Skann dokumenter: instruksjoner og gratis programmer

Innholdsfortegnelse:

Anonim

Nå enkelt målet ditt med disse trinnvise instruksjonene

Hvis du har papirdokumenter hjemme som du vil sikre digitalt, kan du skanne dem. Selv på mange kontorer er det fortsatt gamle filer og dokumenter som må overføres til den digitale verden. Med en skanner er det enkelt å lage digitale bilder av analoge dokumenter. Selv bilder eller lysbilder kan skannes og arkivering er ikke bare gjort i esker og fotoalbum i kjelleren. Skanning skaper en 2D -utskrift av det analoge dokumentet, som deretter kan redigeres på datamaskinen etter behov.

Skanning av dokumenter: det er derfor det er fornuftig

Når du skanner et dokument, oppretter det en digital versjon av det som du kan lagre på datamaskinen. Takket være en skanning kan du:

  • å rygge
  • Sorter etter
  • å redigere
  • duplisere
  • sende

Filen som er opprettet av det skannede dokumentet, gjengir først informasjonen i originaldokumentet. Du kan deretter redigere filen som du vil med riktig skanneprogramvare. Enten fargejusteringer eller sammenslåing av forskjellige skanninger - du bestemmer om og hvordan du vil endre skanningen.

Skanner: Du kan velge mellom disse 2 variantene

For å skanne dokumenter trenger du en skanner. Det er to varianter du kan velge mellom:

  • Med en flatbrettskanner har du en kompakt enhet som du kan skanne DIN A4 -formater og mindre dokumentstørrelser med.
  • Med en multifunksjonsenhet kan du ikke bare skanne, men også skrive ut og kopiere. Tidligere hadde mange multifunksjonelle enheter også en faksfunksjon integrert, i dag er det mer som WLAN eller Bluetooth som er innebygd i enhetene.

Multifunksjonelle enheter er betydelig større enn flatskannere og brukes derfor oftere på kontorer eller arbeidsmiljøer. Hvis du har en flerfunksjonsenhet, og hvis du skanner og skriver ut ofte, er det best å kjøpe en med en dokumentmater, slik at du ikke trenger å legge hvert ark individuelt.

Skanning av dokumenter: Slik fungerer det

For å skanne dokumenter trenger du en datamaskin og en skanner.

Koble skanneren til datamaskinen.

Legg deretter dokumentet med siden som skal skannes vendt ned på glassplaten til den påslåtte skanneren.

Trykk deretter på "Scan" -knappen, og du vil se bildet av dokumentet som vises på dataskjermen etter noen sekunder med ett klikk.

Lagre dokumentet når du er fornøyd med det.

Hvis du vil endre noe, kan du gjenta skanningen etter at du har justert innstillingene.

Etter skanning, rediger dokumentet slik du vil ved hjelp av valgt programvare. For eksempel, hvis du skannet det på skrå, kan du rette det ut med et program som Scantailor.

Lagre den så snart du er ferdig med å redigere den.

Med riktig programvare, for eksempel iCopy, kan du også skrive ut skanningene dine direkte hvis du har en skriver koblet til PCen. Med e-postprogrammer som Microsoft Outlook, Thunderbird eller Windows Mail er det mulig å sende skanninger direkte som e-post. Du kan digitalisere og dele papirdokumenter umiddelbart. Forresten, Microsoft Outlook leveringsomfang inkluderer også ScanPST - du kan bruke dette programmet til å reparere din personlige mappe i Outlook.

Tips

Sørg for å sette skanneren til riktig oppløsning før du skanner. Ellers kan tekstelementer virke uskarpe. Velg en oppløsning på 300 dpi for svart -hvite tekstdokumenter. Hvis du har å gjøre med tekst på farget papir, kan du også justere lysstyrken på skanningen oppover - med 10 prosent.

Jo flere farger og grafikk du skanner, desto større blir filen til slutt. Hvis du vil spare lagringsplass og øke hastigheten på skanningen, kan du sette fargeinnstillingene for skanning til svart -hvitt hvis fargene ikke er så viktige for det digitale dokumentet.

Du trenger ikke å laste ned ekstra programvare fra Internett for å skanne. Du trenger dette bare hvis du vil redigere det digitale dokumentet senere. De fleste skannere kommer med tilhørende programvare som du kan bruke til å skanne og gjøre grunnleggende innstillinger. I Windows 10 trenger du ingen programvare for å skanne.

Skanner i Windows 10

  1. Installer skanneren før du starter.

  2. Åpne startmenyen nederst til venstre, og skriv deretter inn "Windows Fax and Scan" i søkefunksjonen.

  3. Klikk på programmet og gå til "Ny skanning".

  4. Under "Forhåndsvisning" kan du justere området du vil skanne etter ønske.

  5. Nå kan du velge formatet du vil lagre skanningen i. Det er også mulig å lagre skanningen som en PDF -fil.

  6. Etter skanningen finner du de skannede dokumentene i mappen "Dokumenter" -> "Skannede dokumenter"

  7. Du har også muligheten til å videresende filen til andre personer som e -post eller faks under skanningen.

Lagre skanningene dine i dette formatet

Som regel lagres skanninger i JPEG.webp- eller JPG.webp -format (Joint Photographic Experts Group). JPEG.webp -formatet er det mest populære formatet for lagring av bildefiler fordi en skanning ikke er mer enn en bildefil. JPEG.webp fungerer pikselbasert og både kompatibilitet og brukervennlighet er høy. Nesten alle programmer kan også åpne JPEG.webp -formatet eller konvertere andre filformater til JPEG.webp. Når du skanner, kan det imidlertid være et lite kvalitetstap hvis dokumentet deretter lagres som en JPEG.webp. Ved alvorlige abnormiteter kan dette imidlertid vanligvis kompenseres for og omarbeides med programvare.

