Avregner du bestillinger eller prosjekter basert på arbeidstiden? Eller vil du bare vite hvor mye tid du har brukt på et bestemt prosjekt eller en kunde?
Overfør deretter dataene fra Outlook -journalen eller kalenderen til Excel for å fortsette beregningen der.
Om du tar dataene for fakturering fra kalenderen eller journalen avhenger av hvordan du jobber: Hvis du blokkerer tiden du jobber for en bestemt kunde i kalenderen din ved å gjøre passende avtaler, kan du kopiere disse dataene fra kalender -Excel. Hvis du i stedet vil beholde en minutt-for-minutt oversikt over når og hvor lenge du jobbet for kunden, er journalen mer egnet. Du må imidlertid slå av og på journalenes egen timer på begynnelsen og på slutten av arbeidsøkten.
Vis tiden du har brukt i journalen
Journalen i Outlook kan brukes til å registrere hvor lenge du har jobbet på et prosjekt eller for en kunde. I standardinnstillingen viser journalen aktivitetene som er registrert for en bestemt kunde i kontaktdialogen, men ikke den respektive varigheten. Du kan endre det på følgende måte:
- I kontakten -mappen åpner du kontakten du vil at oppgavene skal logges for.
- Åpne fanen til og med Outlook 2003 aktiviteter. I Outlook 2007/2010, derimot, ringer du Kontakt → Vis → Aktiviteter på.
- Hvis det ikke er noen kolonne her varighet kan sees, høyreklikk henvisning eller I mappen og ring kommandoen Juster gjeldende visning på.
- klikk på Enger.
- Under Velg tilgjengelige felt velge Alle journalfelt. Klikk deretter nedenfor Tilgjengelige felt på varighet og opp Legge til.
- Lukk dialogene.
Rekord tid brukt på kunder
Hvor lenge du jobber for en klient kan registreres av Outlook på følgende måte:
- Åpne Kontakter-mappen og høyreklikk på kontakten du vil registrere timene for.
- Ring kommandoen i hurtigmenyen Ny journaloppføring for kontakt (opptil Outlook 2003) eller Opprett → Ny journalpost for kontakt (Outlook 2007) eller Opprett → Ny journalpost (Outlook 2010).
- Skriv inn et kort emne (Outlook foreslår kundenavnet) og velg en oppføringstype.
- klikk på Start timingen henholdsvis. Start timingen (i Outlook 2007/2010) for å starte timeren.
- Gjør nå det du vil fakturere kunden din for senere.
- Så snart du er ferdig, tar du journalposten fra Outlook tilbake til forgrunnen og klikker på Stopp timingen (henholdsvis. Stopp timeren i Outlook 2010).
- Lagre og lukk journalposten.
- Slik at du ikke trenger å starte loggingen manuelt for hver oppgave, kan du også be Outlook om å registrere visse aktiviteter du utfører for en bestemt kontakt. For å gjøre dette, ring kommandoen Verktøy → Alternativer på og klikk på Journal alternativer. Velg kontakten og elementene samt applikasjonsprogrammer. Lukk dialogene.
