4 måter å beskytte Word -dokumenter på

Hvordan sette opp et skrivebeskyttet dokument

Gang på gang jobber mange forskjellige forfattere i et prosjektteam sammen om et Word -dokument. Det er forskjellige alternativer for å beskytte Word -dokumenter, slik at bare de endringene og redigeringene som er blitt avtalt i fellesskap. Du kan også forhindre tap av Word -filer på grunn av driftsfeil eller maskinvareproblemer ved å ta spesifikke sikkerhetskopieringstrinn.

Lagre og beskytte orddokumenter: Hvorfor er det så viktig

Arbeidet med Microsofts tekstbehandlingsprogram Word har blitt en integrert del av både profesjonelle og private hverdagsliv. Word er en av en serie programmer som har sin opprinnelse i vanlige kontoroppgaver og først ble publisert under navnet Microsoft Office.

Microsoft oppdaterer regelmessig versjonene av Office -programmene med nyttige nye funksjoner. Med riktig bakgrunnskunnskap om Word-behandling kan Word på den ene siden individualiseres og utvides med Word-tillegg på den andre. Du har også muligheten til å spesifisere kompatibiliteten til Word -versjoner og beskytte tekstfilene dine.

Word -dokumenter må beskyttes, spesielt i viktige saker. Ikke bare det uforutsette tapet på grunn av å glemme å lagre, men også behandlingen av uautoriserte tredjeparter forårsaker ubehagelige ulemper. I tillegg kan skade eller tap av Word -dokumenter på grunn av maskinvareproblemer også unngås med passende forsiktighet og fremsyn.

Lagre enkelt: Mist aldri Word -filer igjen med 4 triks

I Word -oppgaveområdet er det - avhengig av versjonen - forskjellige, men like effektive alternativer for sikkerhetskopiering av Word -dokumenter.

I tillegg til den klassiske lagringsprosessen med tastekombinasjonen "CTRL + S" eller under fanene "Fil" og "Lagre som", tilbyr Word andre elegante alternativer for å beskytte et dokument.

1. Lagre alle dokumenter enkelt med ett klikk med musen

Avhengig av hvilken Word -versjon som brukes, kan alle dokumenter som åpnes på et gitt tidspunkt lagres samtidig. Du risikerer ikke lenger å glemme en tekstfil ved et uhell og miste redigeringene.

Mens Word 2003 og eldre versjoner utfører en slik kommando ved hjelp av en hurtigtast, krever lagring av alle dokumenter i nyere versjoner tillegg av knappinnstillingen.

2. Sikkerhetskopier automatisk med en lokal sikkerhetskopi

Det er også mulighet for å jobbe med sikkerhetskopier. Nok en gang avhenger det av hvilken versjon av Word som brukes. Imidlertid er det alltid muligheten til å sette den "automatiske sikkerhetskopien". Dette fungerer med en sikkerhetskopi av dokumentet eller med automatisk gjenoppretting.

I den første varianten opprettes en kopi av Word -filen som er lagret en gang med utvidelsen WBK på datamaskinen så snart originaldokumentet blir behandlet. Hvis originaldokumentet blir skadet eller går tapt under behandlingen, kan kopien deretter brukes.

Å installere denne funksjonen i bakgrunnen krever færre museklikk og skiller seg litt mellom Word 2007 eller nyere og eldre versjoner. Etter noen få klikk vil Word opprette permanente automatiske sikkerhetskopier og beskytte deg mot tap av data.

3. Word tar seg av filbackupen med automatisk gjenoppretting

Automatisk gjenoppretting er også en Word -funksjon som beskytter tekstfilene dine. Selv om tilsvarende sikkerhetskopifiler for 2007 og senere settes opp manuelt ved hjelp av funksjonen for automatisk gjenoppretting under "Tillegg" eller "Ordalternativer", inneholder nyere versjoner en bestemt knapp på knappen.

Etter at funksjonen er aktivert en gang, opprettes sikkerhetskopifiler for hvert Word -dokument som er opprettet i det følgende uten ytterligere handling. Brukere av nyere Word -versjoner finner kontrollen "automatisk lagring" direkte under "Start" øverst til venstre på oppgavelinjen. Den automatiske beskyttelsen aktiveres ved å flytte kontrolleren til høyre. Imidlertid kan du i noen få trinn fortsatt tilpasse intervallet som en kopi lastes opp med:

1. Velg "File" og klikk "Options".

   

2. Klikk på "Lagre" på venstre side av vinduet.

   

3. Og angi ønsket tid under "Automatisk gjenoppretting av informasjon hvert XY minutt".

   

4. Kontroller om du har krysset av for de to merkene til venstre foran tekstlinjen, og bekreft oppføringen ved å klikke på "OK".

Uansett hvilken måte du velger - Word støtter deg pålitelig i å beskytte alle dokumenter.

