Sikkerhetskopiering i Outlook - profesjonell sikkerhetskopiering av datafiler og mapper

Praktiske tips og generell informasjon om sikkerhetskopiering av data

Microsoft Outlook -brukere sender, arkiverer og overfører enorme mengder data over tid. I tillegg samles kalenderoppføringer, personlige oppgaver, filer som sendes som vedlegg og personlige data fra adresseboken.

Alle som har mistet papirboken eller den analoge kalenderen, kan forstå hvor viktige adresser, telefonnumre eller meldinger er. Et tap er vanskelig å takle. Det samme gjelder den digitale versjonen og dataene som er lagret i Microsoft Outlook. Hvis et systemkrasj, virus eller annen hendelse forårsaker at datamaskinen startes på nytt, kan det være smertefullt. Spesielt når viktige data, oppgaver, adresser og annen informasjon ikke har blitt sikkerhetskopiert og går tapt.

Et slikt scenario må forhindres for enhver pris. Av denne grunn er det avgjørende for Outlook -brukere å regelmessig sikkerhetskopiere sine personlige data. Det er også nyttig å vite plasseringen av datafilene. Brukere bør ha en overfladisk forståelse av hvordan og hvor Outlook lagrer adresser, avtaler og oppgaver. Denne bevisstheten og en systematisk sikkerhetskopiering av data garanterer at alle viktige Outlook -data sikkerhetskopieres og fremdeles er tilgjengelige i tilfelle systemproblemer.

Slik gjør du video - Outlook: Slik sikkerhetskopierer du Outlook og sikkerhetskopierer e -postene dine

Praktisk tips: Hvis du bare vil lagre noen få viktige e-postmeldinger og ikke vil utføre en fullstendig sikkerhetskopiering, er arkivering som en PDF-melding ideell. Den gratis programvaren PDF Creator hjelper deg med å lagre e-post som en fil, som ligner på en utskriftsprosess. En PDF -fil kan leses med forskjellige programmer og endeenheter uten problemer, noe som ikke kan sies om Outlooks eget MSG -format. Samtidig er det alternativt mulig å lagre viktige e -poster i en mappe under Windows i MSG -format.

Et annet alternativ til lagring i MSG- eller PDF -format kan være lagring i en tekstfil. Outlook gir deg det brukervennlige alternativet å arkivere flere e-poster i en enkelt TXT-fil. På denne måten kan du lagre relaterte meldinger målrettet og sammen.

Hvordan Microsoft Outlook lagrer dataene dine For å kunne handle umiddelbart ved systemproblemer eller et virusangrep, er det viktig å kjenne bakgrunnen og innstillingsalternativene og vite hvordan Outlook lagrer dataene dine. I utgangspunktet arkiverer Outlook dataene dine i filer med to forskjellige filtillegg:

1. Outlook offline -filer (OST -fil).
2. Personlige lagringsfiler (PST -fil).

Outlook offline -filer

Outlook offline -filer brukes av systemet for:

• IMAP -kontoer,
• Microsoft 365 -kontoer,
• Bytte kontoer også
• Outlook.com -kontoer

opprettet. Alle nevnte e-postkontoer er preget av desentralisert, serverstøttet lagring. Denne lagringsmetoden har mange fordeler. I tillegg til rask tilgang fra forskjellige endeenheter, lagres dataene dine på beskyttede servere og beskyttet mot virus eller skadelig programvare.

I tillegg til de originale filene på serveren, lager Outlook offline datafiler, som er forkortet med filtypen "OST". De er kontinuerlig synkroniserte kopier som byttes ut så snart postboksen er koblet til Internett. Uten Internett -tilgang kan brukerne fortsette å jobbe ved hjelp av OST -filene, siden alle relevante data og informasjon kopieres på harddisken. Hvis tilkoblingen til Internett opprettes, behandles alle endringer, for eksempel e-postmeldinger som er opprettet i mellomtiden. OST -filen oppdateres automatisk. Hvis en OST -fil slettes manuelt, oppretter Outlook en ny. Dette skjer så snart datamaskinen og serveren kobles til igjen.

