Excel -tabeller: strukturen på et øyeblikk

Rader, kolonner, celle, overskrifter

Microsoft Excel brukes i private og forretningsområder. Takket være programmet er det mulig å utføre matematiske beregninger og sette forskjellige parametere i forskjellige relasjoner. I utgangspunktet høres det abstrakt ut først. Imidlertid er Excel i utgangspunktet et intelligent program som hjelper deg med å samle inn data, evaluere dem og presentere dem som du ønsker. For å kunne bruke disse funksjonene i Excel til profesjonelle eller private formål, er det lurt å lage en Excel -tabell som brukerne kan formatere fritt. Men hvordan er strukturen i Excel -tabeller og hva er mulig?

Slik ser strukturen i Excel -tabeller ut

Programmet tilbyr forskjellige bruksområder og er derfor veldig allsidig. Det er imidlertid viktig å forstå hvordan et Excel -regneark er strukturert og hvordan det mates med relevante data. Så snart brukerne åpner programmet, har de en arbeidsbok foran seg, som består av et tomt regneark. Rad- og kolonneoverskrifter avgrenser de enkelte cellene. Data i form av tall og tekst som legges inn i et tomt regneark blir i utgangspunktet referert til som en Excel -liste. Denne listen eller individuelle celleområder kan formateres i en Excel -tabell i enkle trinn. I utgangspunktet ser strukturen i Excel -tabeller slik ut:

• Linjer
• kolonner
• Celler
• registrere

Formaterte tabeller er representert med rader og kolonner. Linjeoverskriftene er horisontale og nummerert fortløpende. Kolonnehodene går vertikalt og er tilordnet en bokstav. Punktet der en rad og en kolonne møtes kalles en celle. For eksempel er celle B3 punktet som kommer fra rad 3 og kolonne B. Det er også registerfaner. Du kan opprette den når filen blir større. Du kan enkelt bytte mellom forskjellige tabeller i et regneark ved hjelp av registerfanen. På grunn av lysstrukturen til de forskjellige elementene, kan brukerne legge inn forskjellige data i tabellform og dermed vise dem tydelig.

Bruk av Excel -tabeller: private og profesjonelle bruksområder

Enten det gjelder økonomi eller statistisk analyse av data - Excel er det mest brukte regnearkprogrammet.

Med Excel, for eksempel, er det mulighet for å registrere input og output (enten privat eller virksomhet). Brukeren kan tilpasse hvilke formler som brukes for verdiene som skal angis. Ved hjelp av Excel -tabellstrukturen kan du raskt lage en oversikt over dataene.

Eksempel på en Excel -tabell fra privat sektor

Du beholder en budsjettbok i Excel -regnearket. Du kan bestemme hvor høye inntektene og utgif.webptene dine er. Du kan kategorisere utgif.webptene i forskjellige grupper. For eksempel: husleie, dagligvarer, forsikring, etc. Ved å bruke forskjellige formler og legge inn de forskjellige utgif.webptene, kan du for eksempel overvåke økonomien over en lengre periode. På denne måten kan du analysere hvordan utgif.webptene dine har endret seg den siste måneden eller til og med de siste fem årene.

Eksempel på et Excel -regneark fra næringslivet

Bedrifter kan bruke Excel -tabeller til å registrere og evaluere data fra for eksempel forskjellige selskapslokasjoner. Dette kan omfatte fastsettelse av fortjeneste i sin helhet eller delt inn i individuelle grener. I tillegg kan data om personell, for eksempel, settes inn i Excel -tabeller.

Pivottabeller som en spesiell form for bordet

Hvis data er i tabellform og du vil evaluere dem, tilbyr regnearkprogrammer som Excel muligheten til å lage en såkalt pivottabell. Dette er en spesiell tabell som en stor mengde data kan reduseres til et forståelig omfang og analyseres med. For eksempel kan fokuset plasseres på en datapost av samme type og oppsummeres i en pivottabell. Delresultater kan beregnes på samme måte. Strukturen til et pivottabell ligner strukturen i et Excel -bord; det fyller bare en annen funksjon.

Eksempel på et pivottabell

Et selskap har data om sine ansatte i listeform. Dette kan for eksempel være avdeling, kjønn, fødselsår, lønn og ansettelsesår i selskapet. Denne Excel -tabellen kan nå konverteres til en pivottabell. Dette har fordelen at forskjellige data kan evalueres annerledes. For eksempel kan pivottabellen beregne gjennomsnittslønnen, totallønnen eller telle de ansatte i individuelle team. Det er også mulig å vurdere hvor mange kvinner og menn det er i bedriften eller hvor høy gjennomsnittsalderen for de ansatte er.

Strukturen i Excel -tabeller gir disse fordelene fremfor lister

Så snart data er lagt inn i Excel, opprettes en liste først. En liste kan konverteres til en tabell ved hjelp av knapper eller tastekombinasjoner. Tabeller har flere fordeler fremfor lister. Spesielt når du arbeider med store datasett, kan det krype inn feil under skifting, evaluering eller sortering, noe som ødelegger hele datasettet. Når det gjelder tabeller, derimot, er sorteringen av datapostene ikke feil. Tabeller representerer store datasett på en håndterbar måte og gir mulighet for å utvide data etter behov.

Hvordan fungerer formateringen av Excel -tabeller?

