Mange brukere bruker Excel til å administrere alle slags lister. Adresser, artikler, priser, budsjetter og andre datalager kan selvfølgelig også overføres til Word via utklippstavlen - og dermed spares behovet for å angi dataene på nytt
Sorter Excel -data ved hjelp av autofilter
Med den første metoden velger du informasjonen du vil ha før du overfører den til Word ved hjelp av en filterfunksjon direkte i Excel:
- I Excel åpner du tabellen du vil hente informasjon fra.
- I Excel 2003, 2002 / XP og 2000 klikker du på hvilken som helst celle i listen og velger DATA-FILTER-AUTOFILTER-menyen.
I Excel 2007 finner du filterfunksjonen i kategorien »Start« i EDIT -gruppen. Klikk på SORT AND FILTER -knappen i gruppen, og klikk deretter på FILTER. - Excel vil nå konvertere kolonneoverskriftene i listen til såkalte »rullegardinlister«, som du kan kjenne igjen ved at pilene peker nedover. Du kan bruke disse listene til å velge kriteriene som skal gjelde for artiklene du leter etter.
Når du klikker på pilen som peker nedover i Excel 2007, vises en ny meny i »Kategorier« -kolonnen der alle oppføringer er valgt. Deaktiver først avmerkingsboksen foran »Velg alle« i denne menyen. Aktiver deretter avmerkingsboksen foran ønsket kategori igjen. - AutoFilter er spesielt godt egnet for våre formål, fordi det nå automatisk skjuler alle listeoppføringer som ikke oppfyller ønsket kriterium. Resultatet er nøyaktig tabellen du vil overføre til Word. Du kan enkelt markere, kopiere og lime dem inn i Word -teksten.
Noen rader i Excel -tabeller er ofte markert med farger for bedre oversikt, og noen ganger vil du henlede oppmerksomheten på endringer i celler gjennom betinget formatering. Som en spesiell funksjon tilbyr Excel 2007 -filteret muligheten til å filtrere etter radfarger. For å gjøre dette, velg en celle i artikkellisten og bytt til filterfunksjonen i »Start« -fanen i »Rediger« -gruppen. Hent funksjonen SORT OG FILTER-FILTER. Klikk på nedoverpilen i en hvilken som helst kolonneoverskrift.
Velg nå oppføringen »Filtrer etter farge« i menyen som åpnes. Du vil da få velge mellom alle radfargene i tabellen. Velg fargen du vil ha. Teknologien med AutoFilter fungerer i utgangspunktet ganske bra, men det har også noen ulemper: På den ene siden må du forlate Word for å forberede dataene. I tillegg er ingen kobling mellom Word og Excel mulig, så du må gjenta prosessen hvis for eksempel prisene endres, varer fjernes fra programmet eller nye legges til. Du bør derfor være kjent med et andre, lite kjent alternativ som ikke har disse ulempene og som du ikke trenger å forlate Word for.
Sett inn Excel -tabeller som en database i Word 2007
Strengt tatt er en liste som er opprettet i Excel ikke annet enn en databasetabell: feltene er ordnet i kolonner og datapostene (listeoppføringer) i rader. Du kan derfor også bruke databasegrensesnittet til Word for å få tilgang til Excel -tabeller.
I Word 2007 har databaseverktøylinjen blitt fjernet på grunn av det nye driftskonseptet. Det er derfor først nødvendig å inkludere INSERT DATABASE -knappen på verktøylinjen for rask tilgang for å enkelt kalle denne funksjonen.
Gjør som følger:
- Høyreklikk på båndet og velg CUSTOMIZE TOOLBAR FOR QUICK ACCESS fra hurtigmenyen.
- Sett deretter oppføringen »Alle kommandoer« i rullegardinmenyen SELECT COMMANDS i dialogvinduet som nå åpnes.
- Søk i listen etter »Sett inn database« og overfør denne oppføringen med ADD-knappen til listen til høyre med alle de tidligere knappene på hurtig tilgangslinjen.
- Lukk nå dialogboksen Word -alternativer med OK.
Du er nå tilbake i det vanlige Word -arbeidsmiljøet og kan bruke knappen du nettopp opprettet for å importere artikkellisten i Excel -arbeidsboken som en database i Word.
Her er den nøyaktige fremgangsmåten for å importere artikkellisten som en database i Word 2007:
- Åpne dokumentet du vil importere artikkellisten til, og plasser markøren på ønsket innsettingsposisjon for artikkellisten.
- Klikk på den nylig lagt til INSERT DATABASE -knappen i hurtigstartlinjen.
- Klikk på IMPORT DATA i den følgende dialogboksen, og velg deretter Excel -filen du vil importere data fra.
- Dialogboksen inneholder nå en liste over regnearkene i den valgte filen. Velg navnet på arket med dataene dine, og sørg for at avmerkingsboksen FØRSTE RADE MED DATA INNEHOLDER KOLONNEOVNEHAVER er aktivert. Bekreft valget med OK.
- I databasedialogen klikker du på FORespørgselsalternativer -knappen for å bare sette inn visse linjer i dokumentet.
- På fanen »Filtrer dataposter« kan du deretter definere kriteriene slik at Word bare leser de ønskede linjene fra Excel -tabellen.
- Hvis du vil, kan du bruke de andre fanene i dialogboksen til å definere sorteringskriterier og velge feltene som skal importeres. Til slutt bekrefter du innstillingene med OK.
- Klikk deretter på INSERT DATA. Du kan nå begrense antall dataposter som skal leses inn. Aktiver avmerkingsboksen foran alternativet INSERT AS FIELD for å la Word lagre alle parametrene for denne spesifikke spørringen. Du kan når som helst lese inn gjeldende status for dataene ved å oppdatere feltfunksjonen ved hjelp av F9 -tasten.
- Til slutt bekrefter du oppføringene med OK. Alle linjene fra Excel -tabellen som samsvarer med søkealternativene, vil nå bli satt inn på gjeldende markørposisjon.
