God datahåndtering: oppgaver, verktøy og et konsept

Dette er de fire typer data du absolutt bør vite

Spørsmålet om korrekt datahåndtering blir stadig viktigere for selskaper. Tross alt blir store datamengder behandlet i selskaper hver dag, og å gjøre dem tilgjengelige på den ene siden og beskytte dem på den andre er bare en del av datahåndtering.

Hva inkluderer datahåndtering? en definisjon

Datahåndtering refererer til innsamling, bruk og lagring av data under hensyntagen til noen få parametere. Dataene skal administreres billig, sikkert og effektivt. Datahåndtering bør gjøre det mulig for ansatte i selskaper og andre organisasjoner å bruke data for å oppnå mål, ta beslutninger, iverksette tiltak og derved øke verdien av selskapet. Denne bruken av data må skje under visse spesifikasjoner og alltid være optimalisert.

I denne sammenhengen er datahåndtering og prosessstyring tett sammenvevd. Tross alt, i mange selskaper er data det som utgjør et selskaps eiendel. Tilsvarende prosesser er avgjørende for å beskytte denne verdien effektivt, men også for å skape nye verdier og for å få tilgang til eksisterende data uten problemer.

For ansvarlig og effektiv datahåndtering trenger bedrifter et konsept som omfatter alle aspekter:

• Samle data
• lagre data
• behandle data
• Arkiver data
• slette data

I beste fall tar dette konseptet hensyn til både selskapets krav til datahåndtering og sikkerhet og beskyttelse av data.

Det er 4 forskjellige typer data

For å ta en helhetlig tilnærming til datahåndtering, er det viktig at du forstår de forskjellige datatypene. Tross alt vil for eksempel personopplysninger som navn og adresser på ansatte bli behandlet annerledes enn data du publiserer på bedriftens nettsted på en måte som er leselig for alle.

Personlig informasjon

Alle data knyttet til spesifikke personer som navn, adresser eller bankinformasjon til ansatte er personopplysninger. Måledata og kundedata som blir samlet teller imidlertid også som personopplysninger. Alle data knyttet til våre egne ansatte og kunder samt andre tredjeparter regnes som personopplysninger. Disse må beskyttes spesielt.

Følsomme selskapsdata

Alle data knyttet til bedriftshemmeligheter, for eksempel skatte- og regnskapsdokumenter, er sensitive selskapsdata. Dataene som genereres i løpet av prosjekter, for eksempel beregninger, oppskrifter, forskningsdata og teknisk kunnskap, er også klassifisert som sensitiv informasjon. Interne prosedyrer eller prosesser, kundelister og bedriftsstrategier teller også på dette området. Her er det viktig å tydelig definere hvilken informasjon som må beskyttes og hvilken ikke, som en del av datahåndtering. Vanligvis får selskaper nye ansatte til å signere en konfidensialitetsavtale når de slutter seg til selskapet, som de forplikter seg til ikke å utlevere sensitive virksomhetsdata til for tredjeparter.

Sekundære data

Sekundære data stammer fra videre behandlede primære data. De refererer til alle data som er opprettet for et annet formål og som også forekommer som en del av et tiltak. Hvis for eksempel nummerskiltene til ansatte eller kunder kan sees på bilder som er tatt og publisert av selskapets egne lokaler, er dette sekundære data. Selv om det for eksempel er foretatt en undersøkelse, kan det oppstå sekundære data. Det faktiske spørreskjemaet er primærdata, og resultatene, som er oppsummert fra disse primære dataene og ikke lenger lar noen konklusjoner trekkes om respondentene, er deretter sekundære data.

Offentlig tilgjengelige data

Hvis data deles med publikum på eget selskapets nettsted eller i trykte dokumenter, må disse oppfylle visse krav. For eksempel kan ingen opphavsrett eller varemerkerettigheter krenkes av for eksempel andre merker enn dine egne kan sees på et bilde. Dine egne logoer og slagord bør beskyttes mot tyveri av andre, for eksempel ved å registrere dem som et ord eller figurmerke.

Datahåndtering: Det er disse oppgavene

Det er forskjellige oppgaver involvert i håndtering av data.

