I den følgende artikkelen lærer du hvordan du finner ut hvilke eksterne referanser som er i Excel -tabellene, og hvordan du kan tilpasse og redigere dem etter en kopi.
Hvordan eksterne referanser er strukturert i Excel
Eksterne referanser er alltid strukturert i henhold til samme opplegg. Først bruker du navnet på arbeidsboken i firkantede parenteser. Dette etterfølges av navnet på regnearket. Dette etterfølges av et utropstegn, etterfulgt av cellereferansen.
Hvis du oppretter en ekstern referanse som refererer til et regneark hvis navn inneholder mellomrom, er navnet på mappen og arket omsluttet av enkelt anførselstegn.
Hvis mappen som den eksterne referansen refererer til ikke er åpen, vises banen som mappen kan finnes i foran navnet på arbeidsmappen.
I utgangspunktet oppretter Excel alltid eksterne referanser som absolutte referanser. Du kan se det ved at de inneholder dollartegn.
Hvordan kopiere og tilpasse de eksterne referansene til Excel -tabeller
Når du kopierer formler, justerer Excel automatisk referanser hvis de ikke er absolutte referanser. Dessverre fungerer dette ikke hvis referanser får tilgang til flere andre tabeller og tabellnavnet skal tilpasses. Tenk deg følgende situasjon:
Du vil alltid lese verdier fra samme celle fra forskjellige tabeller med navnene 01.xls, 02.xls etc. Referansene har da følgende struktur:
= ’C: \ Mine filer \ [01.xls] Tabell 1’! A1
= ’C: \ Mine filer \ [02.xls] Tabell 1’! A1
Hvis du kopierer en slik referanse i tabellen, justeres bare referansen til celleadressen på slutten. Imidlertid, hvis du vil bytte hele dekselet enkelt og komfortabelt, må du arbeide i henhold til følgende metode.
Lag først en kolonne der den variable delen av filnavnet kan skrives. Fra dette setter du deretter sammen ønsket formel, som du kan kopiere. Det fungerer slik:
Lag en kolonne i regnearket der variabeldelen (i dette tilfellet filnavnet) er angitt. Du må sette opp denne kolonnen med tekstnummerformatet. Skriv deretter inn de variable delene av filnavnet i kolonnen, som vist i følgende figur:
Skriv deretter inn følgende formel i celle B1:
= "= 'C: \ Mine dokumenter \ [" & A1 & ". Xls] Tabell1'! $ A $ 1"
Kopier denne formelen til cellene nedenfor. Resultatet i tabellen er vist i følgende figur:
Excel tolker i utgangspunktet resultatet av formelen som tekst. For å kunne beregne med disse formlene må du konvertere dem:
- Velg alle cellene med kopierte formler - i dette eksemplet celleområdet B1: B20.
- Bruk kommandoen "Rediger - Kopier" for å lagre celleinnholdet i utklippstavlen.
- La cellene være merket og velg kommandoen "Lim inn spesial" i "Rediger" -menyen.
- I denne boksen, aktiver alternativet "Verdier".
- Bekreft dette med "OK" -knappen.
I stedet for formlene er resultatene nå i cellene. La igjen cellene være markert og velg kommandoen "Tekst i kolonner" i "Data" -menyen for å starte veiviseren for tekstkonvertering.
Her bekrefter du startskjermen direkte med "Fullfør" -knappen. Formlene settes deretter sammen i ønsket form og viser det tilsvarende resultatet.
Hvordan finne eksterne referanser i Excel -tabeller
Hvis du vil finne eksterne referanser i mappene dine, trenger du ikke å gjøre dette manuelt. La Excel lage en oversikt over alle referanser for deg.
Dette er også nyttig når det er en referanse i en arbeidsbok, men du vet ikke nøyaktig hvilken datakilde det refererer til.
Gjør følgende for å få en liste over alle referansene i arbeidsboken:
- Aktiver arbeidsboken der du er interessert i referansene.
- Excel 2010: Klikk på FIL -menyen. Velg deretter kommandoen FORBERED - REDIGER LINKER TIL FILER.
- Excel 2007: Klikk på Office -knappen. Velg deretter kommandoen FORBERED - REDIGER LINKER TIL FILER.
- Excel 2003: Ring kommandoen EDIT - LINKS.
Excel viser deg en liste over koblingene i tabellen.
I listen over lenker kan du se alle koblede arbeidsbøker. Du kan bruke OPEN KILDE -knappen til å åpne mapper fra denne listen etter at du har klikket på det tilsvarende filnavnet i listen.
