AutoArchive - standardinnstillinger vs. individuelle innstillinger

Automatisk arkivering kan konfigureres individuelt. Først av alt, definere standardinnstillingene: Hvor ofte arkiveres, hvor "gamle" må dataene være slik at de kan arkiveres, i hvilken fil dataene skal lagres

Du definerer standardinnstillingene for arkivfunksjonen slik:

1. I Outlook opp til versjon 2007 kaller du kommandoen EKSTRA >> ALTERNATIVER og åpner registeret MER. I Outlook 2010, ring kommandoen FIL >> OPTIONS og åpne kategorien AVANSERT.
2. I Outlook frem til 2007 klikker du på AUTOARCHIVE -knappen, i Outlook 2010 på AUTOARCHIVE SETTINGS. Arkiveringsinnstillingene er effektive for alle Outlook -moduler - med mindre du endrer dem for individuelle moduler eller mapper.
   
3. Aktiver alternativet AUTOARKIV HVER X -DAGER og angi intervallet som arkiveringen skal utføres med.
4. Hvis du synes det er irriterende å måtte bekrefte en dialog for hver arkiveringsprosess, deaktiverer du alternativet START AUTOARKIVERING EFTER KONFIRMASJON.
5. Hvis du merker e-poster du ikke lenger trenger som utløpt i Outlook, og du ikke vil arkivere dem, aktiverer du alternativet SLETT UTLØPTE ELEMENTER (kun e-postmappe).
6. Uansett, aktiver alternativet ARKIV ELLER SLETT GAMLE ELEMENTER.
7. Hvis du aktiverer alternativet VIS Arkivmappe i mappeliste, åpner Outlook arkivfilen automatisk etter arkivering og viser den i mappelisten. Dette betyr at du kan fortsette å få tilgang til de arkiverte dataene umiddelbart, men da må du avstå fra hastighetsfordelen med outsourcing.
8. Angi hvor gamle dataene skal være slik at de flyttes til arkivet (eller slettes helt) i feltet SLETT ELEMENTER HVIS GAMLE ENN.
9. Hvis dataene skal overføres til arkivet, aktiverer du alternativet MOVE OLD ELEMENTS TO og velger ønsket mappe via SØK eller skriver inn navnet på en ny arkivfil som Outlook skal opprette i feltet ved siden av knappen.
10. Hvis du vil slette de gamle dataene uigenkallelig i stedet, aktiver alternativet SLETT SLETT GAMLE ELEMENTER. Slik at alle gamle elementer fjernes umiddelbart, klikker du på SØK INNSTILLINGER TIL ALLE MAPPER - men husk at dette ikke kan angres.
11. Lukk dialogene.

Individuelle innstillinger for individuelle moduler

Forutsatt at du har angitt som en standardinnstilling at elementene skal flyttes til arkivet etter ett år, men du vil fortsatt ha avtaler fra tidligere år i avtalekalenderen. Juster deretter innstillingene for kalenderen:

1. Åpne kalenderen.
2. Under MIN KALENDER, høyreklikk på KALENDER og påkall eiendomskommandoen. I eksempelet er ikke kalenderen arkivert.
   
3. Åpne kategorien AUTOARCHIVE.
4. Hvis du ikke vil arkivere kalenderen, må du aktivere alternativet IKKE ARKIVERE VARER I DENNE Mappen og fortsette med trinn 6. Hvis du vil bruke andre enn standardinnstillingene, aktiverer du alternativet BRUK FØLGENDE INNSTILLINGER FOR DENNE Mappen.
5. Juster innstillingene, for eksempel alderen på elementene som skal arkiveres, eller angi en annen arkivfil.
6. Lukk dialogboksen.

Individuelle innstillinger for individuelle mapper, avtaleoppføringer eller e -post

Outlook gir deg muligheten til å ekskludere disse elementene fra automatisk arkivering. Gjør følgende for å gjøre dette:

1. Åpne ønsket element, for eksempel en viktig e -post eller en avtaleoppføring.
2. I vinduet for e -post, avtale eller oppgave, åpner du "File, Properties" -kommandoen.
3. Aktiver alternativet "Ingen automatisk arkivering av dette elementet" og lukk dialogboksen.