PDF: Alt om det viktigste formatet for dokumenter

Standarden for tverrplattformskriving

Digitalisering har blitt mer og mer viktig de siste årene. Problemet: for mange applikasjoner er det forskjellige tilnærminger med forskjellige filformater. Med dette prøver noen utviklere å binde kunder og brukere mye tettere til sitt eget selskap. Disse programmene er proprietære og ofte begrenset til spesifikke plattformer. Gratis bruk har mange flere fordeler her. Det gjør det fleksibelt å bruke og kan også fungere på tvers av en rekke forskjellige plattformer. Et av de beste eksemplene er PDF -filen.

Bak dette er det bærbare dokumentformatet. I begynnelsen var det en proprietær programvareløsning for problemet med å måtte formatere tekster om og om igjen. I mellomtiden har PDF blitt en standard for dokumenter på tvers av plattformer. Både i forretningssammenheng og for private brukere har PDF blitt en uunnværlig del av hverdagen. Standarden inkluderer nå en hel rekke forskjellige applikasjoner som er kombinert i dokumenter - fra enkle lenker til multimedieelementer. Hvordan ble det bærbare dokumentformatet så viktig?

PDF: En titt på historien

PDF - det bærbare dokumentformatet - brukes av nesten alle datamaskinbrukere i dag. Svært få brukere vet fremdeles hvordan historien bak den faktisk startet. Adobe står bak dokumentformatet. Som en av de mest kjente programvareutviklerne fokuserer selskapet først og fremst på løsninger for profesjonelle applikasjoner. Dette inkluderer grafikkprogrammer som Illustrator eller Photoshop. Sistnevnte brukes ofte av fotografer for alltid å få det beste ut av bildene sine.

Med flere hundre euro per lisens har knapt noen privat bruker råd til dyre programmer. PDF -en er derimot allestedsnærværende. I begynnelsen, da formatet ble introdusert av Adobe, var denne rungende suksessen ikke forutsigbar - noe som også har å gjøre med prispolitikken til programvareselskapet.

Utgangspunkt, konflikter og nødvendigheter

Inntil utviklingen og publiseringen av Portable Document Format, ble digitale dokumenter opprettet med forskjellige programmer, delt og åpnet på svært forskjellige systemer. Hver PC -bruker kan fortsatt observere resultatet i dag. Enkelt eksempel: Et dokument blir opprettet for en presentasjon på hjemmekontoret. Innholdet er riktig, det er noen flere tabeller og bilder.

På slutten, gi den ferdige presentasjonen en stilig skrift, velg passende formatering fra formatmaler - ferdig. Presentasjonen lagres på en USB -pinne og tas med på kontoret. Overraskelsen når du åpner før utskrift: Bortsett fra innholdet og teksten, er all formatering for "bingen". Skriftstørrelsen er ikke lenger korrekt, alle bilder er helt forskjøvet og bare halvparten av tabellen kan sees.

Det som ser bra ut på en PC trenger ikke å se identisk ut med det samme programmet på et annet system. Brukere i dag bruker:

• forskjellige operativsystemer (Apple versus Windows versus Linux etc.)
• forskjellige kontorapplikasjoner
• forskjellige programversjoner.

Problemene som beskrives påvirker en hel rekke forskjellige kontorapplikasjoner - fra ren tekstbehandling til regneark og presentasjonsløsninger. Velkjente problemer som generasjoner av brukere har opplevd.

Det mest kjente eksemplet på dette tidspunktet er .doc-formatet. Ideell fordi flere brukere kan dele et dokument og redigere eller kommentere det, det har ulemper når det deles på tvers av forskjellige plattformer.

God idé, men tannproblemer

Dette er akkurat gapet som Adobe har presset med sitt bærbare dokumentformat. Ideen bak: En felles standard som fører til identiske resultater på alle systemer. For dette formålet fanges oppsettet, formateringen og teksten som i et øyeblikksbilde. Uansett hvor ofte en PDF deles - hver bruker ser alltid det samme.

Ideen: Når det er opprettet, kan det bærbare dokumentformatet flyttes uten tap eller formateringsendringer. Det nye formatet for dokumenter ble presentert på Windows- og OS | 2 -konferansen i januar 1993. Adobe ga den nye PDF -filen enda en fordel som hver bruker fortsetter å dra nytte av. Når det er opprettet, kan det bærbare dokumentformatet ikke lenger enkelt endres.

