I noen tilfeller ønsker Excel-brukere bare å vise de positive verdiene og resultatene i regnearkene sine. Dette kan for eksempel være nyttig hvis bare de positive resultatene er relevante for bedriftsberegninger i den eksterne presentasjonen.
Hvordan begrense resultater til positive tall i Excel?
I eksempeltabellen som vises, er forskjellige verdier lagt inn i celleområdet A7:A52, som kan være både positive og negative. Disse legges så sammen. En spesifisert verdi trekkes deretter fra beregningsresultatet.Resultatet skal bare vises i resultatcellen hvis det er positivt. Hvis beregningsresultatet er negativt, skal verdien "null" vises i celle B3.
I eksemplet vises verdien som skal trekkes fra i celle B4. For å gi bare et positivt resultat eller en null i celle B3, må formelen i Microsoft Excel være strukturert som følger:
=IF((SUM(A7:A52)-B4)>0;SUM(A7:A52)-B4;0)
Formelen som vises spør om subtraksjonen av verdien i B4 fra beregningsresultatet i cellene A7:A52 returnerer en verdi større enn null. Hvis dette er tilfelle, leveres det positive beregningsresultatet. Ellers, hvis den beregnede summen er negativ, sendes verdien 'null' ut.
Den følgende figur viser bruken av formelen i eksempeltabellen:
Det faktiske resultatet av å legge til cellene A7:52 er 152.Siden grenseverdien på 155 ville føre til et negativt resultat, returnerer den lagrede formelen resultatet "null" i celle B3. Det faktiske resultatet i dette eksemplet er tot alt -3. Ved å bruke formelen er det mulig å vise kun de positive verdiene.
Hvis vi endrer grensen under en verdi på 152, får vi også et matematisk resultat i plussområdet. Formelen returnerer deretter det positive resultatet i både celle B3 og celle D3.
Hvordan bruke tilpasset tallformat?
Et alternativ til å bruke en "hvis-formel" er det "egendefinerte tallformatet" inkludert i Microsoft Excel. Excel-brukere bør merke seg når de bruker "tilpasset tallformat" at den alternative måten å formatere på i Excel bare fungerer hvis du ønsker ikke å gjennomføre ytterligere beregninger med det fastsatte resultatet.
Dette er fordi Excels tilpassede formatering av tall lurer deg til å tro at resultatet er "null" for negative tall. I bakgrunnen fortsetter imidlertid Excel å regne med den negative verdien, slik at ytterligere beregninger blir feil for eksterne seere.
For å tilordne det egendefinerte tallformatet, høyreklikk i cellen der du vil bruke det egendefinerte formatet for å åpne dialogmenyen. I dialogmenyen bytter du til menypunktet "Formater celler."
" Et nytt vindu åpnes der du kan velge forskjellige tallformater for regnearket ditt. Til venstre, naviger til Egendefinert-kategorien som et resultat. I neste trinn skriver du inn følgende formateringsinstruksjoner i Type-inntastingsfeltet:"
" 0;0"
Følgende figur viser tallformatdefinisjonen i dialogboksen:
" Bekreft det egendefinerte tallformatet med OK. Fra nå av vil bare positive verdier vises i cellene som er formatert på denne måten, eller null for negativt celleinnhold."
Excel er et kraftig verktøy for dataanalyse. I noen tilfeller kan det være fornuftig å vise bare de positive beregningsresultatene. Dette kan være nyttig, for eksempel hvis du ønsker å fokusere på de positive resultatene av en formel eller hvis du vil unngå negative resultater i bedriftskommunikasjon. I dette tilfellet kan du enten jobbe med en spesifikk "hvis-formel" eller alternativt bruke det tilpassede tallformatet.