Hvordan lage en digital signatur
Underskrifter er viktige i mange forskjellige sammenhenger. Mens livet blir stadig mer digitalisert, både privat og profesjonelt, virker mulighetene for å logge på en PC eller smarttelefon begrenset. Microsoft Word tilbyr forskjellige tids- og papirbesparende måter å sette inn signaturer på. Men: Ikke alle alternativer har samme juridiske status som en manuell signatur.
Hvorfor i det hele tatt sette inn en signatur i Word?
Hvem kjenner ikke dette problemet? Du mottar dokumenter og kontrakter for å bli signert via e-post, og nå må du skrive ut og signere hardt, bare for å sende dem tilbake som en skanning. Denne prosessen kan forenkles takket være Word. Hvis du ikke eier en skriver eller vil spare papir av hensyn til miljøet, er det alternativer til signering.
Men hva betyr det egentlig å signere - og tilsvarer en digital signatur en manuell? Med signaturen din avgir du en intensjonserklæring i vid forstand. Det være seg på en salgskontrakt, en leie- eller ansettelseskontrakt eller en garanti. Bare med signaturen din blir det juridisk bindende.
Dette er imidlertid ikke den eneste grunnen til å legge til en signatur. Signaturer gir også dokumenter mer profesjonalitet og tydelig identifiserer forfatterskap. I tillegg beskytter signaturer mot svindel: Din manuelle signatur er unik og derfor forfalskningssikker. Det tjener også til på en pålitelig måte å identifisere deg på lang sikt. Men gjelder det også en digital signatur?
Sikkerhet først - hva er en digital signatur?
EIDAS -forordningen (Electronic Identification And Trust Services) definerer kravene til gyldigheten og påliteligheten til elektroniske signaturer i hele EU. Denne "tjenesten for elektronisk identifisering og tillitstjenester" spesifiserer tre nivåer: den enkle, den avanserte og den kvalifiserte elektroniske signaturen. Siden privat bruk hovedsakelig er begrenset til de to første sikkerhetsnivåene, refererer de følgende forklaringene bare til dette.
Signaturen på pakkebærerens nettbrett er like mye en enkel elektronisk signatur som innsetting av en skanning med den manuelle signaturen i et dokument. Sistnevnte fungerer uten problemer i Word, men godtas ikke for hvert nummer. En tredjepart kan også sette inn en skanning av signaturen din.
Den avanserte elektroniske signaturen gir langt mer beskyttelse fordi et digitalt sertifikat også brukes her. Det bekrefter tydelig identiteten din - i motsetning til å skanne en manuell signatur. Sertifikatet er utstedt av en pålitelig tredjepart og består av en ID og en PIN -kode. Etter signering videresendes filen i kryptert form og kan ikke lenger endres fra det tidspunktet.
Signer manuelt: klassisk og sikkert på papir eller nettbrett
Du har forskjellige alternativer for å legge til en manuell signatur i Word -dokumentet.
Skann signaturen og plasser den i Word: Slik fungerer det
Du setter inn signaturen din i et Word -dokument ved å bruke en skanner eller en skanneapp for smarttelefon eller nettbrett:
Signer signaturen din på et stykke papir.
Bruk en app eller skriver for å skanne signaturen.
Kall opp skanningen på datamaskinen din og bruk bilderedigeringsfunksjonene i Word for å beskjære til ønsket størrelse.
Lagre den redigerte grafikken til signaturen din som en bildefil.
Etter å ha klikket på "Sett inn", velg "Bilder" -knappen og deretter "Denne enheten". Et nytt vindu åpnes der du kan se mappestrukturen på datamaskinen din. Finn bildefilen med signaturen din og plasser den i ønsket posisjon ved å klikke på "Ok" på slutten av dialogboksen.
Godt å vite: Med Mac er det mulig å skanne og lagre en signatur i PDF -filer, som deretter også kan overføres til Word.
Lag en profesjonell signaturlinje for signaturen
For å få signaturen til å se mer profesjonell ut, kan du også jobbe med en signaturlinje. Fordi dette kan merkes med navn, dato og tittel eller jobbtittel på signatøren. Gjør følgende for å gjøre dette:
-
Gå til "Sett inn" -fanen i Word -båndet.
-
Klikk på Signaturlinje på høyre side av båndet og velg "Microsoft Office Signature Line" fra rullegardinmenyen.
-
Skriv inn fornavn, etternavn og posisjon til personen som signerer, samt e-postadressen deres, hvis det er aktuelt, og et notat i feltene i dialogboksen.
-
Velg et valg ved å angi eller fjerne merket for automatisk tillegg av tidspunktet for signaturen og godkjenning av kommentarer.
-
Klikk på "Ok" for å bekrefte oppføringene.
Dette dokumentet kan nå skrives ut og signeres av den utpekte personen. Imidlertid er det også en måte å signere digitalt på signaturlinjen.
Signer digitalt - en intelligent og sikker løsning
Hvis du vil legge til en digital signatur i et Word -dokument, bruker du standard Word -funksjoner eller tilleggsalternativer.
