Slik kan du gjøre endringer i Word -dokumenter
Som regel, når du oppretter et tekstdokument, må du kontrollere at oppsettet er riktig og at du unngår stave-, grammatikk- og skilletegn. Når arbeidet med tekstens innhold og format er fullført, er det ofte fortsatt isolerte mangler. Av denne grunn er det fornuftig å revidere dokumenter igjen på slutten og gjøre endringer om nødvendig.
Word: Spor, revider og korriger endringer
Microsoft Word inneholder forskjellige alternativer for redigering av tekster. Spesielt når tekster skal korrigeres ikke bare av forfatteren, men også av andre mennesker, er de forskjellige funksjonene i Office -programmet ideelle for kontroll.
Selv om de tilgjengelige malene allerede gjør det mulig å overholde formelle aspekter, sjekker Word også automatisk stavemåten og tegnsetting i tekstdokumentet. Disse funksjonene i Word er kjent for de fleste brukere og indikeres med en rød eller blå understreking av den spesifikke posisjonen. Men hvilke funksjoner, dvs. integrerte verktøy i programmet, kan fremdeles brukes? For eksempel, hvordan fungerer sporing av endringer?
Når du mottar tekst som du må se gjennom og redigere i Word, kan du følge disse trinnene for å gjøre korrigeringer og spore endringer:
Åpne fanen "Kontroller" i menyfliken i Word -filen.
Her finner du forskjellige alternativer for å sette inn endringer og merke dem deretter. Klikk for eksempel på Oppfølging -knappen for å åpne den aktuelle kategorien.
På dette tidspunktet kan du velge om du vil spore endringer eller ikke. Hvis du klikker på det respektive symbolet, blir redigeringene i teksten du deretter utfører merket som såkalte markeringer. På denne måten kan forfatteren forstå og spore hvem som redigerte teksten, hvor og når, og gjorde endringene.
Kommentarene dine kan deretter overføres til teksten ved å bruke "Godta" -feltet.
Hvis du reviderer et dokument i korreksjonsmodus, takket være den lyse fargen, er det lettere for redaktøren å se endringene og muligens beholde dem med en gang. Hvis flere korrekturlesere jobber med en fil, kan forfatteren til slutt bedre forstå hvem som foreslo korreksjonene.
Godta endringer i Word: Slik fungerer det
Mottar du et dokument med mange endringer og vil du følge opp og godta endringene suksessivt? Gjør deretter følgende:
-
Klikk på "Review" -fanen på båndet.
-
Ved å klikke på "Godta" godtar du endringen, "Avvis" avviser endringen.
-
Du kan hoppe fra revisjon til revisjon ved å klikke på "tilbake" og "neste" knappene.
Viktig: Ikke godta endringer med "tilbake" og "neste".
Innstillingsmarkering: instruksjoner
Er et revidert dokument for forvirrende for deg? Ved å angi hvilke markeringer som skal vises, kan du holde oversikt over ting: velge mellom alle merknader, revisjoner av format og tekstnivå, eller bare vise hvor noe har blitt endret direkte i teksten. Gjør følgende for å gjøre dette:
-
Klikk på "Review" -fanen på båndet.
-
Velg rullegardinmenyen for "Vis markup", hvilke markeringer du vil se: Kommentarer, innsetting og sletting og formatering.
-
Under "Markup: all" kan du velge om du vil se alle endringene direkte i teksten eller bare se at noe er endret.
Tips: Vil du skrive ut et dokument uten kommentarer eller revisjoner? Velg deretter "Merking: ingen".
Slik kan du sette inn kommentarer og rette feil
Ulike typer markeringer finnes i Word. For det første, selve programmet fremhever ord som inneholder feil. På den annen side kan redaktører også bruke korreksjonsmodus. Med en nærmere titt på markeringen kan du raskt se hvilke forslag du vil godta og hvilke du vil avvise.
Hvis det for eksempel ser ut til at Word gjentatte ganger har merket et navn eller et teknisk begrep som ikke finnes i ordlisten, men fortsatt eksisterer, kan du enkelt legge dette til i ordlisten. I prinsippet kan de røde bølgene som markerer feilene slås av, for eksempel hvis de forstyrrer deg mens du leser.
