Microsoft Excel sorterer data i rader som standard. Dette betyr at den første raden i en tabell bestemmer rekkefølgen på alle andre rader frem til den siste. Sortering av kolonner i Microsoft Excel er nødvendig i unntakstilfeller, for eksempel når en navneliste skal sorteres alfabetisk. Excel tilbyr deg ikke en spesifikk knapp i en av fanene for sortering i kolonner. Sortering i kolonner kan imidlertid gjøres gjennom menykommandoer i fem enkle trinn.
Sortering i kolonner, akkurat som med rader, kan brukes på tall så vel som på tekst og gir resultater når det er klart definert hvilke verdier som fungerer som nøkkelfelt og hvordan de skal sorteres.Følgende praktiske eksempel viser hvordan du bruker de fem enkle trinnene i Microsoft Excel for å sortere tekst og data i kolonner.
Hvordan sortere etter kolonner i Excel?
I eksemplet har vi satt opp et enkelt bord. Den er ment å vise arbeidsdagene til fire ansatte i en bedrift det siste kalenderåret.
Tabellen skal sorteres etter kolonner slik at navnene på de ansatte er sortert alfabetisk. For å sortere kolonnene, gjør følgende:
1. Merk området B1 til E13 som skal sorteres.
2. Fra Excel versjon 2007, naviger til DATA-fanen og menyelementet SORTER OG FILTER. I Excel til og med versjon 2003 kaller du kommandoen DATA - SORT.
3. Etter å ha klikket på SORTERING-knappen åpnes alternativmenyen, der du kan gjøre dine individuelle sorteringsinnstillinger. For å sortere etter kolonner, gå til OPTIONS.
4. I dialogboksen som vises klikker du på SORTER KOLONNER under alternativet JUSTERING. Bekreft sorterings alternativet med OK-knappen.
5. Dialogboksen SORT vises igjen. Etter å ha byttet til «Sorter kolonner» i SORTERING-listefeltene, kan du ikke lenger velge kolonnene, men radene i tabellen. Fra listene velger du rad(e) som du vil at tabellen skal sorteres etter i kolonner. Deretter spesifiserer du om kolonnene skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.I vårt eksempel bruker vi linje 1 som referanse.
Følgende figur viser dialogboksen etter de beskrevne innstillingene:
Bekreft sorteringsinnstillingene med OK-knappen. Excel sorterer deretter tabellen din i ønsket form ved å sortere kolonnene for navnene i rad 1 alfabetisk fra A til Å, slik at den ansatte Jennifer kommer først.
Opsummert er det mulig i Microsoft Excel å gruppere etter kolonner i tillegg til vanlig sortering etter rader. Dette kan for eksempel være hensiktsmessig hvis du skal sortere en omfattende ansatttabell med data alfabetisk.
I utgangspunktet kan sorteringsrekkefølgen justeres på en brukervennlig måte i SORTERING-menyområdet. I tillegg til standardinnstillingen "A til Å" , kan du også sortere i omvendte eller egendefinerte kolonner.
Ved å justere sorteringskriteriet og kunne bruke sorteringsfunksjonen i Microsoft Excel for å sortere etter rader og kolonner, har Excel-brukere alle muligheter for å vise Excel-regnearkene sine individuelt og profesjonelt for å sortere.
