Outlook -kontakter - innstillinger, tips og triks

Bli en Outlook -profesjonell med bare noen få trinn

Alle kjenner situasjoner der de leter etter et telefonnummer, en e-postadresse eller kontaktinformasjon og ikke finner det. Spesielt i tidskritiske øyeblikk kan det være nervepirrende å søke i en adressebok med håndskrevne notater eller et "rot av papir". Stress og hektisk når du søker etter kontakter, adresser eller telefonnumre er en ting fra fortiden med Microsoft Outlook. I tillegg til profesjonell sending av e-post, inkluderer Outlook en standard kontaktfunksjon som ulike digitale adressebøker, kontaktlister og distribusjonslister kan administreres med.

Du kan åpne Outlook -adresseboken ved å klikke på adressebok -knappen. Det kan gjenkjennes ved at det representerer to personer. Alternativt kan du skrive inn søkeordet "adressebok" i søkealternativet i det øvre området av Outlook. Dette tar deg også til lagringsområdet til kontaktene dine.

Microsoft Outlook tilbyr brukerne forskjellige funksjoner for import, oppdatering og sikkerhetskopiering av kontakter. I tillegg til muligheten til å legge inn kontaktdata manuelt i adresseboken, er det andre alternativer som kontakter kan vises tydelig og arkiveres med.

Kontaktfunksjonen i Outlook på et øyeblikk

Hvis du ser på kontaktfunksjonen i Microsoft Outlook, merker du umiddelbart at programvaren tilbyr flere alternativer enn bare å lagre eller slette kontakter.

For eksempel har du muligheten til å opprette dine egne kontaktgrupper for å videresende e-post til en vennekrets eller til en bestemt gruppe mennesker. Bruk av kontaktlister eliminerer manuelt og feilutsatt søk etter individuelle kontakter når en melding sendes til flere personer. I delelementet "Nye elementer" kan du sende en e-post direkte fra kontaktfunksjonen, ringe til et møte eller opprette en personlig oppgave. Dette fungerer også under oppføringen "Kommuniser".

Delelementet "Endre visning" er også interessant og praktisk. I dette området finner du flere alternativer for å vise kontaktene dine. Du kan for eksempel finne kontaktene dine i:

• Listeform,
• Som visittkort eller
• Tilpasset

display for å sikre klarhet. Med alternativet Vis er det alltid muligheten:

• Send ut spesifikke kontaktlister,
• Lagre som PDF eller
• For å skrive ut.

Spesielt i virksomheten og også i privat sektor er det situasjoner der du må videresende kontaktinformasjon til en annen person med et klikk. Dette fungerer i "Slipp" -oppføringen via menyelementet "Videresend kontakt." I vinduet som åpnes får du muligheten til å angi kontaktinformasjon:

• Som Outlook visittkort eller
• Send som en Outlook -kontakt.

Mottakeren kan deretter overføre de mottatte personopplysningene til sin personlige adressebok i Microsoft Outlook med ett klikk.

Hvis du vil dele hele adresseboken, kan du gjøre dette ved å klikke på menyelementet "Del kontakter." Du kan også bruke mottatte, eksterne adressebøker via punktet "Åpne delte kontakter".

Microsoft Outlook gjør det mulig for brukere å i fellesskap bruke adresser, personlige data og fullføre adressebøker i et team, opprette kontakter, få dem satt inn og dele dem. Dette er spesielt interessant i selskaper eller i klubber. Felles bruk kan også være fordelaktig i familieområdet.

I menyelementet "Kategorier" kan du kategorisere kontaktene dine i farger med klare knapper eller merke dem som private. Du kan også bruke søkefunksjonen i adressebøker for enkelt å finne individuelle kontakter ved navn eller annen kontaktinformasjon. Søkefunksjonen med forskjellige felt er spesielt interessant når et stort antall kontakter skal administreres.

Oppsummert tilbyr Microsoft Outlook mange alternativer for å organisere og arkivere personlige kontakter og dele kontakter med andre.

