Det er praktisk å administrere adresselister på datamaskinen. Noen ganger er det imidlertid også fordelaktig å ha en trykt adressebok for hånden. De forskjellige tilnærmingene trenger ikke å være gjensidig utelukkende.
Bare bruk Word for å sette adressene dine på papir - uansett om du har lagret dem i Outlook, Excel eller en annen datakilde.
Alt du trenger å gjøre er å bruke sammenslåingsfunksjonen og kompilere en "katalog" eller en "katalog". Siden kommandoene for sammenslåing av e -post for hver versjon av Word er veldig forskjellige, er her bare de grunnleggende prosedyrene:
- Opprett et nytt Word -dokument og start funksjonen for sammenslåing av e -post:
I Word 2010, 2007 ved STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIE PRINTING,
i Word 2003, 2002 / XP via EKSTRA-BREV OG POST-SERIELLE BREVOPRETNINGER eller SERIAL PRINT ASSISTANT
eller i Word 2000 med EXTRAS SERIES PRINT. - Det er nå viktig at du erklærer det gjeldende dokumentet som en "katalog" eller "katalog":
I Word 2010, 2007 velger du DIRECTORY -alternativet i menyen på START CONTINUOUS PRINT -knappen,
i Word 2003, 2002 / XP aktiverer du DIRECTORY -alternativet i oppgaveområdet SERIES PRINT
og i Word 2000 velger du OPPRETT KATALOG i behandlingsprogrammet for sammenslåing. - Fortsett deretter som med et vanlig e -postflettingsdokument ved å koble til en datakilde (Excel -fil, Outlook -adressebok, etc.) og deretter sette inn e -postflettingsfeltene som vil utgjøre oppføringene for den trykte adresseboken.
Det spesielle med en katalog / katalog er at Word ikke starter en ny side for hver post i datakilden. I stedet sendes alle dataposter direkte under hverandre - akkurat det som er for din trykte adressebok. Men husk dette når du arrangerer feltene for sammenslåing av e -post i Word -dokumentet.
Du bør også legge til et tomt avsnitt under det siste sammenslåingsfeltet slik at det er mellomrom mellom hver post.
Det er også nyttig å sortere postene etter etternavn:
I Word 2010, 2007 velger du MAILINGS-CONTINUOUS PRINTING-EDIT RECEIVER LIST og klikker på SORT i dialogboksen som vises. Du kan deretter velge navnefeltet som det første sorteringskriteriet.
I Word 2003, 2002 / XP går du til “Trinn 5 av 6” i oppgavelinjen for fletting av e -post, der du klikker på REDIGER MOTTakerLISTE. Klikk deretter på kolonneoverskriften til navnefeltet du vil sortere etter.
I Word 2000 åpner du SERIES PRINT MANAGER for sortering ved å klikke knappen FORespørgselsalternativer. I den neste dialogboksen bytter du til kategorien SORT RECORDS for å angi det riktige navnefeltet som sorteringsnøkkel. (pbk)
