Viktig informasjon som kan hjelpe
Hvis flere kolleger jobber med et prosjekt eller en oppgave, er det ofte nødvendig å jobbe sammen om en Excel -arbeidsbok eller et bord fra Excel -programmet. Før du slipper den, må du imidlertid kontrollere at du velger riktig format og lagrer Excel -filen riktig. Videre bør brukerne ta hensyn til filstørrelsen og dele den opp hvis det er mulig. Noen ganger er imidlertid publisering av dataene tilstrekkelig for at de skal nås.
Lagre Excel -fil: Slik fungerer det
Ved å bruke tastekombinasjonen for Excel "Ctrl + S" eller via "Fil> Lagre" eller "Lagre som", er det mulig å lagre den nåværende Excel -filen under et individuelt filnavn. I tillegg til standard .xls- og .xlsx -filtyper, tilbyr Excel lagring i OpenDocument- eller PDF -format.
Excel -arbeidsbøkene dine kan lagres på ønsket lagringssted ved å spesifisere standard lagringsplass på forhånd. Lagringsstedet kan også endres på bare noen få trinn. Noen ganger er det nyttig hvis mappen eller lagringsbanen til dokumentet vises i en celle i arbeidsboken. Dette er hva denne tabellfunksjonen muliggjør.
Lagre Excel -filen med en sikkerhetskopi
Det anbefales å ta sikkerhetskopier av viktige Excel -filer før du gjør endringer i dokumentet. En sikkerhetskopi kan opprettes ved hjelp av noen Excel -funksjoner eller ved hjelp av en makro. Du kan også konfigurere Excel -arbeidsboken på en slik måte at en sikkerhetskopi av den forrige arbeidsbokversjonen lagres hver gang en endring gjøres.
Data og verdifull arbeidstid kan gå tapt som følge av strømbrudd eller utilsiktet lukking av en ikke -lagret Excel -fil. Det er derfor tilrådelig å aktivere Excel -funksjonen "AutoRecover" for å starte automatisk datalagring.
Instruksjonsvideo: Microsoft Excel: Lagre en fil og del den med andre brukere
Del Excel -fil: mulighetene
Hvis du vil dele dataene i en Excel -arbeidsbok eller et dokument med andre brukere, er det andre alternativer tilgjengelig for deg i tillegg til de integrerte utgivelsesfunksjonene:
- Et diagram fra lagrede data kan for eksempel publiseres på selskapets intranett eller på et nettsted. For å gjøre dette må du bruke noen funksjoner for å eksportere dataene fra en Excel -liste som en grafikk. Excel tilbyr også muligheten til å kopiere et ønsket underområde fra en Excel-tabell som en grafikk for å sette inn og vise det i en presentasjon eller i et annet program.
- Excel -lister eller individuelle regneark kan enkelt og raskt sendes til arbeidskollegaer via e -post. Integrasjonen av en passende knapp i Excel -verktøylinjen letter både sending og bruk av denne nyttige makroen.
- En Excel -arbeidsbok kan også deles over et nettverk og dermed redigeres av flere brukere. Før dette kan arbeidsboken kopieres med en makro og lagres med et annet filnavn.
- Til slutt kan du dele Excel -filen ved å lagre arbeidsboken på en nettsky som OneDrive. Dette lar andre brukere redigere filen.
Deling av en Excel -fil er sikrere
I tillegg til Excel -dataene, beskytter noen funksjoner også informasjonen som gis:
- Digitale signaturer kan enkelt integreres i en Excel -fil eller -mappe for å sikre dataintegritet og ekthet. En digital signatur indikerer for andre at innholdet i arbeidsboken eller dokumentet er bekreftet og signert.
- Før et Excel -regneark eller en arbeidsbok gis i noen form til lagkamerater eller noen andre, bør den renses for personlige data og informasjon.
- Beskyttelsen av formlene i et Excel -regneark eller en mappe forhindrer uønskede endringer når flere personer jobber med et dokument.
- Før du sender en arbeidsbok videre, kan det være nyttig å kopiere de enkelte regnearkene til en ny Excel -arbeidsbok og erstatte formlene med verdier.
Riktig format for å dele en Excel -fil
Bedrifter og bedrifter bruker ofte nyere og eldre versjoner av Excel. Noen ganger kan det være nødvendig å endre filtypen til en Excel -fil:
- Ved hjelp av Excel -menyen kan en fil lagres relativt enkelt som en PDF.
- En Excel -fil eller -tabell kan lagres i CSV -format på bare noen få trinn.
- Slik at en Excel -fil er kompatibel med eldre versjoner, kan den lagres i XLS -filformat.
- Hele innholdet i en mappe kan konverteres til XLSX -filformat ved hjelp av et Microsoft -verktøy.
- En manuell kompatibilitetskontroll kan utføres slik at lagrede Excel -filer kan leses av eldre programversjoner.
Reduser størrelsen på en Excel -arbeidsbok
Det er ikke så lett å dele en Excel -tabell med flere tusen rader. Før du deler en stor Excel -fil, er det nødvendig å f.eks. B. dele ved hjelp av en makro. Du kan imidlertid også bruke disse tipsene til å redusere filstørrelsen betydelig. Med både eldre og nyere versjoner av Excel kan du komprimere et bilde eller all grafikk i mappen og velge mellom forskjellige oppløsninger.
Konklusjon: Lagre en Excel -fil og del den med andre brukere
Når andre mennesker trenger dataene i en Excel -arbeidsbok, har brukerne flere alternativer. Først bør brukerne lagre Excel -filen. Forskjellige filtyper er tilgjengelige for dette. For å dele en Excel -fil, må et unikt filnavn spesifiseres på forhånd. Videre kan en sikkerhetskopi gjøres før mulige endringer, for eksempel ved hjelp av makroer. Excel -programmet lar deg også redusere størrelsen på Excel -filer eller dele arbeidsboken, endre filformatet eller sette inn en digital signatur før brukere deler Excel -filen med andre mennesker.
Flere interessante artikler om Excel
- Hvis flere personer jobber med et Excel -regneark, er det nyttig å gjenkjenne endringer i innholdet eller formlene.
- Hele Excel -arket i en arbeidsbok kan raskt flyttes eller kopieres til en annen Excel -arbeidsbok.
- Tomme linjer kan fjernes permanent med en automatisk filterfunksjon.
- Hvis du sletter overflødig innhold, reduseres filstørrelsen til en Excel -fil.
- Excel -formler i en arbeidsbok kan konverteres til tall på en gang.
- En forhåndsvisningsgrafikk kan lagres for Excel -filer.
- Ved hjelp av denne loggfunksjonen kan du alltid se klokkeslettet og personen som endret celleinnholdet.
FAQ
Hvordan kan jeg dele et Excel -regneark?
Åpne arbeidsboken og klikk deretter kategorien Gjennomgang. Naviger via "Endringer" til utgivelsesalternativet "Brukere kan redigere områder". Velg "Ny" fra brukertillatelser -menyen før du definerer den delte tabellen.
Hvor kan jeg finne Excels automatiske sikkerhetskopier?
Ved å aktivere AutoRecover -funksjonen, lagrer Excel det nåværende åpne arbeidsområdet hvert tiende minutt i standardinnstillingen. Sikkerhetskopien skal være i samme mappe som den opprinnelige filen.
Hvordan kan jeg deaktivere skrivebeskyttelsen for en arbeidsbok?
Åpne arbeidsboken din. Klikk på "Informasjon" i filmenyen og deaktiver deretter "Låst" -boksen i det generelle området.