I Microsoft Outlook kan du administrere forskjellige adressebøker for å arkivere kontaktene atskilt fra hverandre. Dette er viktig hvis du for eksempel profesjonelt vil skille forretnings- og personlige kontakter. Du kan:

• En standard adressebok eller
• En samling adressebøker eller adresselister,

Brukes til å lagre og arkivere navn, e -postadresser og annen informasjon. Hvis du bruker Outlook med en Exchange Server -konto, opprettes som standard en global adresseliste (GAL). Dette er nødvendig for at alle brukere av Exchange, for eksempel i et selskap, kan få tilgang til de samme kontaktene.

Lag adressebøker i Outlook

Hvis du vil lage en annen digital adressebok bortsett fra de eksisterende adressebøkene, fungerer dette i henhold til følgende instruksjoner:

1. I Fil-menyen bytter du til Kontoinnstillinger.

   

2. Under "Legg til eller fjern kontoer eller endre eksisterende tilkoblingsinnstillinger" kommer du til en ny seksjon der du kan opprette en annen adressebok i dialogvinduet.

   

3. Klikk på "Ny" og velg deretter om du vil integrere en annen adressebok eller en LDAP -katalogtjeneste. En LDAP Internett -katalog er en tjeneste som søker i kataloger på andre servere for å finne navn, kontakter eller annen informasjon. Microsoft Exchange -brukere kan ikke legge til en ny Outlook -adressebok.

Hvorfor bør du lagre kontakter og beholde en adressebok i Outlook

En adressebok i Microsoft Outlook kan sammenlignes med en analog notatbok eller telefonbok som mange fortsatt jobber med. I dette blir nye adresser kontinuerlig lagt inn, data oppdateres eller kontakter slettet for hånd. En digital adressebok i Outlook utfører de samme oppgavene. Det danner rammen for kontaktene og kontaktdetaljene, som kan vises i forskjellige kontaktgrupper og kontaktmapper. Microsoft Outlook utvikler sitt fulle potensial når programområdene kontakter, kalender og e-postmeldinger blir sett på og brukt som en uatskillelig enhet.

En annen grunn til at viktige kontakter skal lagres i Outlook har å gjøre med såkalt søppelpost. Outlook har en innebygd søppelpostfunksjon og filtrerer bort uønskede meldinger eller reklamepost. På grunn av spesifikke søkeord i en melding, er det mulig at viktige meldinger som ikke er spam også blir filtrert bort. Du kan forhindre dette ved å lagre alle kontaktene i adresseboken. Outlook gjenkjenner kontakter og legger dem til i listen over sikre avsendere. På denne måten har du garantien for at viktige meldinger fra venner eller forretningspartnere ikke feilaktig blir sett på som spam av systemet. Hvis du ved et uhell har lagt til en viktig kontakt på listen over blokkerte avsendere, kan du fjerne blokken ved å klikke på kategorien "Blokkerte avsendere".

En annen, praksisrelevant funksjon der kalenderfunksjonen og oppgavelisten samarbeider er den såkalte gjeninnleveringen for kontakter. Dette alternativet lar deg legge til viktige kontakter til oppgavene dine i Outlook. For eksempel, hvis du må ringe en kontakt om tre dager og ikke vil angi en avtale i Outlook -kalenderen, kan du også overføre kontakten til oppgavelisten.

Hvor mange kontakter er nyttige og mulige i Outlook

I en analog adressebok kan du raskt miste oversikten over kontaktene dine. Hvis adresseboken er sortert etter bokstaver, fylles høyfrekvente tegn som B, S, M eller N raskt opp. Konsekvensen er at nye navn og kontakter ikke kan legges tydelig til og vises i margen. Dette kan ikke skje med en digital adressebok, ettersom utallige oppføringer kan administreres i Microsoft Outlook. Av denne grunn pålegger Microsoft ikke en grense for hvor mange kontakter som kan lagres i Outlook. Noen få hundre eller flere tusen forskjellige kontakter kan lagres i adresseboken med alle detaljer. Hvis du vil administrere mange kontakter, bør du fokusere på å være forsiktig når du oppretter.

Hvis du har et stort antall kontakter, bør du legge til så mange detaljer som mulig for en person. Dette øker sjansene for å finne personen eller selskapet du leter etter når du leter etter kontakter. Dårlig utfylte kontaktdetaljer er kontraproduktive og fører til ekstraarbeid.

