Reduser størrelsen på Excel -arbeidsbøker

Hvordan redusere filstørrelsen til Excel -filer og slette unødvendig innhold

I tider med stadig større lagringsmedier og raskere tilkoblinger spiller ikke filstørrelser rollen de gjorde for noen år siden. Likevel bør du beholde Excel -filene dine så små som mulig. Da blir de ikke bare lagret og sendt raskere, men de jobber også raskere.

Hvis du redigerer Excel -tabeller over en lengre periode og legger dem til igjen og igjen, vokser de raskt til en størrelse som kan begrense arbeidet med dem enormt.

Det er flere måter å redusere filstørrelsen på en beregning. Vi presenterer de viktigste her. Ta en sikkerhetskopi av arbeidsboken din før du gjør noe, slik at du ikke mister data hvis noe går galt.

Tips 1: Fjern overflødige celler

I utgangspunktet er det bare cellene som faktisk brukes som er inkludert i filstørrelsen. Hvis du for eksempel har brukt celleområder for midlertidige beregninger, anses de fremdeles å være brukt. Dette gjelder også hvis du har slettet innholdet.

For å kontrollere hvilket område Excel anser å være brukt, bruk tastekombinasjonen CTRL END. Excel hopper deretter til nedre høyre hjørne av området som brukes.

Hvis nedre høyre hjørne er langt under og / eller til høyre for cellene som faktisk brukes, må du slette de overflødige radene eller kolonnene. For å gjøre dette, merk linjene og fjern dem med tastekombinasjonen CTRL MINUS. Gjenta deretter dette for kolonnene.

Gjenta trinnene som er beskrevet for alle regnearkene i arbeidsboken. Etter sletting, lukk mappen, lagre endringene og åpne dem igjen. Bruk CTRL END for å kontrollere om slettingen var vellykket.

Tips 2: slett unødvendig formatering

Noen lister inneholder et stort antall tomme linjer - en annen grunn til ekstreme filstørrelser. Dette kan skje spesielt etter import av lister fra andre programmer. Dette er ikke bare irriterende, men kan også føre til feil resultater i visse evalueringer. Det er flere metoder for å fjerne slike tomme linjer fra listene dine.

Alternativ 1: Slett tomme linjer med dialogboksen "Innhold"

I alle versjoner av Excel bruker du CTRL G for å åpne dialogboksen GÅ TIL.

Klikk på INNHOLD.

En annen dialogboks vises deretter. Merk alternativet BLANK.

Bekreft definisjonen med OK.

Slett tomme celler helt

Alle tomme celler er nå merket. Du kan nå slette disse cellene helt uten problemer for å fjerne unødvendig formatering eller andre ting. Følg disse trinnene:

I Excel 2007 eller nyere, aktiverer du START -fanen og klikker i EDIT -gruppen på SLETT og deretter på SLETT ALLE.

Hvis du bruker versjoner til og med versjon Excel 2003, åpner du DELETE -kommandoen i EDIT -menyen og ALL -kommandoen i forgreningsmenyen.

Etter sletting, lukk mappen, lagre endringene og åpne dem igjen.

Instruksjonsvideo: Slett unødvendig formatering i Excel

Alternativ 2: Slett tomme celler med Excel -filteret

1. Velg først hele dataområdet i listen din, inkludert kolonneoverskriftene.

2. Ring kommandoen DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel opp til versjon 2003) eller DATA - FILTER (Excel fra versjon 2007).

3. Den første linjen i listen vil da være utstyrt med små listepiler for filteralternativene.

   

4. Så Excel filtrerer listen. Klikk med musen på listepilen i kolonnen der du vil søke etter tomme celler.

5. Du kan nå velge oppføringen (TOM) ved hjelp av filterkriteriene. I Excel 2003 finner du dette som et eget filterpunkt. For Excel 2007 og 2010 finner du oppføringen (TOM) under VELG ALLE.

6. Klikk OK.

Gjenta om nødvendig dette i andre kolonner til bare de tomme datapostene (og de tilsvarende tallene i hjelpekolonnen) kan sees.

Merk nå disse postene og trykk på SLETT -tasten for å slette dem. Gjør merkingen i cellene selv, og ikke merk med linjenumrene i koordinatkolonnen.

Du kan deretter bruke (ALL) -alternativet i Autofilter -listen til å vise hele listen med de tomme linjene fjernet. Etter sletting gjenoppretter du den opprinnelige rekkefølgen på postene ved å sortere listen igjen i henhold til tallene i hjelpekolonnen.

Hvis du forstyrrer filtrene som er slått på, kan du slå dem av igjen med DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Tips 3: importer og eksporter makroer

En tredje årsak til store bord kan være makroene de inneholder. Du bør fjerne de som ikke er nødvendige, eksportere alle andre og deretter importere dem igjen. Gjør følgende for å gjøre dette:

Ring Visual Basic Editor med tastekombinasjonen ALT F11. Der finner du Project Explorer, som du kan se på bildet.

Klikk på makromodulene etter hverandre med høyre museknapp og velg REMOVE -kommandoen. Bekreft eksportforespørselen med OK.