Data som slettes ved et uhell på en Exchange -server kan også enkelt reaktiveres. Forutsetningen for dette er at administratoren har opprettet en oppbevaringspolicy for slettede objekter. Dette er en av de mange fordelene med Exchange -servere og grunnen til at mange selskaper bruker denne typen e -postkommunikasjon.

Personlige butikkfiler

I motsetning til Outlook offline -filer, lagres Personal Store -filer bare sentralt på datamaskinen. De kan beskrives som det viktige dataarkivet for meldinger, oppgaver, innstillinger og kontakter. Alle meldinger og Outlook -elementer i en Outlook -datafil (.pst) er bare tilgjengelig på datamaskinen som filen er lagret på.

I tillegg til dataene, lagres den spesifikke mappestrukturen også i PST -filer. Det er mulig for Outlook å lage forskjellige PST -filer på systemsiden. Dette gjøres blant annet på brukerkommando for å skille private eller forretningsmessige e-poster fra hverandre. Hvis kopier av PST -filer ikke lagres jevnlig, arkiveres i sikkerhetskopier eller sikkerhetskopieres manuelt, kan alle data tapt uigenkallelig i tilfelle en datakrasj eller feil på harddisken. Siden krasj og virusangrep oppstår uten forvarsel, er det viktig å være proaktiv.

Personlige butikkfiler opprettes hovedsakelig for POP -kontoer. Opp til versjonen av Outlook 2013 ble all informasjon fra IMAP -kontoer også sikkerhetskopiert i PST -filer. Brukere av eldre Outlook-versjoner rapporterte, spesielt med IMAP-kontoer, at e-postmeldinger uforklarlig forsvant etter nesten 3 måneder. Problemet kan løses ved å tilpasse innstillingene.

Viktig: Brukere av eldre Outlook-versjoner eller personer som jobber med POP3-e-postkontoer, bør alltid sørge for at de fortsetter å sikkerhetskopiere PST-filene sine for å unngå tap av data.

Insider tips: Med individuelle innstillinger kan du også få tilgang til e-postmeldinger fra en POP3-server samtidig på to forskjellige PCer. I dette tilfellet må du endre reglene i kontoinnstillingene i postkassen din. En PST -fil med tilsvarende data blir deretter opprettet på hver PC.

Info: Den såkalte standard PST-filen er avgjørende for Outlook-brukere. I prinsippet administreres hele innboksen og utboksen samt alle avtaler og kontakter i den. Av denne grunn bør ikke standard PST -fil slettes når som helst. Siden PST -filer inneholder sensitive personlige data, kan du eventuelt beskytte dem med et passord. Denne prosedyren er spesielt relevant hvis flere ansatte i et selskap deler en datamaskin og ikke har tilgang til personlig e-post.

Hvordan finne plasseringen av Outlook -datafiler

Manuell sikkerhetskopiering av Outlook -datafiler er et arkiveringsalternativ. For å gjøre dette trenger du tilgang til datafilene. Du finner plasseringen av datafilene i Outlook som følger:

1. Naviger til kontoinnstillingene via oppføringen "File" i menyen i Outlook.

   

2. Klikk på underelementet "Import / Eksport." Du starter veiviseren for import og eksport av Outlook.

   

3. Du kan få tilgang til alle datafilene som er lagret på datamaskinen din ved hjelp av Windows Utforsker. Du kan inkludere dette manuelt i en sikkerhetskopi eller lagre en kopi på en pinne eller en annen harddisk.

Slik kan du lage en sikkerhetskopi av dataene dine med Microsoft Outlook

Manuell sikkerhetskopiering av datafiler kan være nyttig og fungerer hvis du kontinuerlig sikkerhetskopierer data, dokumenter og innstillinger med profesjonell sikkerhetskopieringsprogramvare. Den mer elegante og sikrere måten å sikkerhetskopiere OST- eller PST -filer på er å sikkerhetskopiere dataene dine med eksportveiviseren, direkte fra Outlook.