Tips: Sørg spesielt for at du skriver inn for- og etternavnet til kontakten din i riktig kolonne. Ellers kan det være en stor utfordring å finne kontakten igjen i et senere søk.

Eksporter eller importer kontakter eller adresseboken

Import eller eksport av individuelle kontakter eller komplette adressebøker, distribusjonslister og kontaktgrupper er lett mulig i Outlook. For eksempel, hvis du får en ny bærbar datamaskin, kan du overføre kontaktene og adressebøkene til en annen PC med bare noen få klikk. Det er også mulig å dele en adressebok med andre mennesker eller kolleger. Her er det viktig å observere autorisasjoner og autorisasjonsnivåer.

I tillegg til å eksportere eller importere Outlook -adressebøker, som du kan gjenkjenne av .pst -filtypen, kan du også sette opp adressebøker fra andre programmer i Outlook. For eksempel kan du enkelt åpne og lese en gammel Windows -postkonto som ble vedlikeholdt under Windows Vista. For å gjøre dette trenger du datafilen fra Windows Mail. Dette leses inn med import- og eksportassistenten for Microsoft Outlook. Veiviseren for import og eksport finner du under Fil> Åpne og eksportere.

Du har da flere alternativer. Åpne eldre Windows Mail -datafiler med det tredje markeringsfeltet "Import / Export.

Slett dupliserte kontakter - slik fungerer det

Etter bruk av Outlook er det normalt at den ene eller den andre kontakten dupliseres i Outlook. Dette kan skje spesielt hvis flere personer redigerer kontaktlisten i Microsoft Exchange. Det er ikke vanskelig å fjerne duplikater fra adresseboken, ettersom Outlook har en omfattende sorteringsfunksjon i kontaktlisten. Hvis du vil finne ut hvilke duplikatkontakter som er tilstede i Outlook, gjør du som følger:

1. I Outlook -kontakter -området, naviger til kategorien Vis.

2. Klikk på den første listeoppføringen "Endre visning."

3. Endre visningen fra "Personer" til "Liste" eller "Telefon".

   

4. Et vindu åpnes der du kan sortere kontaktene dine etter forskjellige kriterier og filtrere ut og slette alle dupliserte kontakter.

5. Om nødvendig kan du eventuelt markere viktige kontakter som du kommuniserer regelmessig med som favoritter i adresseboken.

6. Hvis du vil skrive ut en tilpasset adresseliste, bør du bruke en egendefinert visning med en annen rekkefølge i stedet for standardvisningen. På denne måten kan du sortere alle relevante kontaktfelt individuelt og motta en utskrift med informasjonen som er viktig for deg. I utgangspunktet er det fornuftig å skrive ut flere kontakter og bruke trykte kontaktlister i tillegg til de digitale adresselistene.

7. Du kan slette en kontakt ved å åpne valgmenyen med høyre knapp. I det nederste området av dialogboksen finner du menyelementet "Slett".

   

Videoopplæring: Hvordan opprette og lagre en ny kontakt i Outlook

Opprett nye kontakter profesjonelt

Hvis du vil opprette en ny kontakt, kan du gjøre dette med ett klikk i kontaktområdet i Outlook. Dette fungerer nesten identisk i Outlook som i adresseboken til Windows Vista eller Windows XP. For å gjøre dette, navigerer du først til Ny kontakt i Start -menyen under "Ny".

Etter at du har klikket på "Ny kontakt", åpnes et vindu med forskjellige inndatamuligheter:

Det er fornuftig å fylle inndatamasken og alle alternativer med de viktigste dataene og informasjonen om kontakten. For eksempel, i tillegg til navn og adresse, kan du også skrive inn et nettsted eller en chat -adresse eller opprette flere notater om kontakten i notatfeltet. Dette gir et komplett bilde av en person. Spesielt hvis kontakten er ny og ukjent, er det fornuftig å inkorporere så mange detaljer som mulig. Etter oppføringen lukkes vinduet øverst til høyre ved hjelp av "Lagre og lukk" -knappen. Kontaktoppføringen vises deretter i standard adressebok. Før du legger inn en ny kontakt, kan du angi adresseboken som den skal lagres i. Det er også mulig å flytte en ny kontakt fra standard adressebok til en undermappe eller tilordne den til en kontaktgruppe.

