Eksperttips for å jobbe med Outlook
Microsoft Outlook er et av de mest populære kommunikasjonsprogrammene som brukes av millioner av mennesker rundt om i verden hver dag. Outlook skal blant annet hjelpe til med å gjøre skriftlig kommunikasjon via e-post mer effektiv og profesjonell. For å sikre dette har Outlook mange funksjoner. Sorteringsfunksjonen er et viktig alternativ for daglig arbeid.
Sortering og målrettet arkivering av e-post, vedlegg og informasjon er viktig både i Outlook og generelt i analog kontorkommunikasjon. Register og mapper er viktige på kontorer, for eksempel for å lagre frakoblede dokumenter basert på forståelige kriterier. En gjennomtenkt mappestruktur og sorteringsfunksjonen i Outlook garanterer også at viktig informasjon og e-postmeldinger er tilgjengelige med bare noen få klikk.
Slik bruker du sorteringsfunksjonen i Outlook
Noen Outlook -brukere mottar hundrevis av e -postmeldinger om dagen. Med så mye informasjon er det vanskelig å holde styr på tingene og velge riktig syn. Det er viktig å kunne vise meldingene automatisk i henhold til definerte kriterier. Den innebygde sorteringsfunksjonen i Microsoft Outlook kan hjelpe deg med å sortere meldinger effektivt og brukerorientert. Du kan bruke sorteringsfunksjonen som følger:
-
Naviger til en hvilken som helst mappe. Over e-postene i katalogen finner du sorterings- og filtreringsfunksjonen til Microsoft Outlook.
-
Blant annet kan du filtrere meldingene i henhold til følgende kriterier:
- Lese eller uleste meldinger.
- Etter prioritet.
- Etter start eller forfallsdato.
- Etter størrelse.
- Etter emne.
- Etter avsender.
- Etter type.
- Ifølge plantene.
- Etter konto.
I tillegg kan du i dialogboksen "Sorter" avgjøre om det nyeste eller det eldste elementet alltid skal vises øverst.
De mange valgalternativene, som du kan kjenne igjen når de aktiveres av flått, lar deg ordne mappeinnholdet spesielt. På denne måten kan du raskt se hvilke oppgaver, informasjon og meldinger som er viktige og som må behandles. Filterfunksjonens innstillinger er selvforklarende og kan tilpasses i løpet av sekunder.
Slik sorterer og strukturerer du Outlook - 2 viktige eksperttips
Bortsett fra den viktige sorteringsfunksjonen i Microsoft Outlook, kan du strukturere kommunikasjonsprogrammet profesjonelt med bare noen få endringer. De to viktige eksperttipsene kan hjelpe deg her:
Eksperttips 1: Lag mapper for å lagre e-post i henhold til emne
Med en innboks med mange hundre meldinger er det lett å miste oversikten over ting. Bruken av funksjonene "Sorter" og "Søk" i Outlook kan bidra til å vise e -postene du leter etter raskere. Samtidig er ikke begge funksjonene universalmidlet når det gjelder strukturert arbeid med Outlook. For å bygge opp en struktur i Outlook, er det viktig å jobbe med et personlig mappesystem. Personlige mapper er nyttige fordi de kan brukes til å sortere og lagre e-postmeldinger etter emne.
Du kan enkelt lage en personlig mappe i mappestrukturen i postboksen. Dette fungerer ved å høyreklikke i området der den personlige mappen skal genereres. Velg "Ny mappe" i dialogvinduet som vises, og gi et navn. Som et resultat tilhører mappen ditt personlige mappesystem og vises i visningen.
En gjennomtenkt mappestruktur og et mappesystem profesjonaliserer arbeidet med Outlook og er en del av en fremtidsrettet kontororganisasjon.
Eksperttips 2: kategoriser e -post i Outlook
Du sorterer ikke e-postmeldinger i Microsoft Outlook utelukkende ved hjelp av innebygd sorteringsfunksjon. I tillegg kan kategorier hjelpe deg med å klassifisere e -postene dine og organisere postboksen. For eksempel kan du navngi kategorier i henhold til avdelinger eller kundenavn eller klargjøre behandlingsstatusen med en kategori. Søkeord som "ferdig" eller "forfaller til betaling" er sorteringsparametere som hjelper deg med å organisere deg bedre.
For å opprette en ny kategori, naviger til menyområdet "Kategorier" i "Hjem" -fanen og velg "Alle kategorier" fra rullegardinmenyen. Klikk på "Ny" -knappen i dialogboksen. Etter at du har angitt et navn for den nye kategorien, bekrefter du prosessen med OK. Som et resultat kan du dele e-postene dine i bestemte kategorier og visualisere dem mer presist ved hjelp av fargekodingen.
Sorteringsfunksjonen i Outlook kan hjelpe deg med å organisere e -post på en profesjonell måte
Sorteringsfunksjonen i Microsoft Outlook er et viktig verktøy du har til disposisjon. Det hjelper å sortere og vise e -postmeldinger individuelt i innboksen eller i andre mapper. Et utvalg kategorier garanterer at sorteringen kan utføres etter planen.
I tillegg er det fornuftig å sette opp forståelige mappestrukturer for å organisere innkommende kommunikasjon i Outlook. Kategorifunksjonen i Outlook er avgjørende hvis du vil segmentere e -post etter emneområde. Alle alternativene samlet er effektive for å når som helst kunne sortere, lagre og finne e-post i Outlook.
