Slik omgår du grensene for autofilteret og viser mer enn 1000 eller 10 000 oppføringer
Hvis du vil bruke et autofilter i en meget omfattende liste, kommer du raskt til grensene for mulighetene. Disse kan sees i det faktum at ikke alle oppføringene i den tilsvarende kolonnen vises i en AutoFilter -liste.
Følgende figur viser dette fenomenet ved å bruke en eksempeltabell der det er 30 000 oppføringer per kolonne, selv om ikke alle er vist i nedtrekkslisten for filter:
Dette problemet er knyttet til det faktum at AutoFilter-rullegardinlisten bare kan vise oppføringene opp til en øvre grense. I Excel opp til versjon 2003 er dette maksimalt 1000 forskjellige kriterier, i Excel fra versjon 2007 maksimalt 10.000 forskjellige kriterier.
Antall linjer i en liste spiller ingen rolle, bare antall forskjellige kriterier. I prinsippet kan AutoFilter behandle flere kriterier; den eneste begrensningen er visningen.
Hvordan omgå grensen for automatisk filter
Du kan omgå problemet beskrevet med et spesielt filter eller et brukerdefinert autofilter der du manuelt skriver inn kriteriet som ikke vises.
I omfattende lister som ofte må filtreres i henhold til forskjellige kriterier, er det imidlertid tilrådelig å utføre en forfiltrering ved hjelp av en hjelpekolonne. Gjør følgende for å gjøre dette:
- Lag en hjelpekolonne ved siden av listen.
- I eksempeltabellen er dette kolonne D. Hvis det første innholdet i listen din er i den andre raden og listen skal filtreres i henhold til innholdet i kolonne B, skriver du inn følgende formel i celle D2:
= VENSTRE (B2; 1)
Bruk denne formelen til å bestemme det første tegnet i celle B2 som skal brukes til forfiltrering. - Kopier denne formelen til cellene nedenfor i kolonne D, i eksempeltabellen opp til siste rad 30000. Figuren nedenfor viser hjelpekolonnen i eksempeltabellen:
- Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du bruke DATA -menyen og kommandoen eller FILTER - AUTOFILTER -knappen (Excel til og med versjon 2003) eller FIOLTERN (Excel versjon 2007 eller høyere) for å gi listen listefeltene for automatisk filtrering .
For filteret, velg den første bokstaven i tegnsettet du vil filtrere på i hjelpekolonnen. Følgende figur viser dette med eksempeltabellen:
Etter at du har valgt den første bokstaven, vises bare listeinnholdet som begynner med det valgte tegnet:
I denne listen, filtrert etter hjelpekolonnen, kan du nå bruke Autofilter på kolonne B og velge det tilsvarende innholdet fra listen, som nå inneholder alt innhold med ønsket første bokstav:
I tilfelle forfilteret beskrevet med det første tegnet ikke er tilstrekkelig, kan du også vise de to første tegnene i hjelpekolonnen. Formelen som kreves for dette ser slik ut for den andre linjen:
= VENSTRE (B2; 2)
Du kan bruke forhåndsfiltreringsmetoden beskrevet ikke bare for tekstinnhold, men også for alle tallrekke, for eksempel postnumre.
