Hvordan finne telefonnumre og skrive ut telefonlister
Slik søker du spesifikt etter telefonnumre i Outlook
Hvis du ser nummeret til den som ringer på displayet på telefonen, og hvis du vil bruke Outlook -søket til å finne ut hvilken kontakt det er snakk om, kan det oppstå problemer, spesielt i eldre Outlook -versjoner. For eksempel beskriver brukerne at navnet under Outlook 2003 ikke vises når du søker, selv om det er i adresseboken med det eksakte nummeret. Outlook 2003 kan ikke søke i telefonnumre i standardsøket. For å kunne spore kontakten må du bytte til det avanserte søket.
Søk etter telefonnumre i Outlook - trinn for trinn
Bytt til kontaktmappen - den raskeste måten er med CTRL + 3.
Trykk deretter CTRL + SKIFT + F for å åpne Avansert søk. Eller ring kommandoen "Verktøy, Finn, Avansert søk".
I feltet In velger du Bare telefonnummerfelt.
Enten skriver du begynnelsen på telefonnummeret eller begrenser deg til de siste tre til fire sifrene (i riktig rekkefølge).
Klikk på "Start søk".
Outlook viser deretter alle kontakter som inneholder den angitte nummersekvensen.
Hvis du ofte søker etter telefonnumre, anbefales det å lagre den utvidede søkemasken med valget: "I: Bare i telefonnummerfelt" på skrivebordet i Windows. I dette tilfellet kan du starte søket ved å dobbeltklikke på ikonet på skrivebordet. Dette fungerer også pålitelig når Outlook ikke kjører. På denne måten kan du raskt identifisere innringere. Du lagrer søkeinndataene ved hjelp av kommandoen "File, Save As" i dialogboksen "Advanced Search".
Fra og med Outlook 2007 kan du bruke den vanlige søkefunksjonen kalt Hurtigsøk for å finne telefonnumre. I praksis betyr dette at du kan spare deg selv for å bytte til det avanserte søket.
Identifiser telefonnumre i det raske søket
I det første trinnet åpner du kontaktmappen.
Skriv deretter inn nummeret i søkefeltet ("Søk i kontakter"). Når du skriver, viser Outlook alle kontakter som inneholder nummeret du nettopp skrev inn (enten som et telefonnummer eller i et annet felt).
Hvordan skrive ut en telefonliste over alle eller utvalgte kontakter
På grunn av digitaliseringen er de fleste vant til å få tilgang til e-post og kontaktlister når som helst via en mobil enhet. Til tross for omfattende nettverksdekning og moderne endeenheter, kan det være fornuftig å ikke stole helt på mobiltelefonen eller PCen. Erfaring har vist at under viktige forretningsmøter eller forretningsreiser er det en fordel å ha en trykt versjon av telefonlisten for hånden i tillegg til de digitale kontaktene.
Adresseboken fra Windows Vista, Windows 7 eller Windows 10 og Outlook -adresseboken kan brukes til dette formålet. I alle programmer finner du forhåndsdefinerte formater der bare telefonnumrene til alle eller utvalgte kontakter skrives ut spesielt.
Skriv ut telefonlisten i Windows Vista
-
Med musen mens du holder inne CTRL- eller SKIFT -tasten, velger du de ønskede kontaktene hvis telefonnumre skal skrives ut i listen. Hvis du vil skrive ut en telefonliste med alle kontakter, merker du den med CTRL + A.
-
Høyreklikk på en av de markerte kontaktene og påkall kommandoen "Skriv ut".
-
Sørg for at "Utskriftsområde: Valg" er slått på.
-
Velg "Telefonliste" som utskriftsformat.
-
Velg skriveren og konfigurer utskriftsinnstillingene.
-
Klikk på "Skriv ut" for å starte utskriften.
Hvordan skrive ut en kompakt telefonliste i Outlook
Tabellformatet som er angitt i Outlook for å skrive ut kontakter, er ikke alltid effektivt og nyttig. I tillegg til navnet på kontakten (i to eksemplarer), inneholder den også navnet på selskapet hans, stillingen og avdelingen. Av denne grunn er det nødvendig med andre løsninger.
Hvis du bare vil skrive ut en telefonliste, må du definere din egen visning. Fortsett på samme måte hvis du vil skrive ut tabeller med andre felt. De individuelle innstillingene ved siden av deg i kontaktområdet under "Vis> Vis innstillinger".
Deretter åpnes en oversiktlig meny, som du individuelt kan kontrollere hvilke data, kolonner og kontaktinformasjon du vil skrive ut. I "Kolonner" -området kan du fjerne alle irrelevante kolonner fra telefonlisten.
For eksempel, hvis du bare vil sortere telefonnumrene, definerer du først kolonnene som er relevante for deg, og deretter sorterer du telefonnumrene i neste trinn.
Du kan definere ytterligere innstillinger, for eksempel spesielle fonter eller tabellformatet, og bekrefte den nye telefonlisten med "OK". I likhet med Microsoft Excel kan du bruke den avanserte visningsinnstillingen til å sortere og tydelig ordne alle kontaktdata på en profesjonell og effektiv måte.
I det siste trinnet kan du lagre visningen som en bestemt liste og bruke den igjen senere.
På slutten av prosessen kan du få listen skrevet ut. Sørg for at du bruker tabellformatet slik at den nydesignede listen skrives ut riktig av skriveren. Hvis du vil justere sideinnstillingene, klikker du på "Utskriftsalternativ". Skriv inn topp- og bunntekst, og angi papirstørrelse, retning og marger. Gå tilbake til utskriftsdialogboksen.
