din i Word 2007 og 2010:
Trykk på kontrolltasten [CTRL].
Hold inne tasten og trykk også [F9].
Nå vises parenteser og feltskygge. Skriv ønsket feltegenskap eller feltnavnet i feltet, f.eks. B. "Dato" for dato. Dokumentet trekker nå automatisk datoen for den tilsvarende dagen.
Andre funksjoner kan også aktiveres i Word med [CTRL] -tasten. Sørg derfor for at du velger riktig tastekombinasjon for å åpne brakettene for å angi en feltfunksjon. Ytterligere informasjon kan hentes med shift -tasten. På denne måten kan du for eksempel plassere tekstblokker nøyaktig på en side og designe dem i henhold til ideene dine.
I tillegg til raske deler, tilbyr Office -programmet også andre funksjoner som forenkler arbeidet med tekstdokumenter. For eksempel kan du sette inn oversettelser eller lage maler. I tillegg kan skjemabokstaver settes opp og en Word -fil lagres som PDF. Før du sender eller skriver ut dokumentene dine, bør du dobbeltsjekke filene.
Endringer og korreksjoner: Arbeide med Word
Med "Søk og erstatt" kan du finne vanlige feil i filen din og erstatte dem i ett trinn. Ikke bare dokumentets innhold bør kontrolleres og om nødvendig korrigeres: formatet på dokumentet kan også inneholde feil.
Hurtigmoduler eller feltfunksjoner generelt hjelper deg med å unngå feilkilder og får dermed raskt et tiltalende resultat. Du kan la Word kontrollere informasjon automatisk, for eksempel dato, sidetall og sitater. I tillegg akselereres arbeidet ditt: Du kan dynamisk sette inn dokumentinnhold som du allerede har forberedt, og enkelt få tilgang til det.
Godt å vite: For å gjøre tekstdokumentet ditt så enhetlig som mulig, bør tekstfelt og sidetall samt NumPages -feltet - dvs. sidetallet på det totale sidetallet - utformes på samme måte i hele filen. Du kan bruke det såkalte fletteformatet til dette. Ved å skrive inn {STYLEREF "Overskrift 1" \ n \ * MERGEFORMAT} i feltet, blir feltresultatet formatert på samme måte som avsnittet der feltet ligger. Du kan også angi at tekstene på en side skal fortsette på en annen side.
Konklusjon: feltet fungerer som støtte
Feltfunksjoner er hjelpere i prosessen med å lage dokumenter på mange måter. De lar deg sette inn viktige tekstelementer og oppdatere eksisterende dokumentinnhold. Du kan bruke feltfunksjonene til å gjøre noen innstillinger og individualiseringer for å bygge opp den ferdige filen i henhold til dine personlige krav.
For eksempel kan du påvirke om tekstfeltrammer skrives ut umiddelbart eller om visse data vil bli inkludert i din sammenslåing. Word gir plass til individuelle ideer og gir brukerne muligheten til å organisere dokumenter profesjonelt og effektivt med forskjellige feltfunksjoner.
Spørsmål og svar
Hvilke feltfunksjoner hjelper til med å standardisere dokumentene mine?
Fletteformatet hjelper deg med å gjøre innstillinger i felt ensartede. Når du angir formatkommandoen, har du muligheten til å overføre egenskapene til et felt til et etterfølgende felt. Slik bruker du de samme innstillingene for resten av tekstdokumentet.
Hvordan gjenkjenner jeg feltene i teksten min?
Du kan vise feltfunksjonene på forskjellige måter. For eksempel, hvis du velger hele teksten med [CTRL + A], vil du legge merke til feltfunksjonene. Uansett er en feltskygge synlig når du har klikket på en feltfunksjon. Med et nytt klikk på den lille pilen i hjørnet av feltet, vises innstillingsalternativene.
