Avmerkingsboks i Word: Angi svaret som skal krysses av

Trinn-for-trinn instruksjoner

Hvorfor er det vanskelig å skrive inn tekst i et skjema eller en dokumentmal når du kan bruke avmerkingsbokser for å angi svarene som skal krysses av? Dette sparer deg ikke bare for mye tid når du fyller ut skjemaet, det er også mye raskere og mer målrettet når du evaluerer skjemaene senere.

Riktignok ser det ikke ut til at Word gjør ting spesielt enkelt for oss når det kommer til «avmerkingsbokser», bruken av avmerkingsboksen, som har vært tilgjengelig siden 1993, har sine fallgruver. Ikke nå lenger! Fordi du alltid har minst to avmerkingsboksløsninger tilgjengelig, i Word 2010 til og med tre: med og uten skjemabeskyttelse eller med fritt valgbare symboler - akkurat som du ønsker.

Finn ut her hvordan du nå kan bruke alle tre mulige løsningene på kort tid.

Klassikeren: avmerkingsboksen skjema feltet

Trenger du avmerkingsbokser for å klikke på i et skjema eller i en dokumentmal? Er det brukt flere skjemafelt av typen »tekstskjemafelt« i dokumentet for å skrive inn tekst eller datoer, eller rullegardinmenyfelt for valg av forhåndsdefinerte elementer? Da er avmerkingsboksen skjemafelt det perfekte valget. Avmerkingsboksen skjemafeltet oppfører seg akkurat som de andre skjemafeltene og aktiveres bare når dokumentet er beskyttet, dvs. bare da kan det slås på og av med et klikk med musen.

Det faktum at avkrysningsboksen bare kan slås av og på med passende dokumentbeskyttelse kan være en ulempe med denne løsningen. Fordi i beskyttede skjemaer kan bare skjemafeltene adresseres og bare innholdet kan endres. Bør skjemafylleren også ha mulighet til å legge inn omfattende kommentarer eller sette inn bilder? Deretter må du jobbe med kontinuerlige seksjonsendringer og selektivt beskytte seksjonene. Dette er spesielt viktig når du designer skjemaer, ettersom du bare i begrenset grad kan arbeide med tabeller for justering av skjemaet.

Sett inn avmerkingsboksen for skjemafelt

Og dette er hvordan du setter inn avmerkingsboks -skjemafelt i dokumentet og deretter sikrer riktig dokumentbeskyttelse:

1. Plasser markøren der du vil sette inn avmerkingsboksen i dokumentet.

2. Word 2010 og 2007: Bytt til kategorien DEVELOPER TOOLS og klikk på PREVERSION TOOLS (Word 2010) eller LEGACYTOOLS (Word 2007) -knappen i CONTROLS -gruppen. Klikk nå på KONTROLLBOKS -knappen.
   Word 2003, 2002 og 2000: På FORM -verktøylinjen klikker du på CHECK BOX -ikonet.

3. Avmerkingsboksen settes inn i dokumentet. Slik at du kan bruke avmerkingsboksen med et klikk med musen, må du nå beskytte dokumentet og slippe det for å komme inn i skjemaet.

4. Word 2010: Klikk på RESTRICT EDITING -knappen i kategorien BESKYTTELSE i kategorien UTVIKLERVERKTØY.
   Word 2007: Klikk på PROTECT DOCUMENT -knappen i kategorien BESKYTTELSE i kategorien UTVIKLERVERKTØY.
   Word 2003: Åpne kommandoen EKSTRA -menyen, PROTECT DOCUMENT.
   Word 2002 og 2000: Åpne kommandoen EKSTRA -menyen, PROTECT DOCUMENT. Velg dialogboksen FORMS i dialogboksen Beskytt. Hvis du bare vil beskytte visse seksjoner, kan du definere dem ved å bruke SECTIONS -knappen. Skriv om nødvendig inn et passord og bekreft dialogboksen med OK.

5. Bare Word 2010, 2007 og 2003: Aktiver avmerkingsboksen for 2. REDIGERING AV BEGRENSNINGER i oppgaveområdet. Velg deretter oppføringen FYLLING I FORMER i rullegardinlisten nedenfor. Hvis du bare vil beskytte visse seksjoner, kan du deretter definere dem ved hjelp av SELECT SECTIONS. Klikk på JA, SØK BESKYTTELSE NÅ -knappen og skriv inn et passord i neste dialogboks om nødvendig.