4. Unngå tap av data: Finn enkelt Word -tekster som ikke er lagret igjen

Det kan også skje at du ved et uhell lukker et Word -dokument etter at du har redigert det lenge uten å lagre det i mellomtiden. Du har ikke lagret noen av endringene som er gjort med funksjonen "Lagre som". Dette er stort sett uproblematisk, siden Word 2010 og senere versjoner lagrer slike dokumenter som man trodde skulle gå tapt i bakgrunnen i flere dager.

Du finner Word -dokumentet under "Fil", "Administrer versjoner" og "Gjenopprett ikke -lagrede dokumenter". Her finner du informasjon om hvordan du gjenoppretter ikke -lagrede dokumenter. Tekstene som genereres er vanligvis ikke i sin endelige tilstand, men du blir vanligvis spart for mange arbeidstrinn i den nye produksjonen. Grunnleggende ting som formatering blir vanligvis bevart.

Skrivebeskyttelse for dokumenter og seksjoner: Sett opp passord i Word

Spesielt når du jobber i prosjektgrupper, oppstår komplekse og noen ganger flerdelte dokumenter. Passord kan angis for å beskytte disse Word -dokumentene mot uautorisert tilgang og uautoriserte endringer. Bare de som har det riktige og gjeldende passordet har rett til å redigere tekstdokumentet. Nedenfor forklares hvordan du lagrer et dokument i skrivebeskyttet modus for alle versjoner fra Word 2010 og fremover.

1. Gå til "Informasjon" under "Fil".

   

2. Klikk på "Beskytt dokument" og velg "Krypter med passord" fra rullegardinmenyen.

   

3. Skriv inn ønsket passord i feltet og bekreft oppføringen.

   

Et viktig tips er å skrive ned passordet på et trygt sted. Fordi hvis du ikke har passordet, er det også forbudt for deg å redigere originaldokumentet. Da åpnes bare den skrivebeskyttede versjonen.

Individuelle dokumentområder kan også være passordbeskyttet. Hvis du bare endrer visse avsnitt i en arbeidsgruppe, men andre allerede er i sin endelige versjon, kan dette være veldig nyttig.

Tips: Forresten, du kan fjerne dokumentbeskyttelsen ved å gjenta trinnene ovenfor og bare la passordfeltet stå tomt. I stedet for å kryptere dokumentet, dekrypterer du det - men prosessen forblir den samme. Den kan deretter åpnes igjen uten spesiell tilgangstillatelse.

Beskytt Word -dokumenter: Begrens redigering og tilgang i Microsoft Word

Under “File” og “Information” finner du også andre måter å beskytte dokumentet på. Du har for eksempel muligheten til å begrense redigering eller tilgang.

Hvis du begrenser redigeringen, kan du velge et utvalg av tillatte og tillatte endringer:

• Kan kommentarer skrives, besvares eller tas vare på?
• Kan visse stiler brukes og andre ikke?
• Hvilken formatering bør overskrifter gis, hvilken bør gå med kontinuerlig tekst?

Du bestemmer hvilke elementer og aspekter i tekstdokumentet som kan endres på hvilken måte.

Imidlertid, hvis tilgangsrettigheter trekkes fra ansatte i et prosjektteam, med unntak av noen få, kan tilgangsrettigheter også individualiseres. Alt du trenger å gjøre er å angi organisasjonstilknytningen eller navnene på de relevante autoriserte personene i området "Beskytt dokument". De resterende kollegene er ekskludert fra å redigere et Word -dokument fra dette tidspunktet. Dette er spesielt nyttig for aspekter som er relevante for databeskyttelse.

Konklusjon: Beskyttelse av Word -dokumenter - veldig enkelt takket være de riktige triksene

Word -dokumenter kan beskyttes på forskjellige nivåer - før, under og langt utover ferdigstillelse. Det finnes alternativer for å gjenopprette dokumenter som antas å gå tapt og automatisk lage sikkerhetskopier.

I tillegg kan skrivebeskyttede dokumenter opprettes og aspekter som behandlingstype tillates eller autorisasjon for tilgang defineres. Med de riktige triksene vil du ikke lenger miste Word -dokumenter - det være seg i en privat eller profesjonell sammenheng.

FAQ

Hvilke alternativer er det for å beskytte Word -dokumenter?

På den ene siden har du muligheten til å lagre alle dokumenter med et klikk med musen, lage automatiske sikkerhetskopier og automatisk gjenopprette tidligere versjoner og Word -filer som ble antatt å gå tapt. På den annen side kan skrivebeskyttede dokumenter opprettes fra begynnelsen, og redigering og tilgang kan også begrenses.

Hvordan beskytter du dokumenter med et passord?

Slik tilordner du et passord til et dokument:

1. På startknappen klikker du på "File" og deretter på "Information".
2. Gå til "Beskytt dokument" og velg "Krypter med passord" fra rullegardinmenyen.
3. Skriv inn passordet og bekreft det.