Fordelene med å konvertere Word til PDF
Alle som deler Word-filer med tredjeparter via e-post eller andre kanaler, vil legge merke til at filer ofte er for store til å bli sendt eller ikke kan åpnes av mottakeren av kompatibilitetshensyn. For å unngå disse og andre problemer kan Word -filer lagres som PDF. Dette kan gjøres raskt og gratis ved hjelp av Microsoft Word.
Hva gjør PDF -formatet spesielt?
Forkortelsen "PDF" står for det engelske begrepet "Portable Document Format". PDF er et filformat på tvers av plattformer. Dette betyr at både Mac- og Windows PC -brukere enkelt kan åpne PDF -dokumenter.
Det spiller ingen rolle om PC -en har en Microsoft -lisens eller ikke. PDF -filer kan åpnes ved hjelp av forskjellige gratisprogrammer. Dette er nettopp hovedfordelen med dette filformatet sammenlignet med en klassisk Word -fil. Og PDF -filer har andre spesialfunksjoner: På den ene siden kan et dokument i PDF -format ikke endres. På den annen side tar det bærbare dokumentformatet mindre lagringsplass enn en klassisk tekst- eller bildefil.
For å unngå kompatibilitetsproblemer tillater Microsoft at alle Word -filer lagres som en PDF. Du kan konvertere den til en plassbesparende og uforanderlig PDF-fil i bare noen få enkle trinn.
Fordeler ved sending - å sende innhold sikkert og kompakt
Konverteringen fra Word til PDF er spesielt ønskelig når et Word-dokument sendes via e-post eller via en meldingstjeneste. I PDF -format kan ikke skrivingen din endres, verken med vilje eller utilsiktet. Spesielt hvis du sender et dokument av profesjonelle årsaker for å informere kontraktpartnere, er det verdt å lage PDF -filer med bokmerker. De sikrer at adressaten kan åpne dokumentet og lese det ved den tildelte passasjen.
Et spesielt høydepunkt: Med Word kan du automatisk sende tekstfiler som PDF -filer. Du trenger ikke å konvertere eller konvertere filen, eller til og med avslutte Word. Med bare noen få klikk, åpnes et e -postvindu fra Word. Filen i det nye PDF -formatet blir automatisk vedlagt. Filer av denne formattypen er ikke bare beskyttet mot redigering, de sparer også lagringsplass. Dette er spesielt nyttig når du sender større filer.
Løsning for inkompatibilitet av maskinvare eller programvare
Ved å lagre et dokument som en PDF, omgår du smart problemer med inkompatibel programvare eller maskinvare. Selv om Word -filer bare kan åpnes hvis den betalte Office -pakken er installert, kan PDF -filer åpnes fra hvilken som helst PC med stort sett gratis programvare. Ofte er slike PDF -lesere allerede installert som standard.
Verdt å vite: Ikke bare vil du åpne din tidligere Word -fil uten problemer. Presentasjonen av innholdet er også pålitelig. Tekst og bilder i en PDF -fil vises alltid tro mot originalen, selv om filen er pakket ut på en nettbrett eller mobiltelefon.
Hvordan lagre en Word -fil som PDF - en guide
Det er forskjellige alternativer for å konvertere en Word -tekstfil til et PDF -dokument. Office -generasjonen din bestemmer hvilken du vil bruke.
Praktisk tillegg for Word 2007
For å lagre en tekstfil direkte som PDF i Office 2007, trenger du en utvidelse. Dette kalles et tillegg på engelsk og kan installeres gratis i Windows 2007. Før det brukte Windows sin egen type lagring på tvers av plattformer: filer med utvidelsen "XPS" er, som PDF-filer, et Windows-uavhengig utskriftsformat. Siden flere og flere Office -brukere krevde alternativet PDF -utskrift som standard, bygde Microsoft imidlertid funksjonen på plass for alle påfølgende generasjoner.
Word til PDF -konvertering siden Word 2010
Siden Word 2010 kan Word -tekstfiler raskt og enkelt konverteres til PDF -filer. Du kan lagre et Word -dokument som en PDF ved å følge disse trinnene:
-
Åpne filen du vil lagre som PDF.
