Her er en praktisk måte å rydde opp i adresseboken ved hjelp av Excel

Digitale adressebøker inneholder en samling av mer eller mindre konsistente kontaktdata. Noen ganger mangler hilsenen eller firmanavnet, ofte er det flere skrivemåter, for eksempel for telefonnumre.

Hvis du eksporterer adresseboken til Excel, kan du raskt se hvor datapostene har hull eller feil. Dette kan korrigeres mer praktisk i Excel: Her er det lettere å kopiere felt, og det er også en søke- og erstatningsfunksjon.

Eksporter kontaktdata

Du kan eksportere adresseboken til Excel på følgende måte:

1. Åpne modulen kontakter.
2. I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen Fil → Importer / eksporter på. I Outlook 2010 ringer du Fil → Åpne → Importer på.
3. Velge Eksporter til fil og klikk Lengre.
4. Velg filtype Microsoft Excel 97-2003 og klikk på Lengre.
5. Velge kontakter og klikk Lengre.
6. Angi hvor og under hvilket navn Excel -filen skal lagres, og klikk på Lengre.
7. klikk på Kartfelt. Kontroller om feltene fra Outlook er riktig tilordnet feltene i Excel -regnearket. Oppgavene stemmer vanligvis overens. Hvis ikke, bare dra ett av feltene fra venstre vindu til det tilsvarende feltet i det høyre vinduet. Når du er ferdig, lukker du dialogboksen med OK.
8. klikk på Fullstendigslik at Excel -filen genereres.

Rediger data med Excel

Åpne kontaktinformasjonsfilen i Excel. Typiske inkonsekvenser, tildelingsfeil og forskjellige skrivemåter kan raskt identifiseres i tabellen. Ofte mangler hilsenene, noen ganger er deler av navnet tildelt feil:

Her kan du ganske enkelt kopiere og lime inn kolonnen hilsen fyll ut de riktige hilsenene og korriger feiloppgavene ved hjelp av dra og slipp.

Med kommandoen Søk og erstatt rette forskjellige stavemåter for telefon- og faksnummer. For å gjøre dette, merk de tilsvarende kolonnene før du ringer kommandoen for å begrense søket til dem. På denne måten kan du også sette inn landskoden (+49 for Tyskland) foran telefonnummeret og fjerne den første nullen fra retningsnummeret.

For å forhindre telefonnumre og postnummer i å bli endret ved utilsiktet celleformatering (f.eks. Ved å tilordne et datoformat), ble disse feltene innledet med en apostrof ved eksport fra Outlook. Excel tolker disse tallene som tekst og ikke som numeriske verdier. Når du søker i Excel, må du ikke skrive inn den foregående apostrofen, ellers finner ikke Excel søkeordene.

Når du er ferdig med å redigere, lagrer du Excel -filen i formatet Excel 97-2003 arbeidsbok og lukk den.

Importer kontakter igjen

Du kan eksportere den endrede Excel -filen tilbake til Excel på følgende måte:

1. Ring kommandoen i Outlook opp til versjon 2007 Fil → Importer / eksporter eller i Outlook 2010 Fil → Åpne → Importer på.
2. Velge Import fra andre programmer eller filer og klikk Neste.
3. Velg filtype Microsoft Excel 97-2003 og klikk på Lengre.
4. Velg Excel -filen. Under Alternativer velge Duplikater på grunn av importerte elementer bytte av. Klikk deretter på Lengre.
5. Velg som målmappe kontakter og klikk deretter Lengre.
6. klikk på Fullstendigslik at dataene importeres.