Lag maler i Outlook og spar mye tid

Ulike trinnvise instruksjoner og tips

Mange aktiviteter i profesjonell eller privat sektor er overflødige. Dette gjelder manuelt arbeid i håndverkssektoren, så vel som oppgaver som utføres på PC -en. En aktivitet som gjentas kontinuerlig er utformingen av en e -post med Microsoft Office. Sitater, følgebrev for en faktura eller private dokumenter inneholder ofte samme eller lignende formulering og er identiske når det gjelder tekst, struktur og formatering.

Av effektivitetshensyn er det fornuftig å automatisere skriving av disse meldingene ved å lage maler i Outlook. Microsoft Office -brukere er spesielt kjent med å jobbe med maler fra Microsoft Word eller PowerPoint -presentasjonsprogrammet. I tekstbehandlingsprogrammet eller i presentasjonsprogramvaren må maler brukes som standard. Spesifikke maler eller maler forenkler forestillingen om presentasjoner eller konstruksjon av forretningsbrev. Du kan fortsette på lignende måte i Microsoft Outlook for å unngå permitteringer ved opprettelse av e -post.

Trinn-for-trinn-instruksjoner: Lag maler i Outlook

Gjør følgende for å lage en mal i Outlook:

1. Åpne en "Ny e-post" i "Start" -fanen i Outlook, og design den individuelt med tekst og andre stilistiske enheter, slik at den kan brukes som en mal. Du har også muligheten til å åpne en ny e -post med tastekombinasjonen CTRL + N.

   

2. Etter at e-posten er opprettet, lagrer du den ved å klikke på "Fil" -fanen i "Lagre som" -menyelementet i stedet for å sende meldingen som vanlig via "Send" -feltet.

   

3. Et vindu åpnes der du kan lagre meldingen. For å lagre e -posten som en mal, er det viktig å velge riktig filtype. Du finner dette når du klikker på dialogboksen under "Filtype". Velg "Outlook -mal" -oppføringen som filtype. En Outlook -mal forkortes alltid med filtypen * .oft. Hvis du har konfigurert Microsoft Word som e -postredigerer, er OFT -formatet (Outlook -mal) ikke tilgjengelig for valg. Som et alternativ kan du lagre e -posten i Outlook -meldingsformat eller fil i HTML -format. I dette tilfellet kan det ikke brukes som en mal i Outlook.

   

4. Med et klikk på "Lagre" lagrer du den nye malen i din personlige malmappe. Du bør velge en passende, forståelig beskrivelse som navnet på malene. Som standard kan den personlige malmappen finnes på følgende sted i Windows: "C: \ brukere \ brukernavn \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Viktig: Hvis opprettede e -poster skal brukes utelukkende til innsending på nytt og ikke lagres som en mal, bruker du sporingsfunksjonen i Microsoft Outlook.

Malen du har opprettet i Outlook er umiddelbart tilgjengelig for bruk.

Lag en ny e -post fra en mal - slik fungerer det

Hvis du vil opprette en ny e-post fra en tidligere opprettet mal, kan du bruke følgende opplegg:

1. I stedet for å åpne en ny e-post ved å bruke "Ny e-post" -knappen, navigerer du til "Nye elementer" -knappen i menyen. Velg Elementer under Elementer: "Tilleggselementer> Velg skjema".

   

2. I det neste vinduet klikker du i "Velg skjema" -feltet i Søk -listen på alternativet "Maler i filsystemet".

   

3. Standard "Maler" -mappe åpnes deretter. I denne mappen finner du Outlook -maler med filtypen *.ofte på samme måte andre Office -maler for Word, Excel eller PowerPoint. Hvis malen din er lagret i en annen mappe, klikker du på "Bla gjennom" og velger malen du ønsker.

   

4. I det siste trinnet velger du malen du vil bruke, og klikker på "Åpne".

Malen din åpnes i e -postredigereren i Outlook. Du kan individualisere dette før du sender det og legge til raske moduler. I tillegg til tekstendringer, bør du angi mottaker (e) i Til, CC eller Bcc -feltene. Det er også viktig å skrive inn et meningsfylt emne og sjekke meldingen for stave- og tegnfeil før du sender. Etter at e-posten din som er opprettet fra malen er fullført, kan den sendes som vanlig.

Outlook-maler trenger vanligvis ikke brukes til e-post. Hvis oppgavene dine inkluderer å sende møteforespørsler med samme eller lignende innhold til tilsvarende mottakere daglig, kan maler også være nyttige og spare tid.

Det er fornuftig å gjøre gjentagende prosesser og bestillinger mer effektive ved å lage maler i Outlook. I stedet for å skrive samme eller lignende tekster flere ganger om dagen, hjelper maler deg med å spare tid og sikre en analogi med e-post. Dette er spesielt nyttig i forretningssammenheng, for eksempel med tilbud til kunder og interesserte.

Oppsummering og konklusjon: Det er effektivt og enkelt å lage og bruke maler i Outlook

For å unngå permitteringer i den daglige arbeidsflyten er det hensiktsmessig å lage maler. I likhet med Microsoft Word eller PowerPoint er dette også mulig i Microsoft Outlook med bare noen få museklikk.

Du kan lagre en mal i standard malmappe på bare noen få trinn. Å designe nye meldinger fra maler gjøres også med bare noen få klikk. Denne prosedyren garanterer tidsbesparelser, samsvar med å svare på henvendelser og reduserer feil ved opprettelse av e -post. Outlook -maler kan også brukes til møteforespørsler eller avtaler. Brukere som bruker maler spesielt er mer effektive og bruker funksjonene i Outlook profesjonelt.