Automatiske utfyllingsfunksjoner i Excel: Instruksjoner

Lagre deg selv manuelle oppføringer i Excel med de automatiske utfyllingsfunksjonene

Excel tilbyr en rekke funksjoner. Du trenger ikke å fylle ut mange felt selv, Excel vil gjøre det for deg. Ulike automatiske utfyllingsalternativer sparer deg for mange manuelle oppføringer, som vi vil presentere for deg nedenfor.

Tips 1: Fyll tomme celler i Excel -regneark med riktig innhold

I noen Excel -regneark blir data ikke registrert fullstendig, men bare fylt ut etterpå. Tenk på en ordreliste der en ny dato bare er angitt for en ordre hvis det er en ny leveringsdato.

I datokolonnen angir du bare hver dato én gang, i de resterende linjene forblir den tom. Følgende figur (se skjermbilde) viser hvordan en slik liste kan se ut. For å fullføre Excel -tabellen, vil du skrive inn innholdet fra cellen ovenfor i alle tomme celler. Du trenger ikke å gjøre dette manuelt. Gjør følgende i alle versjoner av Excel:

1. Velg celleområdet hvis tomme celler skal fylles ut, for eksempel område B2: B15 fra illustrasjonen.

   

2. Kall på GO TO -kommandoen. Du kan gjøre dette i alle versjoner av Excel ved hjelp av tastekombinasjonen CTRL G.

3. Klikk på INNHOLD -knappen i dialogboksen som vises.

4. Aktiver BLANK -alternativet.

5. Bekreft valget med OK -knappen.

6. Excel velger deretter alle tomme celler i ønsket område. La dette valget være aktivt uten å klikke på en annen celle. Skriv inn et likhetstegn og trykk på pil opp. Du vil da se referansen til cellen ovenfor i den første tomme cellen i området.

7. Fullfør oppføringen med tastekombinasjonen CTRL ENTER. Excel fyller deretter ut de valgte cellene med gjeldende formel. Dette får Excel til å fylle alle tomme celler med celleinnholdet som ligger rett over dem.

Figuren nedenfor (se skjermbilde) viser hvordan resultatet ser ut. Excel endrer automatisk innholdet i cellene som er fylt ut på denne måten hvis en annen verdi legges inn i referansecellen.

Videoveiledning: Fyll ut celler automatisk i Excel

Tips 2: La Excel beregne lineære og eksponensielle fremtidige verdier

Du kan bruke en tilleggsfunksjon til å beregne fremtidige verdier på grunnlag av eksisterende verdier. Gjør følgende for å gjøre dette:

For å gjøre dette, opprett en serie med tall med historiske verdier. Jo mer historiske verdier du skriver inn, desto mer presist blir resultatet.

Merk deretter alle tallene som er angitt med tidligere verdier, og dra kopimaskinhåndtaket med høyre museknapp til ønsket celle. En kontekstmeny vises nå.

Her finner du Excel -kommandoene Lineær trend og eksponensiell trend. Med et klikk på ønsket trend, fylles alle cellene med de beregnede tallene.

Prøv selv om den lineære eller eksponentielle trenden er mer egnet for dine estimater.

Tips 3: La år, kvartal og måneder, dager og tider fylles ut automatisk

Du kan også bruke Excel-utfyllingsalternativer for å lage kalendere flotte. Dette fungerer også raskt og enkelt uten å skrive mye.

1. For å legge til år, skriv inn startåret.

2. Bruk kopieringshåndtaket til å dra året inn i ønsket celle, klikk på smart -taggen som vises og velg alternativet Fyll ut dataserie.

3. For å lage kvartaler, skriv inn Q 1 eller Quarter 1 i en celle. Bruk kopieringshåndtaket til å dra oppføringen til ønsket celle. Excel erkjenner at dette er kvartaler og fyller bare opp til kvartal 4, hvoretter det fortsetter igjen med kvartal 1.

4. Hvis du skriver inn et månedsnavn i en celle (for eksempel februar) og drar det med kopieringshåndtaket til ønsket celle, fylles månedsnavnene automatisk opp til det punktet.