Hvordan bruke mapper, funksjoner og alternativer i Outlook effektivt

Instruksjoner og nyttig informasjon for å jobbe med Outlook

Mange brukere beskriver Microsoft Outlook som brukervennlig. Du setter pris på utvalget av funksjoner og de mange mulighetene for e-postkommunikasjon. Andre trenger Outlook først og fremst for personlig organisering og bruker den integrerte kalenderen og dens mangfoldige løsninger.

Bortsett fra personlige brukspreferanser, er det viktig:

• Den generelle mappestrukturen,
• Den funksjonelle menynavigasjonen også
• Lesefeltet og
• De viktigste funksjonene, for eksempel søkefunksjonen eller "Sorter" -funksjonen

å forstå og søke.

Videoopplæring: Slik søker du spesifikt etter filer og e -postmeldinger i Outlook

Mappe- og mappestruktur i Microsoft Outlook

Et velkjent ordtak sier: “Orden er halve kampen.” Denne metaforen gjelder et analogt kontor med en papirskuff og et gjennomtenkt organisasjonssystem så vel som for Microsoft Outlook. I Outlook lagres e -poster alltid i mapper. Innboksmappen kan beskrives som den mest kjente og viktigste lagringsmappen for e-post, ettersom hver innkommende e-post går gjennom denne mappen. Alle mapper i Outlook vises på venstre side av hovedvinduet.

Det er mulig å opprette en ny mappe med bare noen få klikk. For å gjøre dette, naviger til punktet i det personlige mappesystemet der den nye mappen skal tilpasses. Høyreklikk og velg oppføringen "Ny mappe".

Etter at du har tilordnet et meningsfylt navn, kan du flytte tematisk passende e-poster til mappen. Ved å bruke mapper kan du klassifisere e-poster nøyaktig og garantere at de kan finnes i en struktur. For eksempel kan mapper oppkalles etter avdelinger, kundenavn, datoer eller andre spesifikke kriterier.

I prinsippet er det ingen øvre grense for personlige mapper. Som en del av et gjennomtenkt ordresystem, er det også fornuftig å ikke sette opp for mange mapper for å holde ting klart.

Vis menystruktur og e -post

I utgangspunktet, når det gjelder visning og lesing av e -post, er Microsoft Outlook i:

• et mappeområde også
• delt et leseområde.

Du kan også vise et oppgaveområde.

Du vil også finne faner i Outlook der funksjonene i Outlook er ordnet etter emne. "Start" -fanen gir deg tilgang til for eksempel "Hurtige trinn" eller "Slett" -menyen.

I kategorien "Vis" kan du angi hvordan og i hvilken vindusstørrelse e -postmeldinger skal vises, og mappeområdet og visningsområdet skal vises.

Med bare noen få justeringer i "Vis" -fanen får du et spesifikt meldingssenter som er skreddersydd for dine ønsker og behov.

Sorter mapper eller opprett favoritter - slik fungerer det

Fanen "Mappe" gir deg alle alternativene for å sortere mappestrukturen individuelt, uavhengig av mappestørrelse, opprette undermapper eller vise en mappe som en favoritt.

Du kan også bruke den til mapper

• Still inn automatisk arkivering,
• Når du deler i team, tilordner du mapptillatelser og
• Angi mappeegenskaper.

Du kan også bruke tastekombinasjonen CTRL + SKIFT + P for å opprette en ny søkemappe. En søkemappe er en virtuell mappe i Outlook som inneholder visning av alle e-postelementer som oppfyller visse forhåndsdefinerte søkekriterier.

Søkefunksjonen i Outlook - hvordan du bruker søket riktig

I den nåværende versjonen av Microsoft Outlook finner du søkefunksjonen i den øvre funksjonslinjen ved siden av båndet i søkefeltet. I tillegg til å angi ett eller flere søkeord i søkefunksjonen, inneholder kategorien "Søk" flere alternativer og innstillingsalternativer.

Microsoft Outlook gir deg muligheten til å søke i mappestrukturen og alle lagrede e-poster i henhold til forskjellige kriterier.

Du kan blant annet:

• Søk i gjeldende postkasse eller globalt i Outlook eller
• Inkluder vedlegg i søket.

Den nåværende søkefunksjonen foreslår søkeord, viser deg tydelig hvilke stikkord du allerede har søkt etter og gir deg muligheten til å bruke søkeverktøy.

Oppsummert gir funksjonene "Sorter" og "Søk" i Outlook deg alle alternativene for profesjonell arkivering av lagrede e-poster i Outlook, og om nødvendig finne dem igjen ved hjelp av et øyeblikkelig søk i henhold til kriterier.

Sammendrag: Det er enkelt å sette opp Outlook spesifikt og brukerorientert

Som et kommunikasjonsprogram er Microsoft Outlook fleksibelt og tilpassbart. Du kan organisere Outlook ved bruk av personlige mapper og et individuelt mappesystem. Funksjonene "Søk" og "Sorter" gjør det mulig å lagre e-post på en brukerorientert måte og finne dem igjen ved hjelp av definerte kriterier.

I tillegg kan du vise e -poster individuelt i leseområdet i Outlook og definere hvordan leseområdet og mappeområdet skal vises i "Vis" -fanen. Med bare noen få innstillinger er det mulig å tilpasse Outlook til dine egne behov og arbeide effektivt med kommunikasjonsprogramvaren.