Innholdsfortegnelse
Med telefon- eller videokonferansesystem kan det også holdes møter med mennesker som er i andre byer eller til og med land. Det sparer reisekostnader og tid. Det er imidlertid noen tekniske og kommunikative utfordringer
Telefon- og videokonferanser er naturligvis egnet for møter der deltakerne ikke er samlet på ett sted. Du har ytterligere fordeler:
- Du kan bli innkalt på kort varsel.
- Personer kan legges til senere eller for en del av møtet.
Du bør huske dette for telefon- og videokonferanser
- Teknikkprøve (leder): Som leder starter du systemet på forhånd og tester om tilkoblingen er oppe før de andre deltakerne blir med. Ellers risikerer du en humpete start fordi en lydsjekk kan være nødvendig først eller innstillingene må justeres.
- Teknikkprøve (deltakere): Be alle deltakerne om å gjøre en systemtest på forhånd. Videosystemene har vanligvis en lenke for dette som du sender til deltakerne. Ellers vil du bruke de første minuttene på å løse deltakernes tekniske problemer.
- Introduksjon: Om nødvendig, gi en kort introduksjon til teknologien: Hvordan sier jeg ifra? Hvordan slår jeg opp / ned? Hvordan demper jeg mikrofonen / telefonen? Hvilke andre alternativer har jeg, f.eks. B. å laste opp filer eller dele din egen skjerm?
- Eliminer forstyrrelser: Sørg for (og deltakerne) at det ikke er bakgrunnsstøy. Det betyr: lukk vinduer, slå av klimaanlegget eller skriveren, unngå ekko av rom, slå av smarttelefonen.
- Talepauser: Påpek for deltakerne at det er fornuftig å gi andre muligheten til å svare lenger enn i møter ansikt til ansikt. Hvis noen begynner å snakke for raskt (for å kunne snakke), kan det skje at de første ordene ikke kommer (f.eks. Fordi personen trykker på taletasten for sent).
- Direkte tilnærming: Hvis du vil henvende deg til en bestemt person, kan du adressere den ved navn. På denne måten vet personen at de var ment, og du trenger ikke gjenta spørsmålet fordi personen innså at du snakket med dem for sent.
Hvordan mestre konferansesamtaler
- Navn navn: Deltakerne ser ikke hverandre. Hvis deltakerne ikke allerede kjenner hverandre, bør de oppgi navnene sine i de første bidragene. Ellers vet ikke de andre hvem som snakker.
- Verbaliserende bevegelser / ansiktsuttrykk: De andre partene kan ikke se hverandre i en telefonkonferanse. Så du ser heller ikke ansiktsuttrykkene og bevegelsene til de andre. Derfor er det viktig å være tydelig om alt du vil uttrykke.
Tips for spesialfunksjonene i videokonferanser
- Hodesett i stedet for høyttaler: Informer deltakerne om videokonferanser på PCen at de bør slå av høyttaleren på PCen og bruke et headset. Ellers vil det være ekkoeffekter når deltakeren snakker og stemmen hans blir gjengitt via høyttaleren og plukket opp av mikrofonen.
- Talemoderasjon: Med noen systemer kan bare én person snakke om gangen; moderatoren må gi dem ordet (les: slipp mikrofonen). Dette er fantastisk fordi det raskt blir kaotisk når flere deltakere snakker sammen. I tillegg er det noen ganger også tidsforsinkelser, noe som fører til en bisarr, fordi tidsforsinket kommunikasjon. Hvis teknikken lar deg snakke samtidig: Se om deltakerne er disiplinert nok. Hvis du ikke er det, bytt til moderert tale.
