Slik arkiverer du Outlook -kalenderen på slutten av kalenderåret.
Ville det ikke vært praktisk å arkivere kalenderoppføringene fra det året på slutten av året og deretter slette dem fra Outlook -kalenderen? Dette er faktisk oppgaven til AutoArchive -funksjonen i Outlook - men det er ikke i stand til å arkivere alle kalenderoppføringer fra 1. januar til 31. desember i et år. Du må gjøre dette annerledes.
Autos arkivering i Outlook kan bare arkivere og fjerne elementer fra den personlige mappen som ble opprettet før en bestemt dato. Du kan ikke angi startdatoen. Hvis du utførte AutoArchiving nøyaktig i begynnelsen av det siste året 2012 og datoene fra 2011 ikke lenger er i kalenderen, vil du selvfølgelig motta et årlig arkiv med AutoArchiving.
Hvis du ikke har gjort dette, kan du også bruke eksportfunksjonen til å lage et årlig arkiv i form av en PST -fil.
Arkiv avtaler
Gå frem på følgende måte for å arkivere kalenderoppføringene:
- Ring kommandoen "Fil, import / eksport"på.
- Velg "Eksporter til fil"Og klikk på"Lengre“.
- Velg filtype "Personlig mappefil (.pst)"Og klikk på"Lengre“.
- Sett en hake foran kalenderen; Hvis du har konfigurert andre kalendere og også vil arkivere dem, aktiver alternativet "Inkluder undermapper"a.
- Klikk på "filter“.
- På "Forlenget"klikk på"felt". Velg "Alle avtalefelt"Og så feltet"Seriestart" slutten.
- Velg under "tilstand" inngangen "på eller etter" slutten.
- Skriv inn under "verdi"Skriv inn ønsket dato, for eksempel"01.01.2012“.
- Klikk på "Legg til i listen“.
- Gjenta trinn 6 til 9 for "Slutt på serien"under forutsetning"på eller før". Skriv inn som sluttdato i vårt eksempel "31.12.2012"kl.
- Lukk Filter-Dialog med "OK“.
- I dialogboksen "Eksporter personlige mapper"på"Lengre“.
- Angi i hvilken mappe og under hvilket navn arkivfilen skal lagres. Den enkleste måten er å godta den foreslåtte mappen der Outlook normalt lagrer arkivfiler. For eksempel, skriv inn "Calendar_archive_2012.pst" som filnavn.
- Klikk på "Fullstendig“.
- Hvis du vil kryptere arkivfilen med et passord for å beskytte den, skriver du inn denne to ganger. Ikke lagre passordet i passordlisten (ellers kan du spare krypteringen selv).
- Klikk til slutt på "OK“.
Slett gamle avtaler
Hvis du vil fjerne avtalene fra året før fra Outlook -kalenderen, fortsetter du som beskrevet nedenfor. Hvis du i begynnelsen av det nye året fortsatt må slå opp kalenderen fra året før, må du ikke slette de gamle avtalene før i februar eller mars.
- Åpne kalenderen og ring kommandoen "Visning, Gjeldende visning, Definer visninger"(Eller i Outlook 2003"Vis, Ordne etter, Gjeldende visning, Definer visninger") på.
- Klikk på "Ny“Og skriv inn et navn.
- Under "Visningstype"velg"Tabel" slutten; klikk deretter på "OK“.
- Klikk på "Filter“.
- Som beskrevet ovenfor i trinn 6 til 11, definer 01/01/2012 som "Seriestart"Og 31. desember 2012 som"Slutt på serien“.
- Klikk på "Bruk visning“.
- Du har nå alle tidligere lagrede avtaleoppføringer i tabellen. Merk dem med CTRL + A og trykk DELETE for å slette dem.
Last inn arkiverte avtaler på nytt
Etter at du har slettet de gamle avtalene, kan du ikke lenger se dem i kalenderen din. Hvis du vil slå opp arkivfilen eller kopiere avtaler til den nye kalenderen, åpner du den arkiverte filen som følger:
- I Outlook kaller du kommandoen "File, Open, Outlook Data File"på.
- Velg ønsket fil og klikk på "OK“.
