Alle som noen gang har prøvd å koordinere avtaler med flere personer vet hvor mange e-poster og samtaler dette kan koste, spesielt hvis ikke alle har tilgang til en delt kalender via Exchange. Les dette innlegget for å finne ut hvordan du kommer deg ut
Hvis du har tilgang til dagbøkene til alle deltakerne via Exchange, er det ikke vanskelig (avhengig av arbeidsmengden) å finne en avtale som alle har tid til. Imidlertid blir det vanskelig når du må finne en felles avtale "flying blind". Da er det først og fremst: lag forslag til avtaler, samle tilbakemeldinger, eventuelt avklare på telefon om en deltaker ikke kan utsette en avtale som er planlagt andre steder, og deretter sette den felles avtalen. Avhengig av Outlook -versjonen har du flere alternativer for å sende inn foreslåtte datoer:
Du sender deltakerne et utvalg av mulige datoer via e -post - men dette er bare fornuftig hvis alle deltakerne bruker Outlook.
Du sender deltakerne et utvalg av mulige avtaler i form av iCalendar -filer, som kan åpnes med Outlook og andre kalenderprogrammer. Dette er også mulig med eldre Outlook -versjoner.
Du sender et utdrag fra kalenderen din med den aktuelle perioden til de andre deltakerne. De kan enten se hvor det fortsatt er avtaler i kalenderen din eller hvilke avtaler du foreslår. Siden dataene skrives direkte inn i e-postteksten og legges ved som en iCalender-fil, er dette den mest "brukervennlige" varianten, som brukere som holder en papirkalender også er glade for. Dette alternativet er imidlertid bare tilgjengelig fra Outlook 2007 og fremover.
Som et alternativ er det nettbaserte avtaleverktøyet "Doodle" tilgjengelig-dette passer også for de som nekter elektroniske kalendere.
Ifølge en undersøkelse i Sveits har rundt halvparten av alle Internett -brukere en papirkalender - spesielt kvinner foretrekker papirkalendere. Kalenderutdrag fra Outlook- eller iCalendar -filer kan selvfølgelig ikke importeres til en slik "analog" kalender. En webtjeneste som www.doodle.com kan hjelpe deg her. I den lager du et bord med mulige datoer og sender en lenke til tabellen til alle adressater. De åpner lenken og krysser av for alle datoene de har tid til. Så snart en av de inviterte personene har angitt datoene, vil du motta et varsel som den inviterende parten. Dette vil tillate deg å fullføre undersøkelsen når alle har svart.
Det er nå også Doodle-plug-ins for Outlook, Exchange og andre kalenderverktøy. Du kan bruke dette til å synkronisere oppføringene i Doodle med den elektroniske kalenderen. En ekstra nettleser-plug-in gir tilgang til Outlook-adresseboken, noe som gjør det lettere å sende invitasjoner til deltakere.
Send inn valgte datoer
Den enkleste varianten, forutsatt at alle mottakere bruker Outlook: Du skriver inn foreslåtte datoer i kalenderen og sender dem til personene du vil invitere. Avtalene er vedlagt e-posten som Outlook-avtalefiler og kan overføres til kalenderen av mottakeren ved å dobbeltklikke. Hvis avsenderen har Outlook 2007 eller 2010, kan han også sette inn avtaledataene i form av tekst i meldingen (og / eller legge den til som en Outlook -fil).
- Skriv først inn foreslåtte datoer i kalenderen.
- Åpne en ny melding.
- Fyll ut avsender og emne.
- I Outlook opp til versjon 2003 klikker du på den lille pilen til høyre for brakettikonet (sett inn fil) og så videre element (i Sett inn-Meny det er ingen kommando element). Klikk på fanen i Outlook 2007 og 2010 Sett inn i gruppen Låse inn på Outlook -element.
- Velg kalenderen.
- I Outlook opp til versjon 2003 er det bare alternativet til høyre under knappene Sett inn som: vedlegg å velge. (Hva det andre alternativet for Bare tekst som stort sett er nedtonet, kunne vi ikke finne ut.) Dette betyr at avtalene er vedlagt som en Outlook -kalenderfil. Hvis du bruker Outlook 2007/2010, kan du angi avtaledataene (emne, dato, klokkeslett) ved hjelp av alternativet Lim inn som: Kun tekst kopiere til meldingsdelen.
