Tips for arbeid med Word -funksjoner
Alle som er interessert i tekstdesign, kommer raskt over Microsofts Word -program. Med programvaren designer du ikke bare en tekst, men legger også til tabeller og grafikk. Med Word er bare noen få klikk nok til å lage dokumenter av høy kvalitet. De nyttige og viktige funksjonene hjelper deg for eksempel med å automatisere kjedelige oppgaver. Dette sparer deg verdifull tid og lar deg konsentrere deg fullt og helt om å skrive.
Sideoppsett - forbered tekstarbeidet med Word
I mange tilfeller er det fornuftig å tenke på oppsettet før du starter tekstbehandling. Oppsettet beskriver den visuelle utformingen av arket. Papirformatet og marginene har innflytelse på dette, det samme gjør justeringen og bruddene. Du definerer alle disse innstillingene på siden Oppsett. Du henter frem de tilhørende funksjonene via menybåndet. Under "Layout" -fanen finner du menyelementet "Sideoppsett" til venstre.
Hvis du vil lage en offentlig kunngjøring som er lett å lese, fyller du en hel side med jevn tekst. Vil du at grafisk innhold skal veksle med tekstblokker i dokumentet? I tillegg til funksjonen “Tekstfelt” kan du også bruke posisjonsramme -alternativet med Word 2010. Disse eksemplene viser at det er viktig å tenke på hvordan det ferdige dokumentet skal se ut før du begynner å skrive. Stilmaler hjelper deg med å formatere overskrifter, avsnitt og lignende riktig.
Arbeid mer effektivt takket være feltfunksjoner i Office
Microsoft Word tilbyr deg mange maler som vil gjøre din daglige skriving mer behagelig. Fremfor alt inkluderer dette malene som hjelper deg med å sette opp en side. Når du oppretter et Word -dokument, er det ofte at brukerne ønsker å inkludere datoen eller sidetallet. Det er her de såkalte feltfunksjonene spiller inn.
Du kan tenke på en feltfunksjon som en plassholder. Et slikt felt er for eksempel på tidspunktet der datoen skal vises. Du kan nå oppdatere feltfunksjonen når som helst for å gjøre innholdet i feltet oppdatert. Ett museklikk er nok til å alltid vise riktig dato eller passende sidetall.
Du kan til og med bruke denne funksjonen i Word til å lage en automatisk innholdsfortegnelse eller en oppdatert kildeliste. Dette gjør ikke bare revisjon lettere, det fremskynder også litteratur og kildearbeid. I tillegg, takket være denne innstillingen, trenger du ikke å angi formateringen om og om igjen. Du fyller ganske enkelt den samme plassholderen med aktuell informasjon - enkelt via lenker som er koblet til.
Topptekst og bunntekst for tydeligere dokumenter
Det er mange funksjoner i Word som gjør teksten tydeligere ikke bare for deg, men også for leserne. Bruk for eksempel en topptekst og bunntekst for å visuelt skille tilleggsinformasjon fra tekstens brødtekst. Spesielt med flersidede dokumenter kan disse linjene brukes til å vise sidetall, dokumentnavn eller logoer.
Denne funksjonen har sin egen seksjon i menybåndet under "Sett inn" -knappen. Under dette menyelementet finner du maler for topp- og bunntekst, samt muligheten til å tilpasse disse modulene. Når du har åpnet innstillingene for toppteksten, kan du ikke redigere området i brødteksten. Definer først hvordan layoutelementet skal se ut, og klikk deretter på "Lukk topptekst og bunntekst" for å fortsette med vanlig redigering av Word -dokumentet.
Godt å vite: Hvis du ikke jobber i topptekst eller bunntekst, men i tekst som kjøres, vises topptekst og bunntekst i grått. Dette er bare et visuelt hjelpemiddel. Hvis du skriver ut dokumentet, vises skriften svart på alle dokumenter - med mindre du ønsker noe annet.