Når alle makroer er fjernet og eksportert, går du tilbake til Excel, lukker filen, lagrer endringene og åpner den igjen.

Ring deretter Visual Basic Editor igjen via ALT F11. Velg prosjektet for gjeldende mappe i Project Explorer. I FIL -menyen åpner du kommandoen IMPORT FILE og importerer alle nødvendige makroer etter hverandre.

Tips 4: reduser filstørrelsen på pivottabeller

Et pivottabell kan øke filstørrelsen betydelig. Dette er fordi kildedataene som pivottabellen er basert på, også kopieres til et separat skjult minne, den såkalte "pivot-cachen." Til syvende og sist får pivottabellen tilgang til denne pivot-bufferen og ikke de faktiske kildedataene.

Derfor må du alltid klikke på "Refresh" -knappen for å oppdatere pivottabellen hvis noe har endret seg i kildedataene. Fordi dette er den eneste måten å oppdatere pivotbufferen. I praksis kan du bruke dette til å redusere filstørrelsen på pivottabeller.

Reduser filstørrelsen på pivottabellene

Det er en innstilling i pivottabellene som sletter pivotbufferen når filen er lagret. Selve pivottabellen beholdes.

Høyreklikk i pivottabellen og velg oppføringen "Pivottabellalternativer" fra hurtigmenyen.

Åpne "Data" -fanen og fjern merket for "Lagre kildedata med fil". For å gjøre dette, merk av i boksen ved siden av "Oppdater når du åpner filen.

Nå slettes pivotbufferen når filen er lagret - den faktiske datatabellen beholdes selvfølgelig.

Filstørrelsen reduseres betydelig og når nesten filstørrelsen igjen uten pivottabellen.

Tips 5: Reduser eller slett grafikk og bilder

Bakgrunnsbilder, logoer eller innsatte bilder er ofte unødvendige og tar mye lagringsplass. Derfor må du ikke inkludere bakgrunnsbilder i tabellen. Inkluder bare firmalogoen på den ene siden. Ikke sett inn bilder i originalstørrelse, men reduser dem heller. Excel tilbyr en slik funksjon: Klikk på bildet. I menyen "Format" i "Juster" -gruppen er funksjonen "Komprimer bilder". I utgangspunktet, når du reduserer og sletter grafikk, bør du være forsiktig så du ikke fjerner nødvendig grafikk.

Tips 6: Fjern unødvendige formler

Mange kompliserte formler påvirker også størrelsen på en Excel -fil. Så prøv å fjerne uønskede formler fra en Excel -arbeidsbok. Det er tider når du har et datasett og du ikke trenger formlene det inneholder, det er bedre å erstatte disse formlene med verdier. Følg instruksjonene nedenfor for å gjøre dette:

1. Åpne Excel -filen og trykk Ctrl + A for å velge hele regnearket / datasettet. Trykk deretter på F5 -tasten.

2. Åpne Go To -alternativet og klikk på "Special".

3. Velg formlene og klikk OK, nå har du valgt alle cellene som har en formel.

4. Konverter deretter de valgte formlene til verdier: Trykk på tastekombinasjonen Ctrl + C for å kopiere de valgte cellene.

5. Klikk deretter kategorien Hjem, og klikk på Lim inn i Utklippstavle -gruppen.

6. Klikk deretter på Sett inn verdi -ikonet. Alle celler med formler blir nå konvertert til verdiene.

Tips 7: Konverter filtypen til binært format (XLSB)

Lagring i .xlsb -format anbefales for omfattende beregninger. Dette lagrer filen i binær. Det vil bli massivt mindre og tilgangen vil bli raskere. Vanligvis vil dette ikke føre til noen ulempe. En detaljert test anbefales for intern programmering og spesielle applikasjoner.

Vanlige spørsmål: Reduser filstørrelsen til Excel -arbeidsbøker

1. Hvorfor er Excel -filen min så stor?

I utgangspunktet krever et regneark med mer enn 100 000 rader og mange kolonner mye minne. Jo flere data og grafikk du setter inn i Excel -regnearket, desto større og langsommere blir filen over tid. Sjekk derfor om du ikke kan redusere antall piksler på de innsatte bildene litt, eller om du virkelig trenger dem. Pivottabeller og feil formatering kan også øke filstørrelsen.

2. Hvordan kan jeg redusere størrelsen på grafene mine i Excel?

Merk en innsatt grafikk i tabellen ved hjelp av et museklikk, slik at i Excel 2010 og Excel 2007 fanen "Bildeverktøy" vises i menybåndet. I Excel 2003 vises verktøylinjen "Grafikk" i stedet. Klikk nå på ikonet "Komprimer bilder".

3. Hvordan kan jeg komprimere Excel -filen min?

Du kan enkelt komprimere Excel -filen ved hjelp av "Zip File" -alternativet. For å gjøre dette, høyreklikk på Excel-filen du vil komprimere. Klikk nå på Send til -alternativet, og velg deretter alternativet "Komprimert mappe".