Tabeller er enkle å formatere. Med noen få klikk er det forskjellige formatalternativer som sikrer at informasjonen presenteres tydelig.

• Topp- og bunntekst
• Resultatlinjer
• Tilkoblede rader og kolonner
• Første og siste linje
• Autofilter

Topp- og bunntekst for bedre oversikt

Excel gir deg muligheten til å sette inn topp- og bunntekst. Dette lar deg gjøre tabeller i arbeidsboken tydeligere og gi nødvendig informasjon. I topp- eller bunntekst er det plass til sidetall, datoer eller navn. Det er også overskriftslinjer som viser typen data som er lagt inn i de respektive cellene. Dette kan for eksempel være betegnelser, mengder eller tidsperioder. Du kan filtrere disse som du vil. I motsetning til lister kan topp- og bunntekstene på tabellene skjules og vises.

Resultatlinjer som en del av Excel -tabellen

Resultatlinjer er der for å vise summen av forskjellige celler eller celleområder som et samlet resultat. I tillegg til å opprette totaler, kan andre funksjoner tilordnes resultatlinjen. Disse kan også vises og skjules i tabellene.

Sammenslåtte rader og sammenslåtte kolonner for å oppsummere flere celleområder

Celler kan kobles vertikalt og horisontalt. Dette er da nødvendig for å gi en bedre oversikt i en tabell. For eksempel har du opprettet en celle for hver måned. For å gjøre det tydeligere hva de angitte tallene betyr, kan du slå sammen cellene over dataene og sette inn en overskrift der. Det kan for eksempel si "månedlig salg". Du kan også enkelt markere den første og siste kolonnen i formaterte tabeller. Det er også mulig å fryse den første eller siste linjen. Dette gir den nødvendige oversikten, spesielt med langbord. Ellers, når du blar, er det lett å miste hvilken input det er.

AutoFilter nyttig for sortering av data

En annen bemerkelsesverdig funksjon i Excel er det såkalte AutoFilter. I tillegg til filterfunksjonene er det også sorteringsalternativer. For eksempel hvis du vil sortere en liste med navn alfabetisk. Imidlertid må en innstilling gjøres slik at ikke bare en kolonne blir sortert, men også de tilsvarende radene. Autofilterne har fordelen at du for eksempel kan sortere alfabetisk eller tall fra små til store, og at de tilhørende dataene automatisk blir sortert også. I tillegg kan individuell informasjon filtreres.

AutoFilter -eksempel

I Excel -tabellen med ansattedata vil du filtrere hvor mange som kommer fra sted xy. For å gjøre dette må det riktige autofilteret stilles inn, og bare de riktige ansatte vises. I tillegg kan du filtrere etter flere parametere. For eksempel opprinnelsessted og team. Med de tilsvarende autofiltrene kan brukerne finne ut hvor mange ansatte fra et team som bor på samme sted.

Forhåndsdefinerte og tilpassede bordstiler

Excel tilbyr deg et stort utvalg av forskjellige forhåndsdefinerte tabellformatmaler. Den store fordelen med dette er at nyttige bordelementer raskt kan tilpasses og endres. Det er også mulig å lage tilpassede bordstiler. Spesielt selskaper kan lage tabeller i eget bedriftsdesign. Bordene kan dermed vises i din egen skrift eller dine egne farger.

Bruk Excel -tabellstrukturen effektivt for arbeidet ditt

Hvis du vil bruke formaterte Excel -tabeller i et profesjonelt eller privat miljø, bør du bli kjent med det grunnleggende i programmet. For mange er Excel et skremmende program med et utall forvirrende funksjoner.

Generelt er det tilrådelig å først konsentrere seg om det grunnleggende i drift. Bare fordi grunnleggende funksjoner som formatering er mestret, kan programmet allerede brukes effektivt.

Det er også nyttig å vite hvilke funksjoner programmet i det hele tatt kan overta. Det er uviktig om brukeren vet hvilken formel som brukes og hvordan. Dette kan fortsatt undersøkes og tilegnes etterpå. Hvis du vil bruke Excel til et bestemt formål, bør du i utgangspunktet begrense deg til dette når du tilegner deg ferdighetene og muligens bli kjent med andre funksjoner etterpå. Dette sikrer at brukeren ikke blir skremt av omfanget av programmet helt fra starten og mister oversikten.

Konklusjon: Den formaterte Excel -tabellstrukturen letter oversikten over data

Excel -programmet er en del av Microsoft Office -pakken og er tilgjengelig for Apple- og Microsoft -brukere. Med regnearkprogrammet kan brukere liste data i en tabell i arbeidsboken og få den evaluert av programmet. Den enkle strukturen i Excel -tabeller gir brukerne en strukturert visning av data gjennom rad- og kolonneoverskrifter, overskrifter og resultatlinjer. I tillegg er det mulig å bruke formatering til å markere viktige celleområder og verdiene de inneholder, eller for å endre skrift og størrelse. I tillegg kan de angitte dataene konverteres til diagrammer i Excel -tabellene, for eksempel for å vise en tydelig distribusjon av informasjon. Sammenlignet med datalister har strukturen i Excel-tabeller den fordelen at utvidede funksjoner er tilgjengelige, noe som gjør en tidsbesparende og mer effektiv evaluering av oppføringene mulig. I tillegg til den individuelle utformingen av tabeller, får brukerne selvfølgelig også maler som de kan bruke til å evaluere dataene i regnearket.