Profesjonelt lag Outlook -signaturer

Med bare noen få klikk på Outlook -signaturen

En signatur i Outlook kan refereres til som et stykke tekst som legges til manuelt eller som standard for en e -postmelding. Det er vanlig å inkludere signaturer i arbeids -e -postmeldinger. En virksomhets e -postsignatur navngir forfatteren av en melding og gir den viktigste kontaktinformasjonen. Det kan kalles et elektronisk visittkort.

Lovgivningen krever signaturer i forretnings -e -post. I tillegg til avsender og generelle kontaktinformasjon må også obligatorisk informasjon om firmanavn og juridisk form gis, tilsvarende brevhode.

En underskrift er ikke lovpålagt i et privat miljø. Av forståelige årsaker er det fornuftig å inkludere en signatur i private e-poster også:

• Det identifiserer deg utvilsomt som avsender av meldingen
• Signaturen får din e -post til å se profesjonell ut
• Ved å signere og spesifisere kontaktdata filtreres meldingen vanligvis ikke av spamfilteret

Oppsummert er det fornuftig og virker autentisk å legge til en signatur til hver e-postmelding. Microsoft Outlook tilbyr mange alternativer for å lage, tilpasse og individualisere forskjellige signaturer.

Lag en signatur i Outlook: Hvordan lage en signatur med bare noen få museklikk

Du lager en signatur i Outlook i henhold til følgende mønster:

1. Åpne en ny e -postmelding og gå til kategorien Signatur i Sett inn -menyen.

   

2. Et vindu åpnes der du enten kan redigere de eksisterende signaturene eller opprette en ny signatur med individuell formatering. Følgende er spesielt egnet som innhold i en privat signatur:

   • Navnet ditt.
   • Adressen din.
   • Kontaktinformasjon som telefon, faks og e -post.
   • Valgfritt: adressen til ditt private nettsted.

   I tillegg kan du som et alternativ også inkludere bilder eller animerte GIF.webp -filer som en logo i signaturen din for å designe signaturen i html individuelt og unikt.

   

3. Tekstfeltet der du designer signaturen din, tilbyr et bredt spekter av tilpasningsmuligheter. Blant annet kan du trinn for trinn:

   • Velg skrift, skriftfarge og skriftstørrelse.
   • Bestem tekstjusteringen: venstre begrunnet, høyre begrunnet eller sentrert.
   • Inkluder bilder og lenker.
   • Sett inn et visittkort i vcf -format i visittkortfeltet.
   • Velg e -postkontoen som signaturen skal leveres med.
   • Bestem om signaturen også skal brukes til e-postsvar og videresending.

Når du har gjort alle oppføringene, fullfør opprettelsen av signaturen din med OK. Signaturen leveres nå som standardsignatur for e-postkontoen som brukes. Det er også mulighet for å designe flere signaturer for en enkelt e -postkonto eller for flere kontoer. Mens en signatur leveres som en standardsignatur, kan du sette inn de alternative signaturene manuelt om nødvendig.

Slik endrer du en signatur

Hvis du vil endre en signatur, er det to brukervennlige alternativer i Outlook:

1. Skriv inn søkeordet "Signaturer" i søkefeltet i det øvre området av Outlook, og åpne signaturen din ved å klikke på "Handlinger / signatur".

   

2. På samme måte som du oppretter en ny signatur, åpner du en ny melding og navigerer deretter til kategorien Signatur i menylinjen.

   Endringer i en signatur må lagres ved å klikke på museknappen med "OK". Den endrede signaturen blir deretter automatisk festet til e-postene dine, avhengig av de spesifikke innstillingene.

Hvor du kan finne passende maler for signaturer

Det er nyttige lenker og forslag for å lage signaturer på Internett. Microsoft, som produsent av Microsoft Outlook, tilbyr deg også maler for signaturer som ser profesjonelle ut og er egnet for forretningsformål eller private formål. Naviger til signaturmalene fra Microsoft ved å klikke lenken nederst i dialogboksen for oppretting av signaturer: "Få signaturmaler"Klikk. Som et alternativ vil du også finne flere forslag og maler for signaturer på Internett.

