Lag sikkerhetskopier og sikkerhetskopier av Excel -arbeidsbøker

Slik lager du regelmessig sikkerhetskopier av Excel -arbeidsbøkene dine

Vil du lage en sikkerhetskopi av en arbeidsbok? Selvfølgelig går dette utover alternativene som tilbys av Windows, for eksempel å kopiere en arbeidsbok til en annen katalog eller under et annet navn.

Du kan også lage en sikkerhetskopi av en arbeidsbok direkte med Excel. Excel lagrer deretter alltid den forrige versjonen av en arbeidsbok i en sikkerhetskopi når du lagrer den gamle versjonen.

Lag en automatisk sikkerhetskopi av en Excel -fil når du lagrer

Følg disse trinnene:

1. Ring kommandoen LAGRE AS. For å gjøre dette, klikk i alle versjoner på FIL -fanen eller FIL -menyen. Excel 2007 er et unntak. Her klikker du på den runde Office -knappen øverst til venstre for å åpne kommandoen.
2. I dialogvinduet som vises, klikker du på VERKTØY -knappen (Excel fra versjon 2007) eller EKSTRA (Excel til og med versjon 2003).
3. Velg innstillingen GENERAL OPTIONS.
4. Aktiver avmerkingsboksen CREATE BACKUP FILE.
5. Ikke skriv inn passord.
6. Lukk vinduet med OK -knappen.
7. Velg en katalog og et filnavn.
8. Lagre arbeidsboken med knappen med samme navn.

Excel oppretter deretter en sikkerhetskopi av filen. Denne har filtypen ".XLK" og er alltid oppdatert fra den nest siste lagringen. Når du lagrer en arbeidsbok, blir den forrige versjonen den nye sikkerhetskopifilen.

Men det er en annen måte: Ved hjelp av en makro kan du også gi Excel kommandoen til å lage en automatisk sikkerhetskopi når en Excel -fil lukkes.

Lag automatisk sikkerhetskopi når du lukker en Excel -fil

Vil du sikre at en sikkerhetskopi av filen automatisk blir lagret i en bestemt bane når du lukker en Excel -arbeidsbok? Dette er ikke et problem med en makro. For å skille mellom dem, lagres filnavnene i henhold til følgende mønster:

År-måned-dagers filnavn

Så hvis filen din for eksempel heter planning.xls, lagres sikkerhetskopien som:

2009-10-24 planning.xls

Denne navngivningen gjør det veldig enkelt å sortere fillisten kronologisk, fordi den kronologiske rekkefølgen automatisk er alfabetisk. Bruk følgende makro for å lage sikkerhetskopien:

Sub auto_close ()
Dim Altnavn som streng, nytt navn som streng, sti som streng
Sti = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
If Right $ (Path, 1) "\" Then Path = Path + "\"
Neuname = Bane og format (nå, "ÅÅÅÅ-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs filnavn: = nytt navn
Arbeidsbøker. Åpent (gammelt navn)
ThisWorkbook.Close
Slutt Sub

Sett veien i variabelen sti fikset. Sikkerhetskopiene lagres i denne posisjonen. Hvis du vil at sikkerhetskopiene alltid skal lagres i den samme katalogen som du åpnet arbeidsboken fra, erstatter du kommandoen Sti = "C: \ Data" med følgende linje:

Path = ActiveWorkbook.Path

Makroen fungerer i henhold til følgende metode:

1. Lagre gjeldende mappe
2. Generer et nytt filnavn basert på gjeldende dato
3. Lagre arbeidsboken under et nytt navn i en ny bane
4. Åpne den originale arbeidsboken igjen
5. Lukk sikkerhetskopien av mappen

Kopier makroen til hver arbeidsbok du vil sikkerhetskopiere automatisk. Sikkerhetskopiene opprettes alltid når du lukker den tilhørende arbeidsboken.

Hvordan manuelt lage en sikkerhetskopi av Excel -regnearket

Når du reviderer en arbeidsbok, kan det skje at du ikke er sikker på om du virkelig vil lagre endringene du har gjort.

I slike tilfeller bør du ta en sikkerhetskopi av mappen med den forrige versjonen. Gjør som følger for å lage en sikkerhetskopi av den siste lagrede versjonen:

1. Aktiver kommandoen "Lagre som" i "Fil" -menyen.
2. Klikk på "Verktøy - Generelle alternativer".
3. Aktiver avmerkingsboksen "Opprett sikkerhetskopifil".
4. Lukk vinduet med OK -knappen.
5. Velg en katalog og et filnavn.
6. Lagre arbeidsboken ved hjelp av knappen med samme navn.

Excel oppretter deretter en sikkerhetskopi av filen. Denne har filtypen ".XLK" og er alltid oppdatert fra den nest siste lagringen. Når du lagrer en arbeidsbok, blir den forrige versjonen den nye sikkerhetskopifilen.