Lag din egen mal på bare noen få trinn
Prosjekter er nå en del av hverdagen på ulike forretningsområder som juridisk, konstruksjon, markedsføring eller IT -avdelingen. For å kunne styre prosjektets fremgang og nødvendige oppgaver, er en prosjektplan nyttig. Office -programmet tilbyr en rekke Excel -maler for prosjektplanlegging som kan formateres og tilpasses det enkelte prosjekt.
Hva er en prosjektplan?
Prosjektplanen er et nyttig arbeidsverktøy som brukes av prosjektledelse eller prosjektgruppen. Den respektive planen bør forbedre kommunikasjonen mellom de enkelte interessentene og tydelig illustrere alle planlagte prosedyrer og vurderinger.
Prosjektplanen er et levende referansedokument der for eksempel følgende punkter er registrert:
- en liste over alle involverte interessenter
- Erklæringer angående omfanget av prosjektet
- den prosjektrelaterte planleggingen eller den planlagte prosessen
- Kostnadsberegninger
- en planlegging av ressurser
- Kostnadsstyringsplaner
- Kommunikasjonsplaner
I tillegg til den faktiske arbeidsnedbrytningsstrukturen, inkluderer den også det eksakte forløpet av prosjektet. Til syvende og sist tjener informasjonen som inneholder formålet med å svare på alle åpne spørsmål om prosjektet ditt:
- Hva bør oppnås med prosjektet ditt?
- Hvorfor skal prosjektet ditt finne sted?
- Hvordan kan prosjektet ditt implementeres?
- Hva er kostnadene for det planlagte prosjektet ditt?
- Hvem deltar i prosjektet ditt? Hvem tar på seg de ulike oppgavene?
- Når starter og slutter prosjektet ditt? Er det milepæler å vurdere?
De fire fasene av prosjektplanlegging
Forskjellige alternativer er tilgjengelige for prosjektledelse for å dele et prosjekt i flere faser. 4-fasemodellen brukes ofte, som består av prosjektdefinisjon, prosjektplanlegging, prosjektimplementering og kontroll samt prosjektavslutning.
Hvorfor prosjektplanlegging er viktig
Prosjektplanen er veiledning under et prosjekt. Den brukes til å dokumentere, kommunisere, beregne og administrere. En detaljert prosjektplan forbedrer kundekommunikasjonen og kan alltid tilpasses interessenes ønsker ved hjelp av deklarerte milepæler eller tidslinjer. Alle sider vet hvor du kan finne gjeldende prosjektinformasjon. Forventningene til prosjektet og dets prioriteringer registreres skriftlig. Ved å ta hensyn til tidsplanlegging, vet alle som er involvert i prosjektet når en oppgave må fullføres og hvor mye tid som er tilgjengelig for dem.
Hvor finner jeg maler for prosjektplanlegging
Egnede Excel -maler for prosjektplanlegging støtter deg i den strukturerte planleggingen av prosjektet. Du har to alternativer å velge mellom: På den ene siden kan du lage en gratis prosjektplan med Office -programmet Excel. På den annen side kan du finne gratis Excel-maler som er klare til bruk på Internett. Du kan enkelt laste dem ned til din PC, slik at du kan bruke dem umiddelbart.
Hva tilbyr Excel -maler for prosjektplanlegging?
De som bruker Excel -maler for sin egen prosjektplanlegging, drar fordel av integrerte beregningsverktøy og Excel -funksjoner. Med disse programfunksjonene kan et prosjekt ikke bare styres effektivt, men også attraktivt. I en ferdig tabell har brukerne muligheten til
- Faser og tilhørende (del) oppgaver
- ansvarlig
- start- og sluttdato
- fremdriften
- Kostnad og budsjett
skal legges inn. Excel -malene for prosjektplanlegging kan tilpasses etter behov, for eksempel hvis forsinkelser eller fullførte oppgaver skal merkes.
En Excel -prosjektplan kan også leveres med en statisk tidsakse eller et diagram. En kostnads- eller milepælstrendanalyse kan også opprettes og vises visuelt. Milepæler kan legges til i prosjektplanen med en varighet eller uten en bestemt periode.
