På denne måten kan du velge data fra et forhåndsdefinert inndatafelt, men beholde muligheten for fritekst
De ansattes aktiviteter registreres i en tabell. De ansattes navn skal velges ved hjelp av et listefelt. Siden midlertidige arbeidstakere alltid er ansatt, må muligheten til å skrive inn navn uten listefelt også være fritt.
- Den beste måten å gjøre dette på er med validitetskontrollen. Gjør følgende for å gjøre dette:
- Lag de nødvendige feltene i et regneark. Lag deretter listen over fast ansatte i et tabellområde som ikke er nødvendig.
- Følgende figur viser tabellstrukturen med listen over ansatte i celleområde E2: E11 i en eksempeltabell:
- For å opprette listefeltene, velg celleområdet som navnene skal angis i. I eksempeltabellen er dette området A2: A32.
- Deretter ringer du valideringskontrollen. Hvis du arbeider med Excel 2010 og Excel 2007, går du til kategorien DATA -bånd og klikker på DATAREVIEW i DATAVERKTØY -gruppen. I de tidligere versjonene velger du kommandoen Gyldighet i DATA -menyen.
- I dialogboksen som vises i alle Excel -versjoner, bytter du til kategorien INNSTILLINGER. Velg LIST -oppføringen i ALLOW -listeboksen.
- For å velge listen, klikk på skjulefeltet helt til høyre i KILDE -feltet. Dialogboksen reduseres deretter til inndatafeltet. Bruk deretter musen til å markere området med listen over navn, i eksempeltabellen er dette området E2: E11.
- SOURCE -inndatafeltet inneholder deretter formelen = $ E $ 2: $ E $ 11. Klikk på skjermfeltet igjen for å vise dialogvinduet igjen:
- Lukk dialogvinduet med OK -knappen.
Slik legger du til en gratis tekstoppføring i listefeltet
Valg av navn via et listefelt vil allerede fungere med disse innstillingene. Det er imidlertid ennå ikke mulig å skrive inn flere navn manuelt i tabellen manuelt, ettersom Excel godtar ethvert forsøk på å skrive inn et navn som ikke er i listen med en feilmelding. Du kan forhindre dette på følgende måte:
- I dialogboksen Gyldighetskontroll, bytt til kategorien FEILMELDING.
- Fjern haken fra avmerkingsboksen VIS FEILMELDING NÅR ugyldige data har blitt angitt.
- Bekreft deretter innstillingene med OK -knappen.
Hvis du nå aktiverer et av navnefeltene i tabellen, vises en liten listepil til høyre for cellen. Når du klikker på den, vises listen over angitte navn. Velg en av disse med et klikk med musen. Følgende figur viser utvalgslisten i eksempeltabellen:
Hvis du vil angi navnet på en midlertidig ansatt som ikke er på listen din, kan du bare ignorere listeboksen. Bare skriv inn navnet i den aktuelle cellen.