Hemmelige funksjoner i Word: Disse triksene du må vite
Så snart du bruker Microsoft Word -programmet regelmessig, vil du oppdage at du utfører mange oppgaver ofte. Velger du den samme sekvensen av kommandoer om og om igjen? Du kan deretter bruke det som er kjent som en makro for å automatisere denne prosessen. På den måten kombinerer du flere instruksjoner til et enkelt arbeidstrinn. Du kan definere en hurtigtast selv for hver makro. Nå trenger du bare å trykke på riktig tastekombinasjon i fremtiden, og hele kommandoen vil bli utført.
Den integrerte oversettelsesfunksjonen i Word øker også din daglige skriving. Du trenger ikke å åpne nettleseren din og bruke en søkemotor for å finne en pålitelig oversetter. Merker du heller et tilsvarende ord eller en tekstpassasje direkte i dokumentet, klikker du med høyre museknapp på merket og velger "oversett".
Det siste tipset er spesielt interessant for alle som regelmessig sender brev og skjemaer til flere mottakere. Hvis innholdet stort sett er identisk og bare adressen og individuelle detaljer er forskjellige, er det fornuftig å bruke funksjonen i Word med navnet "Serial letters". For da er det ikke nødvendig å skrive et eget brev for hver leser. Alt du trenger å gjøre er å skrive teksten og deretter sette inn riktig adresse og adresse automatisk. Det er ingen raskere måte å sende serienummer på.
Ferdig, hva nå? - Funksjoner for revisjon i Word
Er tekstarbeidet gjort, og du vil dele resultatet med leserne? Deretter bør du sjekke filen din på nytt for feil på forhånd. For å gjøre det lettere for deg å revidere, finner du mange nyttige funksjoner i Word. For eksempel verktøyet kalt "Finn og erstatt". Hvis du merker mens du korrekturleser at du ved et uhell har skrevet et bestemt ord med små bokstaver, kan du fikse det med bare ett klikk. Sørg imidlertid for at du merker av i boksen ved siden av "Saksfølsom" i de avanserte innstillingene.
Du bør også se nærmere på sitater og hyperkoblinger spesielt. Fungerer alle koblingene som er plassert og er kilder til tilbudene? Så snart du legger til referanser, er det viktig at de fungerer. Sjekk også om skriften er valgt jevnt og om alle endringene i formatmalen er vedtatt. Til slutt bruker du den automatiske orddelingsfunksjonen til å bryte ord med bare ett klikk på museknappen.
Du har lagret innholdet i to separate filer, men vil du slå det sammen til slutt? Microsoft Word gir deg muligheten til å lime inn et helt dokument i et annet. Så du trenger ikke å møysommelig skrive tekstene sammen for hånd.
Så snart du er sikker på at du har et feilfritt Word-dokument i hendene, kan du skrive det ut. Tastekombinasjonen [CTRL + P] leder deg direkte til utskriftsmenyen. Vil du bare sende teksten digitalt? Da er det fornuftig å lagre filen som en PDF. Slik beskytter du dokumentet mot endringer og sikrer at innholdet forblir uendret. Du kan signere en PDF digitalt akkurat som et Word -dokument.
Funksjoner i Word: Tekstbehandling har aldri vært enklere
Ved hjelp av funksjonene i Word kan hvem som helst bli tekstbehandler. Bruk maler til å bruke automatisk formatering og hold dokumentet oppdatert med feltfunksjoner. Mange innstillinger sparer ikke bare tid, de skaper også et profesjonelt utseende.
For eksempel kan du bruke Word til å legge til en signatur i tekst, sette inn spesialtegn eller til og med importere Excel -tabeller til Word. Menyen gir deg en oversikt over alle tilgjengelige innstillinger. Jobber du også med andre programmer fra Microsoft 365 Office -pakken? Da kjenner du kanskje allerede mange av innstillingene fra å jobbe med andre Office -programmer, for eksempel PowerPoint eller Excel.