-
Klikk på "File" og velg alternativet "Save As" fra rullegardinmenyen.
-
Klikk på pilen ved siden av gjeldende filtype (Word -dokument. Docx).
-
Endre filtypen til PDF med filtypen .pdf.
-
Endre dokumentnavnet om nødvendig.
-
Klikk på "Lagre".
Du vil automatisk gå tilbake til det originale Word -dokumentet. Du finner den nyopprettede PDF -filen i samme mappe og under samme navn.
Skriv ut Word -dokument som PDF og få flere funksjoner
En annen måte er å skrive ut som PDF. Du bruker ikke en ekte skriver her, og du produserer heller ikke et trykt produkt. Innstillingen "Skriv ut som PDF" oppretter bare en PDF. Gjør følgende for å gjøre dette:
-
Åpne måldokumentet du vil skrive ut som PDF.
-
Klikk på "File" og velg "Skriv ut" fra menyen til venstre.
-
Endre innstillingene under "Skriver" til "Microsoft Print to PDF".
-
Gjør om nødvendig endringer i "Innstillinger" -knappen eller under "Sideoppsett".
-
Klikk på "Skriv ut" -knappen øverst til venstre.
-
I den nye dialogboksen, velg filnavnet og lagringsstedet til PDF -filen og bekreft med "Lagre".
Men hva er forskjellen mellom "Lagre som PDF" og "Skriv ut som PDF"? Hvis du skriver ut et dokument som en PDF, kan du - i motsetning til bare å lagre det - gjøre omfattende innstillinger: For eksempel kan du bare skrive ut bestemte områder på siden, endre bredden på margene eller angi tosidig utskrift eller fargeutskrift. Under "Sideoppsett" finner du flere utskriftsalternativer.
Tips: Spesielt hvis du har tenkt å designe en flygeblad eller noe lignende med Adobe, er det lurt å bruke skriveren. Du kan angi en høyere kvalitet her slik at PDF -filen også kan fungere som et siste kunstverk for et trykt produkt uten problemer.
Via "Skriv ut som PDF" kan du sette opp en ladbar PDF -skriver, for eksempel Adobe PDF -skriveren, i tillegg til standardinnstillingen. Dette muliggjør deretter utskrift med en bedre oppløsning eller inneholder ytterligere individuelle alternativer.
Lagre Word -filer som PDF og del innhold uten risiko
Word kommer med en rekke funksjoner knyttet til tekstdesign. Sørg for klarhet og profesjonalitet med en innholdsfortegnelse, dato eller sidetall i topp- og bunntekst. Med makroer, feltfunksjoner, maler og funksjonene "Revider" eller "Sett opp" kan du gjøre dokumentene dine mer ensartede og profesjonelle. I tillegg sikrer du bedre tekstkvalitet på den ene siden ved å sette inn sitater eller hyperkoblinger og på den andre siden med funksjonene for oversettelse eller søk og erstatning i Word.
Ved å lagre Word -filer som PDF, unngår du ikke bare problemer med å åpne eller vise med annen programvare eller maskinvare. Uønskede endringer i delte dokumenter kan også unngås. Deling av PDF -filer er også tryggere og tar betydelig mindre lagringsplass.
FAQ
Hvordan kan jeg lagre Word -dokumenter som PDF?
Det er to måter å lagre et Word -dokument på som en PDF. Enten går du til "Start" på "Lagre som" og endrer filformatet til "PDF", eller du kan skrive ut filen som PDF. Ved å skrive ut som en PDF -fil kan du gjøre omfattende tilleggsinnstillinger og tilpasse lagringsstedet eller filnavnet.
Hva er nytten av å lagre et Word -dokument som en PDF?
I motsetning til Word -filen kan en PDF -fil åpnes og vises uten feil, uansett programvare eller maskinvare som brukes. I tillegg er teksten din som en PDF trygg for tiltenkte og utilsiktede endringer fra mottakerens side. I tillegg tar PDF -filer mindre lagringsplass enn Word -filer når de sendes.
