Hvis du jobber konsentrert om en oppgave, er det lurt å eliminere alle slags forstyrrelser eller å minimere dem så mye som mulig. Dette inkluderer også forstyrrelser fra innkommende e -post og fra skrivebordsvarsler når du mottar e -post.
Angi hvor ofte Outlook henter e-post
I de fleste tilfeller er det ikke nødvendig for Outlook å sjekke postboksen på serveren hvert tiende minutt eller mer og laste ned de nye e-postene. Unntak: Du må svare på bestillinger eller kundehenvendelser, noe som må skje umiddelbart. I de aller fleste tilfeller er det tilstrekkelig for Outlook å sjekke e-post en gang i timen eller hver halve time.
Og hvis arbeidet ditt krever at du konsentrerer deg om en oppgave i lang tid, er det lurt, som beskrevet på forrige side, å sjekke e-postene dine bare på bestemte tidspunkter. Da bør du slå av automatisk e-posthenting helt.
Hvis du raskt venter på en bestemt e-post, kan du når som helst hente e-posten ved å trykke på F9-tasten eller knappen Send motta avtrekker.
Hvis du vil angi hvor ofte Outlook henter e-post, eller hvis du vil slå av automatisk e-posthenting, gjør du som følger:
- I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen Verktøy → Alternativer og åpne registeret E -postoppsett. I Outlook 2010 ringer du Fil → Alternativer og åpne registeret Forlenget.
- klikk på Send motta.
- Velge Alle kontoer og bytt alternativet Inkluder denne gruppen i innsendelsen (under Innstillinger for gruppen "Alle kontoer") a.
- I feltet nedenfor kan du enten bytte alternativet Automatgir hvert X. minutt helt eller du slår den på og angir ønsket frekvens bak den - for eksempel 60 Minutter.
- Hvis du bruker frakoblet modus, gjentar du trinn 3 og 4 for den.
- Hvis du ikke vil gjøre andre innstillinger for individuelle kontoer, lukker du dialogene.
- Hvis e-postene som mottas på en bestemt konto bør sjekkes oftere, forlater du dialogboksen Leveringsgrupper (se trinn 6) og fortsett som følger:
- Velge Alle kontoer og klikk Å redigere.
- Velg kontoen som andre innstillinger skal gjelde for, og fjern haken foran den Inkluder konto i denne gruppen. Lukk dialogboksen med OK.
- Klikk deretter på Ny. Skriv inn navnet på kontoen som den spesielle forskriften skal gjelde for, og klikk på OK.
- I dialogboksen som nå åpnes, bytter du alternativet Inkluder konto i denne gruppen og klikk OK.
- Velg kontoen. Aktiver alternativet for dette Automatgir hvert X. minutt og angi ønsket intervall.
- Lukk alle dialoger.
Slå av varsler på skrivebordet
Hvis du sjekker e-poster automatisk noen få minutter, men ikke trenger å bli kontinuerlig informert om nye innkommende e-poster, er det lurt å slå av skrivebordsvarslingsfunksjonen i Outlook. Da viser ikke Outlook et varselvindu eller et bokstavikon i noen sekunder for hver ny e-post, og spiller heller ikke en lyd.
Gjør som følger i Outlook frem til versjon 2007:
- Ring kommandoen Verktøy → Alternativer på.
- klikk på E -postalternativer og så videre Avanserte e -postalternativer.
- Snu under Når nye varer kommer i innboksen alle fire alternativene.
- Lukk dialogene.
Gjør følgende i Outlook 2010:
- Ring kommandoen Fil → Alternativer på.
- Åpne registeret e-post.
- Veksle mellom de fire alternativene nedenfor Når det kommer nye meldinger og lukk dialogboksen.