• Datainnsamling Med tanke på dataøkonomi, det vil si at bare så mye data som virkelig trengs kan samles inn. I General Data Protection Regulation (GDPR) er denne sparsomhetsplikten fastsatt.
• Sørg for datakvalitetved å jobbe forsiktig når du legger inn data.
• Bruk av data gjøre det gjennomsiktig.
• Unngå dataoverføringer, hvis mulig. Jo mer data som flyttes fra A til B, desto mer sårbar blir du for sikkerhetsbrudd eller datatap.
• Gjør datakilder lett tilgjengelige.
• Lagre data sikkert, for eksempel i skyen eller i databaseprogramvaren for dette formålet.
• Sikre data og lag regelmessig sikkerhetskopier, for eksempel i skyen eller på eksterne lagringsmedier.
• Beskytt filsystemer og hele IT, fra hackerangrep eller skadelig programvare. Dette er mulig med brannmurer og oppdatert virusbeskyttelse.
• Intern databeskyttelse ved å tildele rettigheter innen datasystemer. Tross alt må ansattes data for eksempel også beskyttes mot andre ansatte.
• Beskytt maskinvare, mot brann, vannskade eller overspenning.
• Kommunisere kompetanse i håndtering av datafor å unngå feil bruk.
• Sjekk datakvaliteten, helst i en fast regularitet.
• Arkivering av datafor å holde datavolumet på systemene og enhetene som er i bruk så lite som mulig. For eksempel må data også lagres for skattekontoret i visse tidsperioder, uavhengig av om de fortsatt er nødvendige for dagens forretningsdrift.
• Slett data permanentfor å skape plass på den ene siden og for å kvitte seg med databeskyttelsesansvar på den andre. Det bør sjekkes nøye på forhånd om dataene som skal slettes virkelig kan slettes permanent, eller om det kanskje ikke er nødvendig andre steder tross alt. Slette er ikke det samme som å slette, så data på noen harddisker blir rett og slett overskrevet. For å virkelig fjerne dem, bør du jobbe med passende programmer som CCleaner.
• Observer rettssikkerhet og gjennom en regelmessig analyse av dine egne data følge vanlige lover.
• Innsikt gjennomsiktig lage og dele med andre.

Utfordringer og mål i datahåndtering

Utfordringen med datahåndtering er at alle disse oppgavene henger sammen og utformes så effektivt og praktisk som mulig. Hver ansatt bør ha tilgang til dataene de trenger uten å forsømme databeskyttelse. En såkalt retningslinje for datastyring kan være nyttig for selskaper. Dette definerer hvordan data håndteres i selskapet.

Spesielle utfordringer i datahåndtering oppstår blant annet fra disse aspektene:

• stadig økende datamengde (big data)
• flere og flere perfide angrep på datasikkerhet fra hackere
• Stadig endring av lovkrav, noe som betyr at selskaper alltid må være oppdaterte

Endringer i en organisasjon kompliserer også håndteringen av data. Siden temaet datahåndtering blir mer og mer viktig i mange selskaper, er det nå til og med faste stillinger, såkalte datahåndtere, som utelukkende omhandler dette emnet.

Datahåndtering: 4 mulige programvareløsninger

Det finnes forskjellige alternativer og mange ferdige programvareløsninger for datahåndtering i selskaper:

Innholdshåndteringssystemer	CMS er systemer der innhold og informasjon er samlet. Databaser kan også integreres i innholdshåndteringssystemer.
Master data management	Hoveddatastyring betyr den sentrale administrasjonen av stamdata, det vil si kjernedataene til en organisasjon. Enten det er ansattdata eller kundedata - de faller alle inn under stamdataene og krever spesiell beskyttelse.
Enterprise Resource Planning Systems	Med slik helhetlig programvare kan alle ressurser i en organisasjon registreres. Arbeidsutstyr, materialer, månedlige utgif.webpter for ansatte og mye mer kan kartlegges over det.
Dokumenthåndteringssystemer	Slike systemer kan brukes til å lagre, sortere, administrere og arkivere dokumenter. For eksempel er ecoDMS egnet for små bedrifter og enkeltpersonforetak.