Andre markeringer kan også komme fra å korrigere lesere som har brukt korrigeringsmodus. Hvis du deretter bruker revisjonsmodus, har du muligheten til å godta redaktørens kommentarer. Det er mulig at flere personer har jobbet med ett dokument samtidig. Merkene og kommentarene kan derfor identifiseres i forskjellige farger. Dette lar deg sette kommentarfargene slik du ønsker å skille kommentarene.
I tillegg til markeringer kan kommentarfunksjonen også brukes til å foreslå endringsideer eller forslag til forbedringer i et dokument. Slik bruker du kommentarfunksjonen i Word:
-
Åpne "Sjekk" -fanen.
-
I kommentarfeltet finner du knappen "Ny kommentar". Med et museklikk på området, åpnes en annen kolonne og en snakkeboble ved kanten av området du har valgt. På denne måten kan du raskt legge til spesifikke marginalnotater i teksten, som forfatteren deretter kan ta hensyn til når han reviderer.
-
I det samme området på båndet i filen kan du slette kommentarer hvis du allerede har tatt dem med.
Det er også godt å vite at du kan bytte mellom individuelle kommentarer og dermed hoppe over kommentarer og redigere andre foreløpig. Du kan også se den siste endringen direkte. Dette gjør redigering av filen enda mer effektiv.
Funksjoner i Word: Disse innstillingene forenkler arbeidet ditt
Microsoft Word gjør det ikke bare lettere for deg å designe teksten din når du skriver. Programmet gir deg også noen funksjoner som fremskynder revisjonen på slutten av prosessen. I tillegg til muligheten til å korrigere hyppige feil i bare noen få trinn ved hjelp av "Finn og erstatt", muliggjør Word også mer variasjon i teksten takket være synonymordboken. Andre funksjoner og funksjoner du bør vite om i Word er:
- Feltfunksjoner
- Makroer
- Sitater
- Sidetall
- Dato
- Hyperkoblinger
Konklusjon: Slik kan du gjøre revisjoner i Word
Når du setter opp en side, sørger du ikke bare for at du ordner topptekst og bunntekst, innholdsfortegnelse, oversettelser og kildeliste riktig, men innholdet og stavemåten skal også være riktig. Med høyre side, vil du ikke lenger gå glipp av noen feilmarkering. En ny stavekontroll på slutten av tekstarbeidet virker også nyttig.
Hvis det er en spesifikasjon for antall ord eller tegn, kan du få Word til å telle dem og kontrollere dem raskt og enkelt. Det er også mulig å skrive ut kun tekstkorrigeringene. Samlet sett tilbyr programmets innstillinger et bredt spekter av alternativer for revisjon av tekstdokumenter.
Ved å spore endringer kan du se den nøyaktige historien til endringer i dokumentet. Såkalte markeringer er nyttige hjelpere: De visualiserer endringene i testen. Til slutt, når alle revisjoner er gjort, kan du lagre den ferdige filen som en PDF eller sende dokumenter i form av skjemabrev.
FAQ
Hvordan kan jeg vise endringer gjort av andre redaktører?
Avhengig av hvilken modus andre redaktører har korrigert eller kommentert det respektive dokumentet, kan kommentarene vises på forskjellige måter. Uansett kan du bestemme hvilke forslag du skal se på. For å gjøre dette, åpner du "Oppfølging" -fanen under "Sjekk" -fanen. Her kan du sette flått for de forskjellige feilgruppene.
Hvordan kan jeg sette inn kommentarer i en tekst?
Fanen "Gjennomgang" tar deg til "Kommentarer" -knappen. På dette tidspunktet kan du opprette en ny kommentar ved å markere den nødvendige tekstpassasjen og deretter klikke på "Ny kommentar" -feltet. Skriv notatet i snakkeboblen. Word tilbyr muligheten til å integrere blekkkommentarer. Du kan kommentere dokumenter uten tastatur.