Dette tar deg til en Microsoft-støtteside, som på en brukervennlig måte beskriver hvordan du oppretter en signatur ved hjelp av en mal i Microsoft Word og hvordan du lagrer den i Outlook.

Viktige tips for å designe signaturen din

En signatur i det private miljøet kan utformes individuelt. Det som er tillatt er det som gleder og gjør et godt inntrykk på mottakeren av e-postmeldingen.

Business e-post og signaturer bør alltid formateres i henhold til DIN standard 5008. Siden e-post og underskrifter er ment å lette korrespondanse, satte lovgiveren dem på lik linje med forretningsbrev og fakser 01/01/2007. Av denne grunn må lovgiverens forskrifter overholdes når du designer signaturer. Forretningssignaturen bør vanligvis bestå av tre deler:

1. Navn og muligens en generell hilsen.
2. Firmaets kontaktinformasjon.
3. Juridisk informasjon.

Når det gjelder en signatur som brukes til forretningsformål, må du også sørge for at telefon- og faksnumre er innarbeidet i samsvar med DIN -regler. I tillegg er det viktig at avsendere skriver ut sitt fulle fornavn og etternavn og unngår forkortelser.

Linjeavstand, skriftstørrelse og emne

For hver signatur er det fornuftig å bruke skriften som brukes i tekstens brødtekst. I mange tilfeller bruker selskaper en firmafont for brevhode og alle typer korrespondanse. Standard fonter som Calibri, Arial eller Times New Roman er egnet for privatpersoner. Disse skriftene sikrer at signaturen vises med lesbare bokstaver for mottakeren.

Hvis du bruker en utsmykket kursiv skrift eller lekne fonter som standard, kan dette føre til irritasjon. Bokstav mellom 10 og 12 poeng bør velges som skriftstørrelse. Linjeavstanden skal tilsvare standardverdier og er, i likhet med selve e -posten, vanligvis en enkelt linje. Emnet skal aldri glemmes i e -postmeldingen.

Slik legger du til logoer og bilder i signaturen

Du kan legge til en logo eller individuelle bilder, for eksempel et forretningsfoto, i signaturen din ved hjelp av det grafiske symbolet. Før du setter inn, må du kontrollere at bildet ikke er for stort og at det passer godt inn i helhetsbildet av signaturen din. I eldre Outlook -versjoner er fremgangsmåten for å sette inn logoer og bilder annerledes - spesielt i Outlook 2000 og Outlook 2003 er mulighetene forskjellige fra de gjeldende Outlook -versjonene.

Det er også mulig å bruke signaturen din som informasjons- og annonseringsmedium. En lenke til nettstedet ditt, et spesialtilbud eller ytterligere informasjon om deg eller din bedrift kan være nyttig for å gjøre mottakere nysgjerrige.

Finn signaturer i Windows -mappen

Merk: Hvis du vil lagre en personlig signatur, trenger du lagringsbanen for dette. Signaturer lagres sentralt i Windows i en skjult mappe som du kan få tilgang til med følgende Windows -kommando:

Trykk samtidig på [Windows] og [R] -tastene - dialogboksen "Kjør" åpnes.

Skriv inn følgende kommando i dialogboksen:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Du kommer til mappen med signaturene dine og kan deretter kopiere og lagre dem.

Konklusjon om profesjonell bruk av signaturer i Outlook

En signatur i Outlook er et profesjonelt og velprøvd middel for å presentere deg selv som avsender av en melding. For- og etternavn, individuelle kontaktdetaljer og inkludering av juridisk informasjon i et forretningsmiljø er viktig og hensiktsmessig.

Du kan opprette en ny signatur i Outlook med bare noen få museklikk eller ved hjelp av Microsoft Word og eksterne maler. Det kan være nyttig å inkludere bilder eller en logo i signaturen. Det er også viktig at du følger reglene i DIN 5008 for virksomhetssignaturer. En signatur bør alltid informere mottakeren, gi en rask oversikt over avsenderen og matche det overordnede bildet av e -posten.