Med eksportveiviseren blir e-postene, kalenderoppføringene og kontaktene dine kopiert til en ny PST-fil og sikkerhetskopiert. For å starte eksportveiviseren i Outlook må du gjøre følgende:

1. Naviger i Outlook under Fil til det andre menyelementet "Åpne og eksporter." Denne kommandoen åpner et nytt vindu med flere alternativer.

   

2. Klikk på underelementet "Importer / eksporter." Du starter veiviseren for import og eksport av Outlook.

3. Velg "Eksporter til fil" i vinduet som åpnes for å sikkerhetskopiere dataene som er lagret i Outlook.

   

4. Det neste trinnet bør være å velge om du vil lagre dataene dine i en kommaseparert CSV-fil eller i en Outlook-datafil. Velg alltid Outlook -datafilen her, da du kan importere dette formatet til Outlook som er originalt i tilfelle tap av data.

   

5. I det følgende vinduet har du muligheten til å velge postboksen du vil arkivere. Det er viktig her at du bare kan lagre en e-postinnboks med alle dataene den inneholder i en PST-fil. Hvis du administrerer flere e-postbokser i Outlook, må du gjenta eksportprosessen for hver postboks.

6. I det neste vinduet klikker du på "Bla gjennom" for å angi lagringsstedet for Outlook -datafilen. Du kan velge hvilken som helst katalog og velge navnet på eksportfilen med PST -enden. Hvis du tidligere har sikkerhetskopiert data i Outlook, vises det tidligere brukte filnavnet som standard. Hvis det er en vanlig sikkerhetskopiering av data, ekskluder eksport av duplikater. I dette tilfellet har den pågående sikkerhetskopien av datafilen din alltid de mest oppdaterte dataene.

   

7. Med "Fullfør" lagres Outlook -datafilen som en sikkerhetskopi. Datafilen kan kopieres fra lagringsstedet og midlertidig lagres på skylagring, for eksempel OneDrive.

Tips: Aktiver generelt avmerkingsboksen "Inkluder undermapper“Slik at alle elementer i e-postkontoen fra alle undermapper blir arkivert. Under menypunktet "filter“Du har muligheten til i detalj å bestemme hvilke meldinger eller individuelle elementer som skal arkiveres. Som regel trenger du ikke filterfunksjonen for en normal sikkerhetskopiering av data.

Praktisk tips: Du vil ikke arkivere hele postboksen, men bare en viktig prosjektmappe? I så fall merker du mappen eller mappene du vil sikkerhetskopiere i stedet for å sikkerhetskopiere hele postboksen.

Info: Visste du at du også kan eksportere Outlook -distribusjonslistene til Excel? Les her hvordan det fungerer.

Det er fornuftig å regelmessig sikkerhetskopiere e-postinnboksen din hvis du ikke jobber med en IMAP- eller Exchange-konto. Sikkerhetskopifilen kan deretter enkelt importeres til systemet ved hjelp av Outlook -veiviseren for import. Dette fungerer også når du bytter fra Outlook Express til Outlook.

Praktisk tips: Lag en vanlig kalenderoppføring i Outlook, for eksempel månedlig, for å eksportere postboksen med alle data. Takket være påminnelsesfunksjonen til Outlook, vil du ikke gå glipp av arkiveringen, og du vil vanligvis ha sikkerhetskopier som er så gode som nye.

Oppsummert er det ikke vanskelig å bruke Outlooks eksportfunksjon. Med den kan POP3-e-postkontoer profesjonelt sikkerhetskopieres og sikkerhetskopier av Outlook PST-filer kan opprettes. Dataene på IMAP- og Exchange -postbokser kan også arkiveres. De trenger ikke nødvendigvis å bli sikkerhetskopiert, siden alle de originale dataene er på leverandørens server. Dette innebærer at de kan importeres igjen uten problemer i tilfelle tap av data.

Hvordan lagre signaturer manuelt

Du kan sikkerhetskopiere personlig opprettede signaturer manuelt ved å åpne lagringsstedet. Du kan enkelt gjøre dette med følgende Windows -kommandoer:

1. Trykk på tastene på tastaturet samtidig [Windows] og [R]. Dialogboksen "Bære ut“, Som var kjent som en ledetekst under DOS.

