Outlook -kontaktgrupper - effektiv kommunikasjon i en gruppe

Slik oppretter du distribusjonslister

Hver dag, i et profesjonelt eller privat miljø, er det behov for å sende e-post til forskjellige typer mennesker eller grupper av mennesker. I mange tilfeller må innholdet i en enkelt melding nå forskjellige mottakere. Uerfarne Outlook -brukere kan jobbe med "kopier og lim inn" for en slik oppgave og sende innholdet i en melding til forskjellige kontakter på denne måten.

Å sende meldinger til flere mottakere med "kopier og lim inn" er høyst den nest beste løsningen. I tillegg til at kopiering og liming av tekster er utsatt for feil, må tidsfaktoren også tas i betraktning. Det bedre alternativet er å opprette en kontaktgruppe eller distribusjonslister i Outlook. Begrepet distribusjonsliste og kontaktgruppe har en tilsvarende betydning. Opp til versjonen av Outlook 2007 ble begrepet "distribusjonsliste" brukt. Fra og med Microsoft Outlook 2010 har distribusjonslisten blitt erstattet av begrepet "kontaktgruppe", som også brukes i den nåværende versjonen av Office Outlook 365. Ved å bruke en distribusjonsliste i Microsoft Outlook kan du legge til en gruppe mottakere i en melding med ett klikk. Å opprette en kontaktgruppe og distribusjonslister i Outlook er ikke vanskelig og sparer mye tid i profesjonell e-postkommunikasjon.

Opprette en Outlook -kontaktgruppe - praktiske tips for omarbeid

For å opprette en ny kontaktgruppe i Microsoft Outlook, bytt først til "Start" -fanen. En ny distribusjonsliste kan deretter opprettes ved hjelp av "Nye elementer" -knappen. I den nåværende versjonen av Outlook er menyelementet "Kontaktgruppe" innarbeidet dypere i menylinjen enn i eldre Outlook -versjoner. Du finner knappen under: "Tilleggselementer> Kontaktgruppe."

Etter å ha klikket på "Kontaktgruppe" -knappen, åpnes et valgvindu der du kan gjøre dine individuelle innstillinger for den nye distribusjonslisten. Bruk tastaturet til å velge hurtigtasten Ctrl + Shift + L.

Du har følgende alternativer og alternativer:

knapp

Uttrykk

Lagre i nærheten

Menyelementet "Lagre og lukk" er avgjørende på slutten av opprettelsen av en ny kontaktgruppe. Du kan bruke knappen til å lagre all informasjon om nye medlemmer og mottakere. Som et resultat er kontaktgruppen tilgjengelig for deg når du sender konvensjonelle e-poster. Viktig: Før du kan sende en melding til en distribusjonsliste i Outlook, må kontaktgruppen lagres. Dette gjøres ved å tildele et unikt navn og bekrefte dette ved å klikke på "Lagre og lukk" -knappen.

Slett gruppe	Sletter distribusjonslisten.
Fremover gruppe	En distribusjonsliste du har opprettet i Microsoft Outlook kan videresendes til andre mennesker. Det er mulig å sende distribusjonslisten i Internett -format som et vCard i filer eller alternativt som en Outlook -kontakt.

Medlemmer og notater

Du kan velge vindusvisning i kategorien "Display". Med knappen "Medlemmer" kan du se informasjonen om alle medlemmene i gruppen. Du kan legge inn kommentarer på distribusjonslisten under Notater.

Legg til medlemmer

Knappen "Legg til medlemmer" kan forstås som hjertet i kontaktgruppen i Microsoft Outlook. Du kan gruppere medlemmer fra: Outlook -kontakter, En adressebok integrert i programvaren eller En ny e -postkontakt legg til i distribusjonslisten.

Fjern medlem	For å fjerne et gruppemedlem fra distribusjonslisten, velg oppføringen og klikk på knappen "Fjern medlem". Oppføringen slettes.
Oppdater nå	Klikk på "Oppdater nå" -knappen for å oppdatere visningen i vinduet. Alle oppføringer blir oppdatert.
Tab "Kommunisere"	I kategorien "Kommuniser" har du muligheten til å velge en kontakt fra distribusjonslisten og skrive en individuell e -post til denne personen. Det er også mulig å opprette en møteforespørsel for en bestemt kontakt.
Tab "Kategorier"	Som med Outlook -kalenderen har du også muligheten til å tilordne elementet til en kategori for distribusjonslister. I tillegg kan du angi at oppfølgingen skal bli minnet om kontaktgruppen på et senere tidspunkt. Du kan også merke distribusjonslisten som "privat".