6. Fra nå av er skjemaet beskyttet og avmerkingsboksen er klar til bruk.

Nytt i Word 2010: Innholdskontroll i avmerkingsboksen

Innholdskontrollene som først ble introdusert i Word 2007, er forbedret i Word 2010 for å inkludere avmerkingsboksen for innholdskontroll. Fordelen med innholdskontrollene er at innholdskontrollene er "aktive" umiddelbart, og du trenger ikke ytterligere dokumentbeskyttelse. Det er derfor ingen begrensninger, for eksempel forekomme med dokumentbeskyttelse for skjemafelt i form av inaktive funksjoner i den ubeskyttede delen (avhengig av Word -versjonen, ingen kommentarer, marginjusteringer, justeringer av sidetall og mye mer er mulig). Du kan bruke egenskapene til innholdskontrollen til å fastslå at innholdskontrollen ikke kan slettes. Dette vil unngå å fjerne innholdskontrollen ved et uhell mens du redigerer teksten.

En annen fordel med innholdskontrollen i avmerkingsboksen er at du ikke trenger å begrense deg til symbolene "tom avkrysningsboks" og "merket avmerkingsboks". Du kan også bruke egenskapene til individuelt å bestemme mellom hvilke to symboler du bytter frem og tilbake med et klikk med musen. Innholdet i innholdskontroller - og dermed også statusen for avmerkingsboksen - kan kobles til en »DataStore«, som lagres direkte i Word -filen i »CustomXML« -mappen. Du kan få tilgang til og evaluere disse dataene fra andre programmer som Access eller Excel.

Ulempen med kontrollboksen for innholdskontroll er at løsningen for øyeblikket bare er tilgjengelig i Word 2010. Når et dokument med en avmerkingsboksinnholdskontroll åpnes i Word 2007, konverterer Word 2007 avmerkingsboksen til en innholdskontroll i ren tekst - avmerkingsboksen går tapt. Når du åpner 2010 -filen i Word 2003, 2002 og 2000, konverteres alle innholdskontroller til ren tekst. Videre skal det bemerkes at innholdskontrollelementer ikke kan hoppes til det ene etter det andre som skjemafelt med Tab -tasten eller F11 -tasten eller Shift + F11. Det er alltid nødvendig å bruke musen her.

Bruk avmerkingsboksen for innholdskontroll

Slik bruker du avmerkingsboksen for innholdskontroll i Word 2010:

1. Avmerkingsboksen for innholdskontroll er på fanen UTVIKLERVERKTØY, som ikke er aktiv som standard. Trykk på tastekombinasjonen Alt + X + O (bokstav O) for å åpne dialogboksen TILVALG.

2. I dialogboksen som nå vises, klikker du på TILPASS Båndet til venstre og aktiverer avmerkingsboksen FOR UTVIKLER VERKTØY på høyre side for HOVEDKNAPPENE. Lukk dialogboksen med OK.

3. Plasser markøren der du vil sette inn avmerkingsboksen i dokumentet. Bytt deretter til kategorien DEVELOPER TOOLS og klikk på CONTROL BOX -knappen i CONTROLS -gruppen.

4. Word setter inn kontrollboksen for innhold. Så lenge innholdskontrollen er valgt, kan du klikke på EGENSKAPER -knappen i kategorien UTVIKLERVERKTØY, KONTROLLER -gruppen. I dialogboksen som vises, har du muligheten til å aktivere INNHOLDSKONTROLLENHETEN KAN IKKE SLETTES for å beskytte mot sletting.

5. Hvis du ønsker å erstatte bokssymbolene med andre symboler, velger du ønsket symbol for både AKTIVERT SYMBOL og Deaktivert SYMBOL i gruppen KONTROLLBOK EIENDOMMER i dialogboksen ved å klikke på ENDRE -knappen.

6. Når du lukker dialogboksen EGENSKAPER, er avmerkingsboksen klar til bruk.

Alternativet: individuelle avmerkingsbokser ved hjelp av feltfunksjoner

Vil du lage skjemaer og dokumentmaler som kan kjøres med alle Word -versjoner uten begrensninger? Vil du virkelig gi avkall på alle dokumentbeskyttelsestiltak? Da er avmerkingsboksen for feltfunksjon den perfekte løsningen. Feltfunksjonen »MacroButton« brukes, som lar deg veksle mellom to fritt valgbare tekster i midten av teksten. Dette er muliggjort av to VBA -rutiner og to AutoTexts som brukes vekselvis. Også her er du ikke fikset på de to "faste" avmerkingsbokssymbolene, men kan angi symbolene som skal vises individuelt, som i Word 2010.