Tallrike verktøy og programmer for håndtering av data tilbys av Google, Oracle, SAP og mange andre store selskaper.

Datahåndtering for privatpersoner

For frilansere, enkeltpersonforetak og små oppstart er temaet datahåndtering også relevant fra dag én, og de bør se seg om etter den tilsvarende programvaren på et tidlig tidspunkt.

Temaet datahåndtering er også relevant som privatperson, om enn på et mindre nivå. På en hjemmemaskin, smarttelefon og nettbrett er det en stor mengde data som må sorteres, administreres og sikkerhetskopieres.

Nyttige verktøy for datahåndtering

Du kan administrere data med de riktige verktøyene - det er riktig programvare for alle formål:

• Med Order In my Folder kan du sortere og administrere filer på Windows -datamaskinen.
• DirPrintOK skriver ut mappen og filoversiktene som en liste.
• Med VisiPics kan du finne dupliserte bilder på harddisken og slette unødvendige bilder for å få plass til nye data.
• DupeGuru hjelper deg med å finne dupliserte filer. Du kan sortere etter forskjellige typer filer som musikk, bilder og mer.
• Lås opp blokkerte filer med Unlocker.
• Med Jajuk -programvaren kan du importere musikksamlingen din og deretter sortere den.
• Terminplaner.net er et enkelt verktøy for å administrere filene dine.
• Ant Movie Catalog hjelper katalogisere videoer, DVDer og Blu-stråler.
• Filbehandleren Double Commander er godt egnet til å kopiere og flytte filer for å skape orden på datamaskinen. Du kan også bruke dette programmet til å gi nytt navn til filer.
• Dircomp lar deg sammenligne komplette mapper med hverandre for å holde datalageret konsistent.
• Med nedlastingen "Slett tomme mapper raskt" kan du enkelt slette tomme mapper i Outlook.
• Folder Ax lar deg dele mapper som inneholder store mengder filer i to eller flere mapper.
• Toucan -verktøyet har bare én funksjon: kopier filer komfortabelt og sikkert. Den gjør denne jobben tilfredsstillende.
• Du kan lese opp lydbøker med CDex eller EasyTag og lagre dem på harddisken.
• Med IsoBuster kan du lese opp bildefiler.

Tips og triks for god datahåndtering

God datahåndtering starter med de riktige verktøyene, men det krever mye mer. Hvis du følger noen få regler, vil du forlenge livssyklusen til dataene dine og spare kaos i systemet ditt:

• Hold datakvaliteten høy fra starten. Ikke legg inn feil, ufullstendig, dårlig strukturert eller unødvendig data i utgangspunktet. Unngå duplisering.
• Vær oppmerksom på gjeldende lov om databeskyttelse for å unngå problemer.
• Ta sikkerhetskopi av dataene dine slik at du alltid kan falle tilbake på en sikkerhetskopi.
• Gjør bruk av data gjennomsiktig.
• Det er best å sette dataene dine der de har sin endelige destinasjon.
• Standardiser stavemåter og oversettelser.
• Automatiser prosesser som å lage sikkerhetskopier.
• Forenkle prosesser.
• Nettverksløsninger effektivt og kombiner forskjellige metoder for å kartlegge den mest omfattende datahåndteringen som er mulig.
• Dataintegrasjon og sammenslåing av forskjellig informasjon til en enhetlig struktur gir også mening.

Konklusjon: datahåndtering krever strukturerte prosedyrer

Datahåndtering er et komplekst felt med mange forskjellige krav. Det er forskjellige typer data, og hver enkelt må behandles annerledes. For eksempel, mens personopplysninger er underlagt spesiell beskyttelse, blir andre data bevisst gjort tilgjengelig for allmennheten. Datahåndtering utgjør mange utfordringer med å administrere, sikkerhetskopiere og arkivere informasjon. Bedrifter er bortskjemt med valg fra ulike programvareløsninger. Privatpersoner må også forholde seg til temaet datahåndtering. Mange små verktøy hjelper til med dette og gjør det lettere å håndtere den stadig voksende datamengden.