Signer signaturlinjen med et bilde eller frihåndsfunksjoner
Hvis det er en signaturlinje, kan signaturen settes inn på to forskjellige måter. Enten setter du inn et bilde eller en skanning av signaturen din, eller du signerer for hånd fra en mobiltelefon eller nettbrett. Vær oppmerksom på at dette bare er mulig fra Word for Microsoft 365. Slik legger du til signaturfilen:
Hvis navnet ditt ennå ikke er under signaturlinjen, skriver du det inn i feltet "Fornavn, etternavn".
Klikk på Velg bilde og velg alternativet Velg signaturbilde.
Finn filen du vil ha på stedet.
Bekreft valget ditt ved å klikke på "Velg" med venstre museknapp.
Manuell signatur via touchpad
På den annen side kan en manuell signatur også legges til signaturlinjen fra en styreflate:
Klikk på blekkalternativene på nettbrettet eller smarttelefonen.
Sett den manuelle signaturen på det angitte stedet på signaturlinjen.
Siden du normalt ikke vil endre et signert dokument, er det lurt å lagre hele dokumentet som en PDF -fil etter at det er signert. Dette beskytter den også mot ulovlige endringer.
Tips: Hvis du derimot foretrekker en digital signatur inkludert et tidsstempel og dermed enda mer sikkerhet, er det bare å dobbeltklikke på signaturlinjen for å videresende den til ulike sertifiseringsmyndigheter som GlobalSign. Disse fungerer som en slags autoritet som utsteder deg et midlertidig sertifikat for digitale signaturer. Sertifikatet kan sammenlignes med et digitalt identifikasjonsdokument og kan i noen tilfeller belastes. Imidlertid muliggjør det også innsetting av en avansert elektronisk signatur i samsvar med eIDAS -forskriften.
Bruk Word-tillegg for elektroniske signaturer: Slik fungerer det
Ordtillegg gjør det også lettere å signere et dokument digitalt. Tillegg er vanligvis gratis utvidelsesalternativer for Microsoft Word. Fordelen fremfor en app - dvs. en mobilapplikasjon for mobilenheten din - er den enkle implementeringen i det eksisterende Word -programmet. Et tillegg er ganske enkelt et verktøy som er tilgjengelig for deg for alle fremtidige oppgaver innen tekstdesign med Word.
De to tilleggene "DocuSign" og "AdobeSign" er ideelle for signering av viktige dokumenter. Du kan bruke Adobe til å sende inn elektroniske signaturer på alle tre sikkerhetsnivåene. I tillegg muliggjør denne utvidelsen for Word tillegg av kommentarer og tildeling av bestemte passasjer spesielt for adressaten.
Denne vet da hvor signaturen hans er nødvendig og hvor han skal la signaturlinjen stå tom. Skaperen av et dokument sporer samtidig hvem av underskriverne som allerede har signert og hvis signatur fremdeles venter. Begge tilleggene er trygge og sparer også tid og papir.
Logge på Word: Office gjør penn og papir til en konkurranse
Med Word har du mange alternativer for å gjøre tekster mer tiltalende og profesjonelle. Du kan formatere tekst eller vise overskriftsmaler i innholdsfortegnelsen. Du kan også sikre et sammenhengende utseende ved å legge til referanser. Lister og spesialtegn kan også settes inn for å illustrere, men også vitenskapelig korrekt representasjon - for eksempel fra matematikkfeltene eller fremmedspråk. Sist, men ikke minst, hjelper Word deg med å kontrollere bindestrek, fonter og skrifttyper.
En annen måte å designe dokumenter profesjonelt på er å legge til signaturer i Word. En signatur gir dokumentet ditt mer alvor, men også en juridisk bindende karakter. Uansett om det er en salgskontrakt, en leie- eller ansettelseskontrakt, uttrykker en signatur at du godtar innholdet i et dokument. Den digitale signaturen i Word representerer dermed et vesentlig skritt mot en mer moderne, effektiv og miljøvennlig utforming av ulike koordineringsprosesser i privat så vel som i yrkeslivet.
FAQ
Hvordan kan jeg sette inn en signatur i Word?
Du setter inn en signatur i Word ved å plassere den på et ark, skanne den og sette den inn som en grafikk på ønsket sted i Word -dokumentet. Hvis du har en styreplate, kan du signere med Words blekkalternativ. Dette fungerer imidlertid bare med Microsoft Word 365. En annen måte er å signere en signaturlinje med en sertifisert digital signatur om nødvendig. Word kan også oppgraderes med nyttige utvidelser - såkalte tilleggsprogrammer - for eksempel “AdobeSign” fra Adobe.
Hva er en signaturlinje?
Signaturlinjen er en spesiell signaturlinje som du kan tilpasse med fornavn, etternavn, profesjonell stilling og andre detaljer om signatoren. Grafikken til en signatur kan settes inn på linjen, signert for hånd med styreplaten eller med et sertifikat.
Er signaturer trygge på datamaskinen?
Elektroniske signaturer du lager på en PC, nettbrett eller smarttelefon er juridisk bindende i ulik grad avhengig av kravene de oppfyller. EUs eIDAS -regulering definerer tre sikkerhetsnivåer. Selv om bare en enkel elektronisk signatur kreves for pakkeaksept av postbudet, kreves det i det minste en avansert, om ikke kvalifisert elektronisk signatur for viktige saker som inngåelse av kontrakter. I Word kan du bare sette inn en avansert signatur etter å ha kjøpt et tilsvarende sertifikat.
