En leser rapporterte nylig: Han hadde slettet flere hundre megabyte filvedlegg i Outlook, men datafilen var like stor etter "vårrengjøringen" som før.
Dette er fordi Outlook ikke umiddelbart frigjør plassen som de slettede elementene opptok etter en slettehandling. For å gjøre dette er en omorganisering av datafilen først nødvendig. Hvis Outlook skulle omorganisere datafilen etter hver sletting eller etter å ha lagt til data, ville programmet være konstant opptatt, harddisken ville kjøre kontinuerlig, noe som ville øke slitasjen drastisk. Outlook markerer derfor plassen som er opptatt av slettede elementer som "ubrukt" og rydder bare opp automatisk når de slettede elementene utgjør 20 prosent av datafilen. For å gjøre dette bruker programmet ledige tider slik at du ikke merker omorganiseringen.
Siden det kan ta litt tid for Outlook å omorganisere filen automatisk, anbefaler jeg at du utløser komprimering av datafilen manuelt etter en større sletting. Dette vil krympe datafilen umiddelbart. Dette er da også merkbart i fremtidige sikkerhetskopieringsprosesser, da disse ikke tar så lang tid lenger. Slik komprimerer du datafilen:
- Ring i Outlook fra 2010 Fil - Kontoinnstillinger - Kontoinnstillinger på. I Outlook 2007 og 2003 ringer du Verktøy - Alternativer - E -postoppsett på.
- klikk på Datafiler, velg filen og klikk innstillinger.
- klikk på Komprimer nå EN..
- Et vindu vises som viser fremdriften i komprimeringshandlingen. Så snart vinduet forsvinner, lukker du dialogboksen fra bildet.
- Hvis du har flere datafiler (fordi du har flere e -postkontoer i Outlook), komprimerer du alle datafiler der du tidligere har slettet elementer.