Dette betyr at etterbehandling av mottakeren ikke er mulig. Du kan heller ikke legge til eller slette noe i en PDF -fil. Manipulasjoner, som tilfellet er med andre formater - for eksempel:

• regninger
• Tilbys
• Rapportering

er mulig, blir det mye mindre sannsynlig med det bærbare dokumentformatet.

PDF -filen ble endelig publisert sommeren 1993 - etter flere års utviklingsarbeid. Men før formatet ble populært for private brukere, tok det år. Flere problemer var ansvarlige.

• Konkurrent: I utgangspunktet var Portable Document Format en av flere tilnærminger for å løse det samme problemet. Blant andre deltok DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper og Farallon Replica i PDF -konkurransen. LaTeX dokumenthåndteringssystem, som er utbredt i den akademiske sektoren, følger også lignende stilistiske tilnærminger.
• Proprietær: I de første årene etter publiseringen var PDF et proprietært dokumentformat. Dette gjorde det umulig å utvikle eksterne applikasjoner. Imidlertid har utviklerne siden forlatt det proprietære Portable Document Format og publisert det hele via ISO. En viktig byggestein for å sikre bred aksept.
• Kostnader: I de første årene var verken programmene for å lage en PDF eller Adobe Reader som kreves for å åpne den gratis. Ved å gjøre det, snublet selskapet omtrent og forhindret spredning av PDF som en internasjonalt utbredt dokumentstandard. I mellomtiden er Acrobat Reader imidlertid fritt tilgjengelig. Programmene for opprettelse og redigering av PDF -filer er fortsatt belastbare. Adobe har nå byttet dette området til SaaS -modellen.

ANSI og ISO: Utmerkelsen

Det faktum at PDF har seiret over andre formater skyldes en bestemt hendelse - 29. januar 2007. Adobe kunngjorde at spesifikasjonene for Portable Document Format 1.7 vil bli avslørt fullt ut. For dette formålet ble PDF 1.7 offentliggjort til American National Standards Institute (ANSI). Målet: En publikasjon gjennom International Organization for Standardization (ISO). Med dette oppnådde Adobe en massiv økning i popularitet for PDF -formatet. På den annen side kuttet utviklerne seg fra muligheten for å videreutvikle det bærbare dokumentformatet på sin egen måte. I mellomtiden er Adobe bare medlem av den tekniske komiteen for alle versjoner etter PDF 1.7.

Virkelig bra eller bare etablert?

I utgangspunktet var funksjonaliteten til det bærbare dokumentformatet begrenset, for eksempel ved implementering av koblinger eller tilgjengelig fargerom. Bare med de senere versjonene reduserte utviklerne gradvis restriksjonene. Med versjon 1.2 var for eksempel visningen i CMYK -fargerommet mulig. I tillegg ble det utviklet plug-ins for nettlesere, som PDF-filer også kunne vises i nettleservinduer.

Med det økende antallet funksjoner og publiseringen av International Organization for Standardization, ble PDF -filen stadig mer populær. PDF tilbyr nå et bredt spekter av funksjoner. I tillegg trenger ikke Adobe -programvare lenger å brukes til å lage. Det er mulig å lage tilsvarende dokumenter fra mange Office -applikasjoner. Dette er nå til og med mulig på farten. Til slutt er det flere årsaker til den utbredte bruken. På den ene siden aksept, på den andre siden ytelsen og fordelene med PDF.

PDF: De viktigste fordelene

Det faktum at Adobe nå har presset alle konkurrenter fra de første årene til kanten og inn i nisjer med Portable Document Format er relatert til flere faktorer. Det er en kombinasjon av plattformsapplikasjon. I tillegg har det å føre seg løs fra den proprietære karakteren ført PDF frem avgjørende. Hva er fordelene med å bruke det bærbare dokumentformatet i praksis?

Alltid der: plattformuavhengighet

Mange private brukere i dag er avhengige av PC-er og bærbare datamaskiner med Windows-baserte operativsystemer. Ifølge zdnet nådde det nåværende Windows OS alene mer enn 900 millioner brukere i slutten av 2022-2023. Operativsystemene fra Apple har også svært høye markedsandeler. Dette handler ikke bare om klassiske skrivebordsprogrammer.

