Slik at du alltid vet den nåværende status quo etter å ha delegert oppgaver via Outlook, kan du angi at du vil motta en statusrapport om oppgaver som er overført. Det kan også være nyttig, spesielt for omfattende oppgaver
Delegere oppgaver
For å delegere en oppgave, ring kommandoen i Outlook 2013 eller nyere Start - Nye varer - Oppgaveforespørsel på, i Outlook 2010 Start - nye elementer - ytterligere elementer - oppgaveforespørsel, i Outlook 2003/2007 Ny - Ny oppgaveforespørsel. Skriv deretter inn dataene og e -postadressen til den ansatte du vil overføre oppgaven til, og send inn oppgaven. Men hva om du har angitt oppgaven en gang i oppgaveplanleggeren og først senere innser at du ikke har nok tid til det, og at du er bedre til å delegere det? Fortsett deretter som følger:
- Høyreklikk på oppgaven i oppgaveplanleggeren og ring Tilordne oppgave på.
- Skriv deretter inn e -postadressen til personen du vil overføre oppgaven til, skriv en kort melding og juster forfallsdatoen slik at du fortsatt har tid til å gå gjennom resultatet.
- Sørg for at du har de to alternativene Lagre den oppdaterte kopien av denne oppgaven i min oppgaveliste og Send statusrapport til meg så snart oppgaven er utført er slått på. Ellers vil ikke oppgaven vises i oppgaveplanleggeren; i tillegg vil du ikke bli varslet automatisk når oppgaven er fullført.
- Send oppgaveforespørselen.
På denne måten sikrer du at du automatisk blir informert om fremdriften
Slik at delegerte oppgaver alltid vises i oppgaveplanleggeren og du blir varslet når oppgaven er utført, må de to alternativene som er nevnt i trinn 3 aktiveres i Outlook. Da trenger du ikke alltid å huske å aktivere alternativene fra trinn 3 fra forrige seksjon når du delegerer. Alternativene er slått på som standard, men det er bedre å kontrollere at de er på den sikre siden:
- I kommandoen Outlook 2010 eller senere Fil - Alternativer - Oppgaver på, i Outlook 2003/2007 Verktøy - Alternativer - Oppgavealternativer.
- Aktiver følgende alternativer i Outlook 2010 og senere: Oppdater huskelisten min med kopier av oppgaver jeg tildeler andre mennesker og Send en statusrapport når jeg har fullført en tildelt oppgave EN..
- Slå på de to alternativene i Outlook 2003/2007 Hold tildelte oppgaver oppdatert i oppgavelisten og Send statusrapport når tildelte oppgaver er fullført en.
- Lukk dialogene.
Slik kan du vise fullføringsstatus og ansvar
I aktivitetslisten (vis Enkel liste) kolonnen mangler % fullførtdet i utsikten Liste over detaljer vises. Hvis du ofte delegerer omfattende oppgaver og dine ansatte regelmessig dokumenterer i Outlook hvor mange prosent av oppgaven de allerede har utført, anbefaler jeg at du bruker % fullført også i utsikten Enkel liste å sette inn. Dette vil holde deg oppdatert om fremdriften. Gjør følgende for å gjøre dette:
- Velg visningen i oppgaveplanleggeren Enkel liste: Kommandovisning - Endre visning - Enkel liste.
- Høyreklikk på en av kolonneoverskriftene, for eksempel på henvisning eller i eldre versjoner Oppgavefagog påkaller kommandoen Valg av felt på.
- Dra knappen % fullført B. fra dialogboksen med venstre museknapp trykket til raden med kolonneoverskriftene. Mitt forslag: dra det til posisjonen til høyre for kolonneoverskriften Grunn på. En rød pil viser hvor % fullført er satt inn som en ny kolonneoverskrift C.. Så snart knappen er i ønsket posisjon, slipper du museknappen.
- Hvis det ikke er noen kolonne i visningen Ansvarlig vises, sett den inn som beskrevet. Ansvarlig finner du helt på slutten av listen i dialogboksen Valg av felt.
- Lukk deretter dialogboksen Valg av felt.
