Dette skjer stadig oftere: Hvis du bruker en Excel -arbeidsbok som datakilde i et skjema i Word 2003/2002, kan det oppstå problemer med datoformatet. Slik kommer du deg rundt denne vanskeligheten.
For eksempel, hvis en dato skal overføres til skjemaet fra en kolonne med datoer i en Excel -tabell, vises datoen alltid i Word i "MM / DD / ÅÅÅÅ" -formatet, uavhengig av hvordan du har formatert den. Det er irriterende!
Problemet oppstår alltid i Word 2003/2002 når Word bestemmer importfilteret for datakilden selv når du får tilgang til Excel -tabeller. Deretter brukes et filter som ikke formaterer datoen riktig og i stedet overfører datoen i standard datoformat.
Unngå denne formatfeilen og sett Word slik at du kan definere importfilteret selv. Velg deretter alternativet "Microsoft Excel -regneark via omformer" eller "MS Excel -regneark via DDE" som importfilter, avhengig av Word -versjon og installert filter. Slik fungerer det:
- Åpne menyen EKSTRA - OPTIONS og bytt til kategorien GENERELT. Aktiver avmerkingsboksen "Bekreft konvertering ved åpning". Avslutt dialogboksen med OK. Du trenger bare å utføre dette trinnet en gang; Word husker denne innstillingen permanent.
- Vær oppmerksom på: Uten endringen i menyen EKSTRA - ALTERNATIV, GENERELT -fanen, angir Word vanligvis selve importfilteret når en fil som ikke er i Word -format lastes inn. Dette gjelder ikke bare datakilden for skjemabrev, men også vanlige dokumenter som du vil overta fra en tredjeparts tekstbehandler eller som består av en ren tekstfil. Bare hvis du aktiverer avmerkingsboksen "Bekreft konvertering ved åpning", blir du alltid spurt om ønsket format og kan bestemme selv.
- Lag nå skjemaet ditt ved å åpne menyen EKSTRA - BREV OG POST - SERIEBREVOPRETNING (Word 2003) eller EKSTRA - BREV OG POST - SERIALPRINT WIZARD (Word 2002).
- I det første trinnet i veiviseren velger du ønsket dokumenttype, for eksempel: "Bokstaver".
- I det andre trinnet i veiviseren bruker du alternativknappen "Bruk gjeldende dokument" for å angi at det gjeldende dokumentet skal brukes som et skjema.
- I det tredje trinnet, velg alternativet "Bruk en eksisterende liste" og klikk på "Bla gjennom". Bytt deretter til mappen der Excel -filen er plassert. Velg Excel -filen og klikk "Åpne".
- Siden du spesifiserte i det første trinnet at du selv vil bestemme filformatet når du åpner "fremmede" filer, vises nå en dialogboks der du kan spesifisere datakilden. Avhengig av Word -versjonen og de installerte importfilterene, velger du alternativet "Microsoft Excel -regneark via omformer (* .XLS;*. XLW)" eller "MS Excel -regneark via DDE (* .XLS)". Bekreft valget ditt med OK ".
- Et annet dialogvindu vises nå: Hvis du har valgt "Microsoft Excel -regneark via omformer ( * .xls; *. Xlw)" som importfilter, er tittelen på det viste dialogvinduet "Åpne regneark". Med importfilteret "MS Excel -regneark via DDE (* .xls)" vises imidlertid "Microsoft Excel" -dialogboksen. Uansett hvilket vindu som vises for deg, kan du velge ønsket regneark som inneholder adressedataene dine. Bekreft deretter dialogboksen med "Ok".
- Dialogboksen for mottaker av e -postmelding vises nå der du kan velge adressen din. Her kan du angi adressefiltre og / eller fjerne individuelle adresser fra adresselisten ved å deaktivere den respektive avmerkingsboksen.
- Når du har bekreftet dialogboksen for mottaker av e -post med OK, kan du sette inn flettefeltene for e -post i dokumentet i det fjerde trinnet i veiviseren for sammenslåing.
Datofelt er nå korrekt vedtatt på grunn av importfilteret du valgte selv og vises i akkurat det formatet du definerte i Excel.
Du kan finne enda mer informasjon og nyttige tips om skjemabrev i disse artiklene.