Andre formater er PNG- og TIFF -formatene. PNG er spesielt egnet når bildefiler skal komprimeres. Med TIFF kan filer konverteres uten at kvaliteten forringes. Filer i Tiff-format kan også etterbehandles spesielt godt med grafikkprogramvare.

Lagre skanninger som PDF med Adobe Acrobat

For å lagre en skanning som en PDF, kreves tekstgjenkjenning, også kjent som OCR (Optical Character Recognition). Denne optiske tegngjenkjenningen gjør det også mulig å søke etter bilder eller grafikk etter tekstelementer slik at de konverteres og konverteres til redigerbare og søkbare filer. Bildefiler i JPEG.webp -format er for eksempel ikke under Windows 10 du kan velge å lagre skanningen som en PDF direkte når du oppretter skanningen. Hvis du bruker Adobe Acrobat -programmet, kan du lagre de skannede filene direkte som en PDF -fil. Du kan deretter enten skanne papirdokumentet med automatisk fargegjenkjenning og lagre det som en PDF, eller du kan sette dine egne personlige spesifikasjoner under "Brukerdefinert skanning".

Du kan velge mellom disse standardene:

  • Automatisk deteksjon av fargemodus
  • Fargedokument
  • Svart -hvitt dokument
  • Gråtonedokument
  • Fargebilde

Du kan også velge om du vil skanne flere filer som en PDF -fil samtidig. Du kan deretter optimalisere de skannede PDF -filene. Dessverre er Adobe Acrobat ikke gratis hvis du vil bruke det på lang sikt - en prøveversjon er gratis tilgjengelig.

Topp 5: Disse gratis skanne- og utskriftsprogrammene anbefales

ABBYY Fine Reader

Med FineReader kan du skanne, redigere skanninger og konvertere skanninger til PDF -dokumenter. Du kan kommentere dokumentene og dele dem med andre, mens du holder oversikt over endringene som er gjort i filen. Skanningene dine kan også konverteres til Excel- eller Word -filer.

Readiris Pro

Readiris Pro -programvaren er kompatibel med Windows 7,8 og 10. Du kan konvertere skanningene dine til PDF, eBook -format ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF og mye mer. Du trenger ikke å begrense deg til rent tekstbaserte dokumenter. Programvaren kan også lese tekstelementene fra bilder og trekke ut bare disse. Hvis du lagrer skanningene dine som PDF med Readiris Pro, kan du også bruke programvaren til senere å slå sammen, komprimere og organisere PDF -filene dine.

PaperScan

Med PaperScan kan du skanne dokumenter, tegninger og bilder. Du kan rotere, flytte, speile eller fjerne skanningene som du ønsker. Reparasjoner av filene kan også utføres med et tastetrykk, for eksempel justering av sprekker eller hull på den analoge malen. Du kan også justere farger som du vil, og dokumentet kan også konverteres til gråtoner eller svart -hvitt. Du kan også velge mellom mange filtre. Følgende formater kan velges:

  • PDF
  • JPG.webp
  • PNG
  • TIF
  • WEBP
  • JP2
  • JB2
NAPS 2

NAPS 2 står for “Not Another PDF Scanner” og er et ukomplisert verktøy for å skanne dokumenter og bilder. Skanneren trenger ikke å installeres separat via en driver, men blir automatisk gjenkjent av programmet. Du kan redigere skanningene dine før skanningen, for eksempel ved å spesifisere bildedelen. Takket være automatisk tekstgjenkjenning kan du raskt kopiere tekst ut av dokumenter. Du kan lagre skanningene dine i vanlige JPG.webp, PNG, TIFF og selvfølgelig PDF -formater.

VueScan Free Edition

Over 1850 skannere støttes av VueScan Free Edition. Med gratis programvare kan du ikke bare skanne dokumenter, men også bilder og filmer. Du kan velge mellom forskjellige kvalitetsnivåer for å digitalisere malene dine best mulig. Du kan også beskjære skanningene dine på forhånd, justere farger og velge forskjellige filteralternativer.

Tips:

Dokumenter kan også skannes med en smarttelefon. Med apper som Adobe Scan eller CamScanner kan du enkelt ta bilder av dokumenter ved hjelp av kameraet på smarttelefonen. Adobe Scan muliggjør til og med tekstgjenkjenning med OCR. Etter skanneprosessen kan du lagre bildet på smarttelefonen, sende det eller laste det inn i en sky.

Konklusjon: skann dokumenter og rediger dem etter eget ønske

Hvis du vil digitalisere papirdokumenter, kan du ikke unngå å skanne dem. Dette kan gjøres ved hjelp av en smarttelefon, men en skanner er bedre og har flere alternativer. Avhengig av hvor mye du skanner, skriver ut og kopierer, kjøper du enten bare en flatskanner eller en multifunksjonell enhet. Med Windows 10 trenger du ikke lenger ekstra programvare for å skanne dokumentene dine. Hvis du vil redigere, konvertere, klippe eller slå sammen skanningene dine, trenger du et ekstra program som VueScan eller Readiris Pro. Avhengig av operativsystem kan du også trenge ekstra programvare for å konvertere skanningene til en PDF -fil. Sørg for at dette også inkluderer optisk tekstgjenkjenning (OCR) slik at skanningene dine er redigerbare og søkbare.