Hvordan eksportere journalen fra Outlook til Excel for å evaluere den der.
Outlook -journalen kan godt brukes til å registrere hvor mye tid du har brukt på en bestemt oppgave eller en klient. Imidlertid har journalen ingen aritmetisk funksjon, så du må bruke kalkulatoren til å legge opp hvor lang tid alle oppgavene har tatt for en bestemt kunde.
I stedet kan du selvfølgelig også bruke Excel til evaluering, noe som er spesielt nyttig for prosjekter med mange deloppgaver. For å gjøre dette, eksporterer du journaldataene til Excel som beskrevet nedenfor.
1. Vis først journalen i listeform. For å gjøre dette, åpner du journalen og kaller kommandoen "Vis, ordne i henhold til nåværende visning" (fra Outlook 2003) eller "Vis, nåværende visning" (i tidligere Outlook -versjoner) og velg "Oppføringsliste".
2. Sørg nå for at all informasjonen du trenger for evalueringen i Excel, kan sees i journalen. Hvis du trenger dato og klokkeslett for å starte og fullføre hver oppgave, høyreklikker du på Emne eller I mappe og bruker kommandoen Tilpass nåværende visning. Klikk deretter på "Felt".
3. Velg "Alle journalfelt" under "Velg tilgjengelige felt fra". Klikk deretter under "Tilgjengelige felt" på "Begynnelse" eller "Slutt" og deretter på "Legg til". Sett inn alle nødvendige felt og bruk knappene "Flytt opp" og "Flytt ned" for å bestemme rekkefølgen. Lukk deretter de to dialogene.
4. Formater nå datofeltene slik at Excel også kan evaluere dem: For å gjøre dette, klikk med høyre museknapp på "Start" -kolonneoverskriften og åpne kommandoen "Format columns".
5. Velg "Start" til venstre og deretter formatet med den tosifrede dagen og måneden, med det firesifrede året og den enkle tiden i 24-timers format (se bildet). Du velger samme format for "Slutt". Vær oppmerksom på: Excel kan ikke gjøre noe med formater som inneholder navnene på ukedagene.
6. Bruk musen til å merke oppføringene i journalen du vil redigere i Excel, og kopier dem med CTRL + C.
7. Åpne Excel og lim inn dataene i ønsket Excel -tabell med CTRL + V.
8. Du må fortsatt konvertere informasjonen i "Varighet" -feltet til numeriske verdier som Excel kan håndtere (Excel kan ikke beregne med informasjon som "30 minutter").
