Du bruker signaturen på slutten av hver e-post for å gi mottakeren din adresse og obligatorisk informasjon som kreves ved lov. Du kan også bruke signaturen til å formidle tilbud, salgsfremmende informasjon eller andre meldinger.
Sett opp en signatur
Du kan sette opp en signatur i Outlook som følger:
- Ring kommandoen VERKTØY >> Alternativ.
- Åpne kategorien E-POSTFORMAT, klikk på SKILTTER og deretter på NYHET.
- Skriv inn et navn for den nye signaturen. Behold alternativet Lag signaturen uten en mal (dette alternativet er ikke lenger tilgjengelig i Outlook 2007) og klikk på NESTE.
- Skriv inn og formater teksten for signaturen. Hvis du vil, kan du også legge til firmalogoen din.
Vær oppmerksom på at mottakeren bare vil se formateringen hvis han har angitt HTML eller RTF som e-postformat. Når det gjelder e-post i vanlig tekstformat, kan selvfølgelig ikke fet skrift eller lignende sees.
Hvis du har Outlook til og med versjon 2003, gjør du som følger:
- Klikk på FINISH, og klikk deretter OK.
- I kategorien E-POSTFORMAT, under Signaturer, velger du e-postkontoen som den nye signaturen skal brukes til. Outlook legger deretter automatisk inn signaturen på slutten av hver ny e-post eller hvert svar og videresending du sender via denne kontoen.
- Lukk dialogboksen.
Hvis du har Outlook 2007, må du gjøre følgende i stedet:
- Klikk på "Lagre.
- Øverst til høyre i dialogboksen, i feltet E-postkonto, velger du kontoen som den nye signaturen skal brukes til automatisk.
- Under det velger du navnet på signaturen for NYE MELDINGER og for SVAR / FREMSENDING.
- Lukk dialogboksen med OK.
Siden Outlook kopierer signaturen til meldingsfeltet, kan du fortsatt endre den før du sender e -posten - for eksempel, sett inn din direkte telefonutvidelse for en viktig kunde, mens den normale signaturen inneholder sentralbordnummeret.
Inkluder signaturen din med visittkortet ditt
Hvis du har opprettet et digitalt visittkort med dataene dine i Outlook, kan du legge det til e-postsignaturen din. Mottakeren av visittkortet kan overføre kontaktdataene til adresseboken med et dobbeltklikk.
Viktig: Outlook til versjon 2003 sender visittkortet i form av en vCard-fil, som også kan leses av andre e-postklienter i tillegg til Outlook. Outlook 2007, derimot, bruker VCF -formatet, som bare tolkes riktig med Outlook 2007 og det kommende Outlook 2010.
Slik legger du til visittkortet ditt i signaturen i Outlook:
- Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du opprette en ny oppføring med kontaktinformasjon i adresseboken.
- Ring kommandoen VERKTØY >> ALTERNATIV >> E -POSTFORMAT.
- Klikk på SIGNATURER -knappen.
- Hvis du allerede har skrevet inn en signatur, velger du den øverst til venstre. I Outlook frem til 2003 må du nå klikke på Rediger. Hvis du ennå ikke har skrevet inn en signatur, gjør du det med knappen NYTT.
- I Outlook 2003 eller tidligere velger du vCard i feltet Legg til dette visittkortet (vCard) i dette signaturfeltet. Klikk på BUSINESS CARD under Rediger STANDARDSIGNATUR i Outlook 2007. Velg kontaktoppføringen fra adresseboken og klikk OK. VCF -filen opprettes deretter automatisk og en forhåndsvisning settes inn i signaturen.
- Lukk alle dialoger.
LOVLIGE KRAV
Siden 1. januar 2007 har det vært lovlig regulert i Tyskland hvilken informasjon som må inkluderes i kommersiell korrespondanse, inkludert i e-post:
- hele firmanavnet, inkludert virksomhetsformen
- stedet for grenen med riktig stavemåte som kan tilkalles
- vedkommende lokale domstol
- handelsregisternummeret
- mva -identifikasjonsnummeret
- navnet på administrerende direktør, eier eller styreleder og representantskap
Strengt tatt også skattenummeret (mange selskaper gir dette kun ut på forespørsel for å unngå misbruk)
Ytterligere informasjon som telefon- og faksnummer, e-postadresse, webadresse, detaljer om avdelingen osv. Er frivillig. I henhold til loven må den obligatoriske informasjonen være "leselig" på skjermen og på utskrifter. Disse kravene er regulert i:
- Kommersiell kode, HGB, § 37a
- GmbH Act (GmbHG), § 35a
- Stock Corporation Act (AktG), seksjon 80