Vedta automatisk e -postadresser som kontakter

I privat eller forretnings-e-post er det vanlig at det kontinuerlig opprettes nye kontakter som du vil overføre til adresseboken. I stedet for møysommelig å overføre kontaktinformasjonen, for eksempel e-postadressen og andre personlige data, kan du automatisk ta i bruk e-postadresser som en ny kontakt i Outlook. Dette skjer automatisk så snart du sender en melding til den nye kontakten eller svarer på en e-post.

Det er også mulig å automatisk skrive inn alle mottakere av en e-post i adresseboken. Dette kan være nyttig og effektivt når du er en del av en melding til flere adressater som du vil kommunisere med senere. Lagring av dem markerer de nye kontaktene som sikre mottakere. I tillegg kan du kategorisere kontaktene i en gruppe slik at du kan skrive til kontaktgruppen senere med ett klikk.

Dupliser kontakter med et tastetrykk

Å kopiere kontakter er også interessant og praktisk. Du kan spare deg selv for mye arbeid med ett trinn. Kopiering av dataposter er effektivt, blant annet hvis du må opprette mange ansatte i et selskap i Outlook, der bare utvidelsen og navnet er forskjellige. Med hurtigtastene Ctrl + C og Ctrl + V, kjent i Windows, kan du enkelt kopiere kontaktene.

Separate faksnumre og e -postadresser

Noen brukere beskriver et problem under Outlook der faksnumre brukes i tillegg til e-postadresser når du klikker på "Til" -feltet i e-postene. Dette er en feil sortering i programvaren som kan ryddes opp med noen få klikk. For å gjøre dette må du forhindre at faksnumrene vises i dialogboksen "Velg navn: Kontakter".

Koble Skype og Outlook via tillegg

Ulike moderne arbeidsmetoder er oppsummert under paraplybegrepet "Nytt arbeid". Fleksibel arbeidstid, digitalisering og effektiv kommunikasjon er en del av New Work. Videosamtaler er et velkjent alternativ som har vært hyppig besøkt, spesielt siden corona-pandemien. De tilbyr muligheten til å komme i kontakt med mennesker hvor som helst i verden til lave kostnader eller gratis og umiddelbart via Skype, Whatsapp eller Zoom.

Skype, som en del av Microsoft -familien, kan enkelt integreres i Outlook. Med Skype er det mulig å planlegge Skype -samtaler eller konferanser i Outlook og tilordne det individuelle Skype -navnet til hver kontakt. Du kan også bruke et tillegg for å koble adresseboken i Outlook og telefonboken i Skype. Dette garanterer at det ikke er oppsigelser i adressene og at det er en enhetlig database.

Oppsummering og konklusjon om Outlook -kontakter

Det er ikke vanskelig å organisere kontakter i Microsoft Outlook. Outlook utfolder sitt fulle potensial når kontakter, e-post, oppgaver og kalenderen brukes som en enhet. Outlook tilbyr blant annet en sofistikert import- og eksportassistent som kan brukes til å importere kontakter fra gamle versjoner eller andre programmer. Det er også mulig å eksportere eller dele kontakter, en adressebok eller kontaktlister med andre interne eller eksterne brukere. Kontakter som har stor betydning kan merkes som favoritter.

På grunn av den brukervennlige menystrukturen er det mulig å opprette en ny kontakt i Outlook uten problemer. Det er viktig å fortsette forsiktig når du oppretter nye adresser og ikke forveksle feltene for fornavn og etternavn, for eksempel. Den automatiske lagringen av kontakter fra innkommende e-post og enkel filtrering av dupliserte kontakter ved hjelp av en omfattende søkefunksjon er også viktig og relevant for praksis. Microsoft Outlook med sin:

• Eldre kontaktområde,
• Mange praktiske alternativer og
• Den strukturerte overflaten

er en garanti for både uerfarne brukere og erfarne brukere for å håndtere kontakter på en meningsfull, langsiktig og profesjonell måte.