Tips og instruksjoner for bruk av Outlooks søkefunksjon
Hvis du bruker Microsoft Outlook intensivt, kommer utallige e-poster sammen over uker, måneder eller år og lagres i forskjellige mapper og undermapper i programmet. Med denne flommen av data kan det skje at du mister oversikten over ting. I et slikt tilfelle synker viktige dokumenter og informasjon ned i dypet på harddisken og kan ikke bli funnet igjen.
Microsoft Outlook har en omfattende søkefunksjon slik at dette ikke skjer, og til tross for det omfattende datamaterialet kan all informasjon nås og sees med bare noen få klikk. Dette gjør det lettere for brukerne å søke effektivt og spesifikt etter e -post og innholdet deres.
Bruk Outlooks umiddelbare søk
En viktig funksjon for å søke etter individuelle nøkkelord eller e-postmeldinger er øyeblikkelig søk i Outlook. I den nåværende versjonen av Outlook2022-2023 eller Outlook 365 vises dette alltid i den øvre funksjonslinjen.
Produsenten Microsoft forbedret søkefunksjonen i Outlook våren 2022-2023 med en funksjonsoppdatering og innlemmet mange nye alternativer.
I tillegg til den nye globale posisjonen på den øverste verktøylinjen, foreslår Outlook deg:
- Søketermer før,
- Viser toppresultater og
- Tilbyr forskjellige filteralternativer.
De viktigste nye funksjonene i søkefunksjonen i Outlook:
|
Foreslåtte søk |
Mens du skriver inn et søkeord i søkefeltet, gir Outlook forslag til passende søkeord |
|
Toppresultater |
De viktigste søkeresultatene er sortert og vist øverst. Denne funksjonen gjør søket mer effektivt og raskere |
|
Nylig brukte søkeord |
Med denne funksjonen kan du vise og bruke dine tidligere søkeparametere med ett klikk |
Du kan hente øyeblikkelig søk med tastekombinasjonen CTRL + E eller bruke det globale søkefeltet til å angi ønskede søkeparametere:
I eldre Outlook -versjoner var det nødvendig å utvide mappeområdet med innstillingen "Kompakt navigasjon". Dette fungerer fint med "Minimer / utvid" -knappen.
Etter at du har ringt opp søket med CTRL + E eller via søkefeltet, har du forskjellige alternativer for å søke etter filer, mapper eller spesifikke søkeord.
Velg forskjellige kilder du vil søke etter - slik fungerer det
Søket er forhåndsinnstilt i den gjeldende postboksen, for eksempel Exchange -kontoen din. Alternativt kan du angi at Outlook ikke bare lagrer søkeordet i den gjeldende postboksen, men heller:
- I gjeldende mappe,
- I en underordnet postboks,
- I alle postkasser eller
- I alle Outlook -elementer, for eksempel også i kalenderen
søker.
Etter at øyeblikkelig søk er aktivert, åpnes en ny fane i Microsoft Outlook. I kategorien "Søk" har du flere brukervennlige alternativer tilgjengelig for å begrense søket etter et dokument eller et bestemt begrep.
Eksempel: Hvis du leter etter en e-postmelding som du har merket som VIKTIG og som hadde ett eller flere vedlegg og er i den nåværende postboksen, trenger du ikke la Outlook søke globalt i alle meldinger, kalenderoppføringer og oppgaver. Ved å skrive inn søkekriteriene søker Outlook etter ønsket e-post mer effektivt og raskt.
Det er tilstrekkelig å merke de relevante parameterne. Disse vises deretter med en mørk bakgrunn og vises i tekst i søkefeltet. Under fanen kan du se alle meldingene som er relevante for de valgte innstillingene, og du vil raskt finne det du leter etter.
Bruk søkeverktøyene for grundige søk
Leter du etter en bestemt melding og finner den ikke med en gang, til tross for Outlooks profesjonelle søkefunksjon? I dette tilfellet kan det være nyttig å inkludere søkeverktøyene i "Søk" -fanen.
Der finner du forskjellige andre alternativer for å søke etter søkeord eller nyheter og for å begrense søket.
Med det avanserte søket kan du for eksempel angi feltene der et søkeord skal spørres. Du kan også angi hvem som var mottakeren eller avsenderen av meldingen. Du får også tilgang til Outlook -alternativene og kan gjøre grunnleggende endringer i måten du søker på i dette menyområdet.
Tips: Ved å bruke "Start" -fanen og "Søk" -menyen kan du enkelt lete etter kontakter i adresseboken din uten å forlate konseptområdet for e-post. For å gjøre dette, skriv inn det relevante søkeordet i søkefeltet "Søk etter mennesker".
Sammendrag: Søkefunksjonen i Outlook er effektiv og målrettet
Søkefunksjonen i Microsoft Outlook gir deg et bredt spekter av alternativer for å søke etter mapper, e-post eller individuelle søkeord i postkassen. Den enkleste måten å åpne søket på er å bruke tastekombinasjonen CTRL + E. Avhengig av dine behov gir søkefunksjonen deg muligheten til å søke i detalj etter søkeord og e -post og angi adressater eller bestemte tidsperioder.