Apple har bygget et mobilt økosystem det siste tiåret - akkurat som Android. Det finnes også andre plattformer som Unix eller Linux.

Alle operativsystemer har en ting til felles: utveksling av informasjon og data på tvers av plattformgrenser. PDF -filen oppfyller akkurat dette kravet. Uavhengigheten fra plattformen er fortsatt en av de drivende fordelene med formatet. En PDF -fil kan enkelt åpnes på en datamaskin med Windows 8 eller Windows 10. Filene kan til og med åpnes på enheter med macOS - selv om det knapt er andre kontaktpunkter mellom Microsoft og Apple -baserte systemer.

Ikke mer ødelagt formatering

En av styrkene til PDF er det faktum at formateringen og oppsettet praktisk talt er "flashfrosset". Brukere lager dokumentet, konverterer det til det bærbare dokumentformatet - og kan enkelt dele det med andre brukere. Det som gjør at PDF -filen skiller seg ut er dens stabilitet. I motsetning til mange filformater som er standard i Office -programmer, forblir formateringen stabil når det bærbare dokumentformatet overføres. Ingen overskrifter som vises i en annen skriftstørrelse, og ingen bilder som glir fra begynnelsen av en tekstmodul til slutten.

Selv overføring av digitale dokumenter til trykte kopier er mulig med det bærbare dokumentformatet uten store problemer og formattap. Til slutt ser en PDF ut akkurat det samme på skjermen som på et ark. I tillegg tilbyr nåværende versjoner av Portable Document Format funksjoner som har en uvurderlig verdi, spesielt for bruk av digitale medier.

Forfattere kan for eksempel angi bokmerker for linjeskift. På denne måten kan PDF -filen ikke bare beskjæres for stasjonære applikasjoner. I mellomtiden blir mobile medier stadig viktigere. Dette gir portabilitet i Portable Document Format en ny mening.

Høye sikkerhetsstandarder

Filformater som .doc eller .xls har noen ulemper. På den ene siden kan de ikke representeres tapsfritt på hver plattform. Nesten hver bruker kjenner problemet: Dokumentet ser helt annerledes ut på en annen datamaskin. I tillegg er disse formatene ikke manipulasjonssikre. Enkelt eksempel: En oppstart sender en faktura i .doc-format.

Mottakeren åpner filen - og sletter bare en tiere. Regningen er raskt lavere. Til slutt er en slik form for manipulasjon et konstruert eksempel. I praksis bør det imidlertid gjøre det klart at det er behov for dokumentformater i hverdagen som ikke lett kan endres (og manipuleres).

Men PDF tilbyr nå så mye mer når det gjelder sikkerhet. Dokumentene kan krypteres for å beskytte dem mot uautorisert tilgang. Hvis noen bare vil sende deler av et PDF -dokument til en annen person, er det også muligheten til å redigere individuelle passasjer. Hvordan dette fungerer i detalj kan du lese i denne guiden. Redaksjonskoder brukes her, som er ganske enkle å bruke i dag.

Merk følgende:PDF -dokumenter er heller ikke helt trygge for manipulasjon, som forskere kunne bevise. Likevel betyr det hele mye mer innsats enn med andre dokumentformater.

2 og 3D grafikk

Spesielt når du arbeider med bilder i dokumenter, kan det være konflikter når du overfører dokumenter og bruker dem på andre datamaskiner og systemer. Det skjer for mange brukere at bildene plutselig vises forskjøvet eller at tekstflyten avviker fra den opprinnelige versjonen. Et velkjent problem som kan forårsake ekstremt pinlige øyeblikk for presentasjoner.

Med det bærbare dokumentformatet hører slike situasjoner fortiden til. I tillegg til rent tekstinnhold og hyperkoblinger, kan PDF -dokumenter også:

• Formler
• Tabeller
• Grafikk og
• bilder

sett inn. I denne sammenhengen har ytelsen til det bærbare dokumentformatet forbedret seg betydelig de siste årene. I mellomtiden kan forfattere også lagre alt -tekster for bildene. Disse "bildebeskrivelsene" vises når bildet ikke kan vises.