Excel -maler: prosjektplanlegging med Gantt -diagrammet
En samvittighetsfull arbeidsnedbrytningsstruktur er grunnlaget for å planlegge avtaler, men tidsplanen for prosjektet kan vises tydeligere med et Gantt -diagram. Excel tilbyr noen maler for prosjektplanlegging i form av et Gantt -diagram. Her vises aktivitetene til prosjektet på en avvist tidsakse ved hjelp av stolper. De forskjellige prosjektoppgavene kan illustreres med horisontale søyler i de tilsvarende linjene, og fremdriften kan spores.
Hvordan lage din egen prosjektplan i bare noen få trinn
Du kan lage og formatere en Excel -mal for prosjektplanlegging selv i bare noen få trinn.
-
Åpne en ny arbeidsbok i Excel og skriv inn følgende kolonneoverskrifter i rad A6 til E6:
a) Fase / oppgaver / aktiviteter / milepæler
b) Skriv beskrivelse eller kategori av oppgaven
c) Ansvarlig
d) Start- og sluttdatoer og varighet
-
Skriv inn de planlagte aktivitetene og angi milepæler, samt startdato, sluttdato og varighet i cellene nedenfor i de tilsvarende kolonnene. For eksempel:
oppgave
kategori
Ansvarlig
begynne
varighet
slutt
Lag et grovt konsept
Tekstskriving
Sandra Bear
07.09.2020
5
11.09.2020
Tekstproduksjon
Tekstskriving
Sandra Bear
12.09.2020
11
22.09.2020
Korrekturlesing
Tekstskriving
Sandra Bear
23.09.2020
2
24.09.2020
publisere
Tekstskriving
Sandra Bear
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Velg linjene under kolonneoverskriften "Start" og velg via "Sett inn > Diagrammer "og stablene.
-
Naviger deretter til "Velg data" ved å klikke på diagrammet. Her endrer du først de horisontale aksemerkene (rubrikken) ved å klikke på "Rediger" og markere dataserien under kolonneoverskriften "Oppgave". Bekreft oppføringen.
-
Klikk deretter på "Legg til" under "Forklaringsoppføringer (serie)" og legg til varigheten. For radnavnet, velg kolonneoverskriften "Varighet" som område. Merk dataserien under "Varighet" som serieverdier. Bekreft oppføringen.
-
Nå vil du formatere diagrammet og aksene. Klikk først på aksemerkene på y-aksen og gå til "Aksealternativer> Kategorier i omvendt rekkefølge" i sidefeltet "Formatakse".
-
Klikk deretter på de blå stolpene i dataserien "Start" og gå til "Formatér dataserier> Fylling> ingen fylling" og "Ramme> ingen linje". Barene er nå usynlige.
-
Formater deretter x-aksen ved å klikke på datoene og naviger via "Format akser> Akse alternativer" til "Minimum" og skriv inn startdatoen for den første oppgaven.
Lag gratis Excel -maler for prosjektplanlegging og ha oversikt
Regnearkprogramvaren Excel er egnet for planlegging og kontroll av prosjekter. I tillegg til kostnads- og tidsplaner kan det opprettes arbeidsbruddstrukturer, beregning av prosessvarighet og nyttige analyser. Innsatte diagrammer illustrerer ønsket data eller den kronologiske sekvensen for visse oppgaver i prosjektplanen. Dette lar deg holde oversikt over viktige oppgaver, ansvarsområder og prosjektets fremgang.
Vanlige spørsmål
Hvor finner jeg Excel -maler for prosjektplanlegging?
Åpne Excel og klikk "Flere maler" på hjemmesiden. Skriv inn "prosjektplanlegging", prosjektplan "eller" prosjektplanlegger "i søkefeltet og velg malen du ønsker.
Hvordan legger jeg til en fremdriftslinje i Excel -prosjektplanen?
Legg til et hvilket som helst tall, for eksempel 0, 25, 50, 75 og 100, i tomme celler. Naviger til "Hjem> Stiler> Betinget formatering> Datalinjer> Ytterligere regler". Skriv inn minimums- og maksimumsverdien, velg hvilken som helst farge og bekreft oppføringen.
