Slik fungerer det!
PowerPoint -presentasjoner er laget for forskjellige formål. I det profesjonelle miljøet bør viktig informasjon og i noen tilfeller sensitivt innhold formidles. Produktinformasjon og detaljer om prosjekter kan videreformidles i presentasjoner som er verdt å beskytte. Disse kan ikke kopieres og deles med andre. Dette er spesielt viktig i et internasjonalt miljø for å forhindre industriell spionasje.
For eksempel vil det være dødelig hvis spesifikke tekniske tegninger som representerer bedriftshemmeligheter som er verneverdige, ble hentet fra en presentasjon av uautoriserte personer og gjengitt i detalj. I den private sfæren er det også situasjoner der det er viktig å beskytte innholdet, for eksempel personlig informasjon eller bilder i PowerPoint -presentasjoner.
Hvordan beskytte en PowerPoint -presentasjon effektivt - 4 beskyttelsesalternativer
PowerPoint har effektive innebygde verktøy for å gi et lysbildefremvisning med skrivebeskyttelse og for å beskytte filen mot uautoriserte endringer. Også viktig, og i mange tilfeller avgjørende, er muligheten til å beskytte presentasjonen med et passord. På denne måten kan informasjonen i presentasjonen bare leses av autoriserte personer, for eksempel forretningspartnere eller autoriserte kunder. Du kan aktivere et passord og skrivebeskyttelse samt andre alternativer i PowerPoint i følgende trinn:
-
I det første trinnet navigerer du til "Fil> Informasjon".
-
Du finner forskjellige knapper i informasjonsområdet til PowerPoint. For å beskytte presentasjonen, velg "Beskytt presentasjon" -boksen. Denne vises som den første knappen.
-
Etter å ha klikket på "Beskytt presentasjon" -knappen, vil du bli presentert med fire alternativer:
|
Valg 1: Alltid åpen som skrivebeskyttet |
En generell skrivebeskyttelse av presentasjonen garanterer at informasjonen og lysbildene bare kan sees, men ikke endres. Det er vanskeligere å kopiere viktige passasjer, selv om bilder eller papirkopier fra skjermen er mulige til tross for dette alternativet. Skrivebeskyttelse er spesielt viktig hvis du vil forhindre at uautoriserte personer endrer presentasjonens innhold. Etter å ha klikket på knappen, er presentasjonens skrivebeskyttelse markert med gult. |
|
Alternativ 2: Krypter med passord |
Å tilordne et passord er den beste måten å beskytte en presentasjon mot uautorisert tilgang. Bare personer som kjenner passordet, har tilgang til presentasjonen og innholdet i den. Etter å ha klikket på knappen, blir du bedt om å skrive inn et passord. |
|
Alternativ 2: |
Samtidig blir du informert om at presentasjonen bare er tilgjengelig hvis passordet er angitt. For skaperen betyr dette også å ikke glemme passordet. Av denne grunn er det en god idé å oppbevare en liste over passord og tilhørende filnavn på et trygt sted. Dette garanterer tilgang til passordkrypterte filer til enhver tid. |
Tips:
Du kan også beskytte viktige og konfidensielle presentasjoner med et passord som kan endres og på denne måten gjøre presentasjonen tilgjengelig for en bestemt gruppe mennesker.
|
Alternativ 3: Legg til digital signatur |
En digital krypteringsprosess kalles en digital signatur. Med dette er det mulig for både avsender og mottaker å dekryptere overføringer ved hjelp av en digital verdi. Hvis du vil beskytte en ikke -lagret presentasjon i Microsoft PowerPoint med en digital signatur, er det første trinnet å lagre presentasjonen i et format som støtter digitale signaturer. Filtypen pptx er egnet for sikkerhetskopiering med en digital signatur. |
|
Alternativ 3: Legg til digital signatur |
Bekreft fortsettelsen ved å klikke på "Ja" -knappen. Hvis du har lagret presentasjonen på forhånd, er dette trinnet ikke nødvendig. I neste trinn åpnes et vindu der du kan lage signaturen. |
|
Alternativ 3: Legg til digital signatur |
Blant annet kan du angi i oppføringen i feltet Godkjenningstype om du personlig har opprettet eller godkjent dokumentet. Du kan også angi et formål og endre standardsignaturkoden. Prosessen avsluttes med et klikk på "Sign" -kommandoen. Du vil motta informasjon om at signaturen er opprettet. |
|
Alternativ 3: Legg til digital signatur |
Signerte dokumenter og skjermpresentasjoner er spesielt viktige i et forretningsmiljø og gir forretningspartnere sikkerhet når det gjelder relevansen av informasjonen. |
|
Alternativ 4: Merk som endelig |
Hvis du markerer presentasjonen som endelig, er ikke videre behandling ønskelig. Merkingen indikerer at presentasjonen ikke lenger skal endres. |
|
Alternativ 4: Merk som endelig |
Hvis en fil er merket som fullført i Microsoft Office, for eksempel i PowerPoint og også i Word eller Excel, blir inndatafunksjonen, alle redigeringskommandoer og revisjonsmarkeringene deaktivert eller slått av. Filen kan ikke lenger redigeres og er skrivebeskyttet. Dokumentets status er satt til "Final". |
En annen måte å identifisere og beskytte PowerPoint -presentasjonen din som bedriftseiendom er å inkludere et vannmerke. Med et vannmerke som ikke kan slettes, kan du inkludere firmalogoen din i presentasjoner og samtidig forhindre at visse lysbilder med konfidensiell informasjon blir duplisert uten å bli oppdaget.
Bortsett fra effektiv beskyttelse av presentasjoner, er det tilrådelig å generelt aktivere Auto Restore -funksjonen når du designer presentasjoner, slik at du enkelt kan gjenopprette dine tidligere arbeidsresultater i tilfelle systemkrasj.
Konklusjon: Dette er viktig for å beskytte presentasjoner effektivt
Oppsummert er sikkerhetsalternativer som den innebygde skrivebeskyttelsen i PowerPoint og muligheten til å sette opp passordbeskyttelse de beste alternativene for å effektivt beskytte en presentasjon med sensitivt innhold. Den endelige merkingen kan også være effektiv, ettersom skrivebeskyttelse er satt opp i tillegg til merkingen. En digital signatur er spesielt effektiv i et forretningsmiljø, og i tillegg til den digitale signaturen som beskyttelse, fungerer den også som et tillitsskapende tiltak. Det er viktig å effektivt beskytte viktige presentasjoner og innholdet i dem. De forskjellige alternativene i PowerPoint kan brukes til dette etter behov.