Siden VBA -programkode alltid er nødvendig for avmerkingsboksen for feltfunksjoner, må kjøring av makroer i Word være tillatt. Word 2003, 2002 og 2000 lagrer bare AutoTexts i dokumentmaler. Med Word 2010 og 2007 er det også mulig å spesifisere BUILDING BLOCKS.DOTX som lagringsplass (som ikke anbefales for dette applikasjonsområdet). Følgelig kan løsningen bare brukes for skjemaer som også er lagret som dokumentmaler. Bruk i rene dokumentfiler av typen »* .doc« eller »* .docm« er ikke mulig. Avmerkingsboksene for feltfunksjon hoppes til den ene etter den andre når du trykker på F11 eller Shift + F11, som en hvilken som helst feltfunksjon i dokumentet. For å veksle av i avkrysningsruten er det imidlertid nødvendig å dobbeltklikke med musen.

Gjør følgende for å bruke feltkoden.

1. Lag først en ny, tom dokumentmal og lagre den for eksempel under navnet KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M). I Word 2010 og 2007 må utvalget med makroer velges som filtype!

2. Bytt med nå Alt + F11 i VBA -redaktøren. Høyreklikk på oppføringen MICROSOFT WORD OBJECTS i Project Explorer på høyre side. Velg deretter INSERT -kommandoen og deretter MODUL.

3. I modulen som er opprettet på denne måten, oppretter du følgende to VBA -rutiner:

   

4. Gå deretter ut av VBA -redigereren via VBA -redigeringsmenyen FIL, kommando STENG OG RETURN TIL MICROSOFT WORD.

5. Lag nå to autotekster med de respektive feltfunksjonene. Trykk på tastekombinasjonen Ctrl + F9, hvoretter en tom feltkode, bestående av en åpen og en lukket krøllet parentes, vises. Skriv først inn teksten MACROBUTTON i feltfunksjonen, etterfulgt av et mellomrom og teksten KKAUSSCHALTEN. Et annet mellomrom følger før du setter inn tegnet for avkryssingsboksen. Avmerkingsboksen finner du i ordets egen symbolfunksjon (Word 2010 og 2007: INSERT -fanen, SYMBOLER -gruppen, SYMBOLER -knappen; Word 2003, 2002 og 2000: INSERT meny, ICON).

   

6. Når du har angitt feltfunksjonen helt, velger du den komplette feltfunksjonen og oppretter den som Autotekst under navnet KKAUSSCHALTEN. I Word 2010 og 2007 er den enkleste måten å angi AutoTexts med hurtigtasten Alt + F3 på; Autoteksten havner deretter automatisk i den nåværende dokumentmalen. I Word 2003, 2002 og 2000 oppretter du autoteksten via menyen INSERT-AUTOTEXT, kommando AUTO-TEXT. Sørg for at gjeldende dokumentmal må velges i dialogboksen nederst for SØK INN!

7. Gjenta trinn 5 og 6 for den andre feltkoden. Denne gangen er teksten i feltfunksjonen KKNSCHALTEN og du setter inn den tomme avmerkingsboksen. Som navn på autoteksten, velg KDO SWITCH ON.

   

8. Til slutt lagrer du dokumentmalen. Avmerkingsboksen er nå tilgjengelig for deg i den nye dokumentmalen: Bare plasser AutoText KKEINSCHALTEN der du vil ha den. Word viser deretter den tomme avmerkingsboksen.
   Et dobbeltklikk på avmerkingsboksen utfører KKEINSCHALTEN-makroen, hvoretter AutoTekst med feltfunksjonen erstattes av tilsvarende KKAUSSCHALTEN via makroen og den fullførte avmerkingsboksen vises.

Vanlige spørsmål: Avmerkingsbokser i Word

1. Hvordan kan jeg aktivere avmerkingsbokser i Word?

Klikk der du vil i Word -dokumentet. Gå til utviklermenyen og klikk på kontrollboksen Kontrollboks. Avmerkingsboksen vises nå i dokumentet. Aktiver eller deaktiver den med et klikk med musen.

2. Hvordan kan jeg aktivere utviklerverktøy i Word?

Åpne et dokument i Word, og klikk deretter Fil i øvre venstre hjørne. Gå deretter til "Alternativer" til venstre. Et nytt dialogvindu åpnes deretter. Klikk på "Tilpass båndet" og merk av i boksen ved siden av "Utvikler". Til slutt bekrefter du valget ditt ved å klikke på "OK".

3. Hva er innholdskontroller i Word?

Innholdskontroller er individuelle kontroller som du kan legge til og tilpasse for bruk i maler, skjemaer og dokumenter. For eksempel har mange elektroniske skjemaer en rullegardinliste som inneholder et begrenset sett valg for brukeren av skjemaet.