Hvordan strukturere Word -dokumentene dine riktig
Word tilbyr brukerne mange forskjellige alternativer for å designe tekstdokumenter i henhold til forskjellige krav eller individuelle ideer. Ikke bare skriftinnstillinger, men også layout og formatering av dokumentene kan justeres. Spesielt hvis du bruker Word ofte og bruker en bestemt tekststruktur jevnlig, kan du ha stor nytte av funksjonen til "formatmalen". Men hvordan lager du en mal i Word? Og hvordan redigerer du dem?
Mal i Word: hva er det egentlig?
Er ikke arbeidet ditt begrenset til ett bestemt format? Må du bytte mellom forskjellige teksttyper? Du kan lagre forskjellige brukermaler i Word og få tilgang til dem når som helst. Dette lar deg lage dokumenter med liten innsats og raskt fylle dem med passende innhold.
Under visse omstendigheter vil det samle seg noen få maler i arkivsystemet. For å beholde oversikten kan du sortere disse eksempeldokumentene i det respektive oppgaveområdet. På denne måten vil du finne det enda raskere når du leter etter en bestemt stil. Men hvordan kan formatmaler integreres i dokumentet ditt?
På et øyeblikk: strukturer og rediger tekster tydelig
Du finner et utvalg av formatmaler på menybåndet under "Start" -fanen. Som standard definerer Word forskjellige nivåer for overskrifter i forskjellige fonter og størrelser, og bidrar dermed til å standardisere tekstdokumenter. I tillegg skiller overskriftene seg så godt ut fra tekst- eller bildeinnhold.
Bruken av malene gir også raskere navigering i et dokument. Som regel finner du det såkalte "navigasjonsområdet" på venstre side av siden i Word. Hvis dette ikke er synlig for deg, gjør du som følger:
-
Velg kategoriene "Vis".
-
I "Display" -området kan du sjekke feltene "Linjal", "Rutenettlinjer" og "Navigasjonsområde".
-
Så snart du sjekker "Navigasjonsområde", vises navigasjonslinjen til venstre.
-
Klikk her på "Overskrifter" slik at overskriftstrukturen vises i navigasjonslinjen.
Word viser alle definerte overskrifter og underoverskrifter her. Ved å klikke på det målrettede tekstfeltet i navigasjonsområdet, kan du enkelt bytte mellom lagene du har opprettet.
Må du følge spesifikke retningslinjer for formatering av brødtekst og overskrifter? Mottok du spesifikke instruksjoner om hvordan slutten av dokumentet skal se ut? Ords forslag oppfyller ikke alltid kravene til selskaper, skoler eller personlig smak. Hvis du deretter bruker den tilpassede malen din, kan du være sikker på at den ser jevn ut og oppfyller spesifikasjonene dine.
Praktisk og individuelt: Words formatinspektør
Av denne grunn kan maler tilpasses. Selv om Microsoft Word ofte angir en bestemt skriftstørrelse, skrift, bestemt linjeavstand og valget mellom berettiget, høyre eller venstre begrunnet, er det fortsatt omfang her: Du kan gjøre endringer i innstillingene som du ønsker.
Hvis du vil redigere en formatmal eller lage et nytt mønster, åpner du "Start" -fanen på menybåndet. Her finner du feltet "Formatmaler". Klikk på den lille pilen i nedre høyre hjørne. Avhengig av versjonen av Word, har du forskjellige alternativer på dette tidspunktet. Følgende funksjoner er tilgjengelige for deg:
- Ny stilmal
- Formatinspektør
- Sjekk stiler
- Alternativer
Du ser kanskje bare symboler her i stedet for begrepene som er oppført. For eksempel står "A +" for "Ny formatmal". Klikk på symbolet for å åpne det tilsvarende vinduet.
Under "ny formatmal" kan du definere nye maler for tekstformatering i henhold til dine egne ideer eller i samråd med din arbeidsgiver. "Formatinspektøren", derimot, er en assistent som sjekker for deg om de tidligere definerte formatmaler blir overholdt - omtrent som "Kontrollerer formatmalen". Under "Alternativer" kan du for eksempel bruke det gjeldende dokumentet som grunnlag for å lage en ny mal.