- klikk på OKfor å lukke dialogboksen og gå tilbake til meldingsvinduet.
- Hvis du har Outlook 2007/2010, kan du legge ved avtalene som filer og få dataene skrevet inn i e-posten som tekst. For å gjøre dette, gjenta trinn 4 til 7 og ring en gang Lim inn som ren tekst og en gang Sett inn som: vedlegg slutten.
- Fullfør og send meldingen.
Send kalenderutdrag med Outlook 2007/2010
Med Outlook 2007 og 2010 kan ikke bare individuelle avtaler sendes via e-post, men også kalenderutdrag, dvs. alle avtaler fra en valgt periode. Du kan spesifisere nøyaktig hvilke detaljer som skal overføres:
- Åpne en ny melding.
- Fyll ut avsender og emne.
- Velg på fanen Alternativer de HTML -format - Kalenderutdrag kan bare sendes med HTML -post.
- Klikk i tekstfeltet.
- Åpne registeret Sett inn og klikk her under Låse inn på kalender.
- Velg kalenderen du vil ha.
- Skriv inn i feltet Datointervall perioden som skal tas i betraktning. Hvis du har muligheten her Angi datoen du kan fritt velge start- og sluttid.
- i felten detalj angi om alle detaljer om avtalene, bare tilgjengeligheten og emnet eller bare statusen (Gratis, bestilt, fraværende henholdsvis. Med forbehold) skal vises.
- I feltet nedenfor kan du avgjøre om bare avtaler innenfor arbeidstiden som er definert i Outlook, skal kommuniseres.
- Klikk deretter på Visne inn.
- Her har du muligheten til å vise detaljer om avtaler merket som "private" og sende vedlegg til avtaler.
- Til slutt angir du om avtalene skal vises i form av daglige timeplaner eller bare som en liste. Listevisningen er tydeligere.
- Lukk dialogboksen med OK.
- Outlook setter nå inn dataene i meldingsteksten i form av en iCalendar -fil (filtypen ".ICS"), som andre kalenderprogrammer også kan lese. Fullfør og send meldingen.
Koordinere avtaler
Hvordan du vurderer svarene fra de inviterte for å se når alle er ledige, avhenger av dine preferanser og antall inviterte - og selvfølgelig også av skjemaet som svarene kommer tilbake i:
- Hvis de fleste svarene inneholder Outlook- eller iCalendar -filer, anbefaler vi at du legger dem inn i en andre Outlook -kalender, f.eks. B. "Planlegging" kalles og som åpnes for dette formålet ved siden av den faktiske kalenderen.
- Hvis det er mer enn fem inviterte og flere foreslåtte datoer, blir Outlook -løsningen forvirrende. Da er det best å lage et Excel -regneark: deltakerens navn horisontalt, de foreslåtte datoene vertikalt (eller omvendt, hvis det er flere avtaler enn deltakere). I cellene merker du hvilken person som kunne delta på hvilken avtale.
Send bekreftede avtaler
Informer de andre deltakerne så snart du har bestemt deg for en avtale. Det anbefales å sende avtalen til deltakerne i form av en iCalendar -fil. Du kan overføre den til kalenderen din ved å dobbeltklikke på ICS-filen. I tillegg skriver du avtaledataene i e-posten for de som ikke har en elektronisk kalender.
Du kan selvsagt sende timen i form av en møteforespørsel. Men bare brukere av Outook kan gjøre noe med det. I tillegg er noen mottakere litt rart hvis de mottar en e-post med alternativene "Godta", "Med reservasjoner", "Avslå" og "Foreslå et annet tidspunkt", selv om du allerede har avtalt.
Forresten, dette fungerer ikke bare i de nyere Outlook -versjonene, men allerede i Outlook 2000.
Du kan opprette en iCalendar -fil som følger:
- Åpne avtaleoppføringen.
- Ring kommandoen Fil → Lagre som på.
- Velg som filtype iCalendar -format (* .ics).
- Sørg for at du har muligheten Lagre den nåværende avtalen er valgt (i Outlook 2007/2010).
- Skriv inn et filnavn og velg plasseringen.
- Lagre filen.
- Inkluder ICS -filen som et vedlegg i e -posten du sender til deltakerne.
