Slik definerer du en tilbakevendende avtale og får Outlook til å skrive den inn i kalenderen så ofte som nødvendig.
Noen avtaler finner sted igjen og igjen: det ukentlige teammøtet, avdelingslederkonferansen hver første onsdag i måneden, innsending av momsoppgaven en gang i kvartalet, for bare å nevne noen. Du kan forenkle oppføringen av slike tilbakevendende avtaler i Outlook -kalenderen ved å definere dem som en serie avtaler - Outlook legger deretter automatisk til en oppføring for teammøtet i kalenderen hver fredag, for eksempel.
Du kan sette opp en tilbakevendende avtale som følger:
1. Opprett en avtale i kalenderen med det aktuelle emnet, start og varighet, eventuelt med en påminnelse.
2. Klikk deretter på "Serietype" i avtaledialogen.
3. Under "Seriemønster", velg intervallet der følgende avtaler skal legges inn (mer om dette nedenfor).
4. Under "Seriens varighet" angir du datoen da den første av avtalene skulle begynne. Deretter kan du avgjøre om den tilbakevendende avtalen skal avsluttes etter et bestemt antall avtaler eller på en bestemt dato. Spesielt for avtaler med høy repetisjonsfrekvens, er det lurt å begrense antallet (først og fremst) for ikke å blåse opp Outlook -kalenderen unødvendig.
5. Lukk dialogboksen “Tilbakevendende avtale” og lagre og lukk avtaledialogen (så snart du har gjort alle oppføringene i den).
Seriemønster:
Outlook tilbyr følgende repetisjonsintervaller:
-
Daglig: Her kan du angi om avtalen skal finne sted hver dag, annenhver, hver tredje, etc. dag. I tillegg er det mulig å begrense avtalene til kun virkedager.
-
Ukentlig: Her kan du bestemme hvilken dag i uken avtalen skal finne sted. Du angir også om avtalen skal gjentas hver uke, annenhver uke eller med et høyere intervall.
-
Månedlig: Også her har du muligheten til å avgjøre om avtalen finner sted hver måned, annenhver måned eller med et høyere intervall. Du angir også om avtalen skal gjentas på en fast dato (for eksempel den 14. i hver måned) eller på en bestemt ukedag (for eksempel den første mandagen i måneden).
-
Årlig: For den årlige repetisjonen angir du også om det er en fast dato eller en bestemt dag i en bestemt måned. "Hver 10. oktober" er for eksempel ideell for jubileer eller bursdager.
En alternativ metode for å opprette en serie avtaler er som følger: Høyreklikk på tidspunktet i kalenderen der avtaleserien skal begynne, og bruk kommandoen "Ny avtale". Dialogboksen beskrevet i trinn 3 ovenfor vil vises umiddelbart; så snart du har fylt ut, må du fortsatt definere emnet og varigheten for oppføringen.
Vær oppmerksom på: Hvis du vil redigere en avtale fra en serie senere, spør Outlook om endringen påvirker alle eller bare denne avtalen. Dette gjelder også sletting av en avtale fra serien.