Oppsummert har du forskjellige alternativer og innstillingsalternativer for å opprette en kontaktgruppe individuelt og tilpasse den til dine egne behov. Hvis du vil tilpasse den opprettede kontaktgruppen på et senere tidspunkt og for eksempel legge til nye medlemmer fra adresseboken, kan du gjøre dette når som helst ved å bruke "Start> Adressebok" -knappen.

Etter at du har valgt riktig adressebok, kan du kjenne igjen distribusjonslisten ved ikonet som viser to stiliserte hoder. Du kan endre spesifikasjonene for distribusjonslisten ved å klikke på "Egenskaper" -knappen. Alle tilpasninger må bekreftes med "OK". Alternativt kan du finne alle personlige distribusjonslister i menylinjen i kategorien "Kontakter" i Microsoft Outlook.

Send en e -post til en kontaktgruppe i fire trinn

Etter at du har opprettet en ny kontaktgruppe, kan du bruke den opprettede distribusjonsgruppen til å skrive til flere mottakere i ett trinn med Outlook. Med 4 enkle trinn kan du sende en ny e -post til distribusjonsgruppen:

1. Åpne en ny e -post ved å klikke på "Start> Ny e -post."

   

2. Det kjente e-postinntastingsvinduet åpnes, som du kan designe og sende en ny e-post med.

   

3. I stedet for å skrive inn en mottakers e-postadresse manuelt, klikker du på "Til" -knappen og søker etter kontaktgruppen du vil ha i adresseboken. Hvis du har sendt en ny melding til en distribusjonsgruppe en gang, er det tilstrekkelig å skrive inn de første bokstavene i navnet på distribusjonslisten i inndatafeltet til "Til" -knappen. Etter noen få tastetrykk vises kontaktgruppen som et forslag og kan velges.

   Som med vanlige e-postmeldinger, når du sender en melding til en kontaktgruppe, kan du også bestemme om de:

   • I "Til" -feltet sendes det i ren tekst til alle mottakerne av kontaktgruppen. I dette tilfellet er e -postadressene til alle medlemmene i distribusjonsgruppen synlige for alle.
   • En kopi bør sendes til alle mottakere fra kontaktgruppen i "Cc" -feltet.
   • Bør overføres usynlig i "Bcc" -feltet. Hvis meldingen sendes til distribusjonslisten via "Bcc", blir ingen e-postadresse videresendt.
   

4. Send meldingen ved å klikke på "OK" -knappen. Det vil bli sendt til alle medlemmer av gruppen i henhold til dine spesifikasjoner.

Å sende en melding via en distribusjonsliste i Outlook ligner på prøvd og testet sending av e-post til forskjellige mottakere. Ved å kombinere mottakerne i en distribusjonsgruppe, kan en melding nå mange adressater i ett trinn. Denne fremgangsmåten er spesielt effektiv når meldinger må sendes til samme gruppe mennesker med jevne mellomrom. For eksempel kan alle ansatte i en avdeling eller alle feltarbeidere i en forretningsenhet grupperes i en kontaktgruppe. Meldinger med samme innhold kan deretter sendes til distribusjonslisten.

Oppsummering og konklusjon: Arbeid med distribusjonslister i Outlook er effektivt og enkelt

Det er fornuftig å opprette kontaktgrupper i Microsoft Outlook hvis en fast gruppe mennesker kontinuerlig mottar e-post med samme innhold. I fagmiljøet er det hensiktsmessig å sette opp en distribusjonsliste for hver avdeling eller en distribusjonsgruppe for alle ansatte i bedriften. Det samme gjelder for klubber eller i privat sektor. Distribusjonslisten opprettes i Outlook på "Start" -fanen ved hjelp av "Nye elementer" -knappen.

I eldre Outlook -versjoner er navnene på knappene og menystrukturen forskjellige. Både kjente og lagrede i adresseboken samt nye e-postadresser kan legges til distribusjonsgruppen.

En eksisterende kontaktgruppe kan tilpasses, overføres til andre mottakere eller slettes med bare noen få klikk. Microsoft Outlook -brukere som profesjonaliserer sin kommunikasjon med kontaktgrupper eller, i eldre versjoner, med distribusjonslister, sparer verdifull tid og minimerer potensialet for feil ved kopiering og liming av e -post.