Godt organisert: Slik holder du oversikt over ting i Word
Hvis du har bestemt deg for å opprette individuelle brukermaler i Microsoft Word, kan eksempeldokumentet lagres på et passende lagringssted. For å kunne åpne filene raskt i riktig øyeblikk, bør den respektive mappen være lett å finne.
Fordi store mengder data raskt kan samle seg på en datamaskin, er organisasjonen din spesielt viktig her. Word foreslår forskjellige lagringsplasser avhengig av filtype. Samtidig tilbyr Office -programmet deg muligheten til å vise alle tilgjengelige formatmaler.
Du kan imidlertid ikke bare få tilgang til brukermaler, men også bruke individuelle, ferdige tekstmoduler via listevalg. I tillegg til grafikk, kan dokumentene settes sammen i en mappe og plasseres på et eget og riktig merket lagringssted under brukernavnet ditt.
Bruk potensialet: Bruk Word -funksjonene riktig
Takket være variable tekstmoduler kan teksten din ikke bare opprettes i noen få trinn, du kan bruke noen få andre funksjoner for å gjøre ytterligere individualiseringer. Avhengig av hvilke krav dokumentet til slutt skal oppfylle, kan du sette inn noen få elementer som får teksten til å virke mer tiltalende.
Grafikk, separate tekstfelt, sitater og hyperkoblinger som skiller seg ut fra resten av teksten appellerer ofte til spesielt leserne og vekker deres interesse. En innholdsfortegnelse, en kildeliste, forfatternes navn og dato og sidetall er vanligvis en del av det formelle grunnleggende som de fleste dokumenter inneholder.
Hvis mer enn én person jobber med en fil, kan det hjelpe å inkludere banen som du finner filplasseringen til i teksten i toppteksten eller bunnteksten. Brukernavnet ditt kan være synlig i menyen slik at alle som jobber med teksten kan se hvem som har laget eller redigert dokumentet.
Maler og andre funksjoner: gjør dokumenter tiltalende
De forskjellige funksjonene i Word lar deg også revidere eksisterende maler. Hvis du vil gjøre korreksjoner, kan du for eksempel bruke funksjonen "Finn og erstatt". Hvis du oppdager en feil i malen etter at du allerede har lagret den i en mappe, kan du fortsatt integrere endringene og oppdatere dokumentet. Oppføringen kan deretter åpnes i den nåværende versjonen.
Når du setter opp en side, kan du bruke knappen til å gjøre bruk av forskjellige feltfunksjoner. I tillegg til makroer kan du for eksempel sette inn biltekster i teksten din med bare noen få klikk, som du har formulert på forhånd og gjerne vil bruke ofte. Selv om du raskt kan ringe og aktivere kommandoer som brukes regelmessig med makroer, kan du bruke denne funksjonen til å inkludere tekstfelt eller grafikk i dokumentet.
Godt å vite: Hvordan arbeide effektivt med Microsoft Word
I det daglige yrkeslivet er ikke bare malene og funksjonene som makroer eller tekstmoduler nyttige elementer i Word. Du kan lagre hvilken som helst fil som en PDF. Dokumentene kan deretter sendes raskt og kan ikke lenger enkelt endres av andre mennesker.
Office -programmet lar deg også gjøre oversettelser og lage skjemabrev. På denne måten kan du nå mange mottakere ikke bare raskt, men også effektivt. Alt i alt tilbyr Microsoft Word deg en praktisk måte å håndtere et stort utvalg av krav til tekstopprettelse. Du kan få en strukturert oversikt over funksjonene i menybåndet i Office -programmet.
Spørsmål og svar
Hvordan lager jeg en formatmal eller en brukermal i Word?
Velg "Start" -fanen på menybåndet. Se deretter etter feltet "Format maler" i den øverste linjen. Her finner du en liten svart pil: Hvis du klikker på dette, åpnes et nytt felt. I det nedre området finner du alternativene som er tilgjengelige for redigering av maler. "Ny formatmal" eller et plussymbol indikerer muligheten for å lage en ny mal.
Hvilke innstillinger kan jeg gjøre for malene mine?
Gi først formatmalen et brukernavn. På denne måten kan du finne mønsteret igjen senere i menyen eller på ønsket fillagringsplass. Du kan deretter angi hvilken type dokument det er. Oppretter du en tabellmal? Eller en prøveliste? I de andre innstillingene kan også skrift og størrelse samt avstand og markeringer spesifiseres.