Venstre

Lenker er nå en grunnleggende del av mange dokumenter. Spesielt i World Wide Web oppretter disse hyperkoblingene kryssforbindelser til annet innhold. Ankeret kan være et uttrykk i teksten eller et bilde. Andre sideelementer kan også fungere som ankere for hyperkoblingen. En annen fordel med å jobbe med lenker i PDF -dokumenter: På denne måten kan forfatteren gjøre det mulig å hoppe direkte til andre tekstpassasjer / områder i dokumentet.

PDF: Interessante fakta og mening

Det bærbare dokumentformatet har for lengst blitt en internasjonal standard. PDF har blitt uunnværlig i forretningskommunikasjon. Men vitenskapen bruker nå også det bærbare dokumentformatet i stor skala - for å publisere artikler og studier. Muligheten for å bruke det bærbare dokumentformatet til å utvikle et skjema som automatisk overfører angitte data til en server, har ført til bruk av det når du åpner en konto.

Programmer for å lage og lese

Hvordan kan private brukere lage en PDF selv - uten å måtte bruke et av Adobes verktøy. Ved å publisere systemspesifikasjonene banet Adobe vei for andre selskaper og utviklere for å skape muligheter. Mange Office -løsninger har nå grensesnitt som enkelt kan brukes til å lage en PDF.

Dokumenter kan enkelt lagres som PDF eller skrives ut. I tillegg er det spesielle apper for mobil OS og programvareløsninger som skrivebordsprogrammer som kan brukes til å lage en PDF.

Merk følgende: Ulike verktøy tilbys gratis i dag. Pro -versjonen må ofte kjøpes for et utvidet utvalg av funksjoner.

teknisk struktur

I utgangspunktet består et PDF -dokument av opptil fire forskjellige innholdstyper. Det viktigste aspektet som faktisk alltid er der: tekstens brødtekst. Det er her det faktiske innholdet blir spilt inn. De tre andre innholdstyper har en tendens til å virke for å støtte tekstens brødtekst.

• Vektorgrafikk (illustrasjoner eller designelementer)
• Rastergrafikk i form av bilder
• Multimediaobjekter.

For å kunne vise det ferdige dokumentet overalt uten tap, brukes forskjellige teknologier i det bærbare dokumentformatet. Dokumentet bringer de nødvendige skrifttypene med seg via et innebygd skriftsystem. En andre komponent er et arkiv som inneholder all informasjon om hvordan dokumentet til slutt er strukturert. Det tredje aspektet er "innholdsbeholderen" med all informasjon om testen og grafikken. For eksempel brukes PostScript her for PDF -dokumenter.

Betydningen av PDF for verden

Med det bærbare dokumentformatet opprettet Adobe en standard som mange brukergrupper bruker i dag. Betydningen av PDF -filen er følgelig. I mellomtiden, i tillegg til HTML, blir ikke informasjon som tekst og bilder kombinert i noe annet format. I tillegg til forretningskorrespondanse, som kan holdes manipulasjonssikkert med PDF, bruker mange private brukere nå også formatet. I lys av denne viktigheten vil ikke det bærbare dokumentformatet forsvinne fra den digitale informasjonsutvekslingen snart.

En (kort) liste over mulige alternativer

PDF har blitt så godt etablert som en standard at det knapt er behov for alternativer. De konkurrerende formatene djVU eller Common Ground Digital Paper nevnt ovenfor er fortsatt tilgjengelige, men brukes sjelden. LaTex kan fremdeles finnes i akademiske kretser, men PDF -formatet blir også mer og mer populært der.

Konklusjon: PDF - et format for mange plattformer

PDF -filer har blitt en integrert del av hverdagen. Det er dusinvis av disse filene på nesten hver PC. En utvikling som ingen tenkte på for 20 år siden - ikke engang hos utviklerne på Adobe. Det er her PDF -filen stammer.

Opprinnelsen på 1990 -tallet, er formatet nå akseptert over hele verden når det gjelder å lage dokumenter som skal brukes på tvers av plattformer. Et stabilt oppsett og det faktum at ikke alle kan endre et PDF -dokument, bidrar til aksept. I mellomtiden har Portable Document Format blitt så utbredt at alternativer er ekstremt vanskelige.