2. Skriv inn følgende kommando ved ledeteksten: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Uten sitater).

3. Windows -mappen "Signaturer", Der alle signaturene du har lagret blir arkivert. Du finner signaturene både i RTF -format og også i HTM- og TXT -formater. Du kan enkelt kopiere signaturene fra lagringsstedet, overføre dem til en annen datamaskin eller midlertidig lagre dem i skylagring.

Automatisk arkivering i Outlook

I mange år har Microsoft Outlook hatt muligheten til automatisk å arkivere e-post på grunnlag av en forhåndsbestemt tidsplan. Automatisk arkivering er spesielt nyttig for å holde postkassen klar og for å minimere postkassestørrelsen.

Angi parametrene for automatisk arkivering som følger:

1. Naviger til Fil / alternativer.

2. "Windows -alternativer" -vinduet åpnes. I Windows -alternativene kan du klikke for å gjøre endringer i design og funksjoner, justere menybåndet eller velge språkalternativer. Innstillingsalternativene for automatisk arkivering finner du i midten av vinduet under alternativet "Avansert".

   

3. Klikk på "Innstillinger for automatisk arkivering" for å angi hvilke meldinger som skal arkiveres automatisk og i hvilke tidsperioder.

   

Alle arkiverte meldinger kan deretter finnes i arkivmapper og aktiveres på nytt. Det er mulig å åpne og få tilgang til eldre filer og meldinger fra arkivet med bare noen få klikk. For dette kan du bruke automatisk arkivering i Outlook på den ene siden - alternativt kan du også sikkerhetskopiere dataene dine manuelt.

Konklusjon om Outlook -sikkerhetskopien og dens relevans for hver bruker

Det er viktig å regelmessig sikkerhetskopiere dine personlige Outlook -data og alle undermapper. E-post, kalenderoppføringer, kontakter med håndskrevne notater og annen informasjon kan lettest arkiveres ved hjelp av Outlook-eksportveiviseren. Alternativt er en manuell kopi av de eksisterende PST- eller OST -filene også mulig. For å gjøre dette trenger brukerne den nøyaktige plasseringen av datafilen i Outlook.

Ved hjelp av veiviseren kan en konto lagres for hver arkiveringsprosess. Hvis du bruker flere kontoer, må prosessen gjentas. Før du sikkerhetskopierer data i Outlook, er det viktig å forstå hvordan Outlook lagrer data. En sikkerhetskopi av dataene er spesielt viktig for POP3-e-postkontoer, der alle data lagres sentralt på den lokale datamaskinen. Ellers kan alle filer, kontakter, innstillinger og informasjon slettes uopprettelig i tilfelle et virusangrep. Med opprettelsen av dubletter, vil du garantert kunne gjenopprette data når som helst.

Brukere av Microsoft Exchange-kontoer, IMAP-kontoer og brukere som bruker Outlook 2013 eller nyere, drar fordel av ekstern lagring av dataene sine på e-postleverandørens servere. Dette betyr at data som er lagret med disse kontoene fortsatt vil være tilgjengelig etter et dataproblem. Outlook -sikkerhetskopien er ikke avgjørende for brukere av disse kontoene. Til tross for mangel på nødvendighet, kan det være nyttig hvis du av sikkerhetsmessige årsaker vil beholde sikkerhetskopier av dataene dine på en pinne eller en ekstern harddisk.

Spørsmål og svar om sikkerhetskopiering av Outlook

Hva kan du gjøre når PST -filene dine er ødelagte og uleselige?

Har du et alvorlig problem med Outlook, og PST -filen har blitt alvorlig skadet og mistet data? En slik situasjon er problematisk ettersom kontaktdata eller e -post med viktig informasjon i mange tilfeller er uigenkallelig tapt. I et slikt tilfelle, i tillegg til en proaktiv sikkerhetskopiering av dataene dine, kan en gratis freeware -programvare som kan reparere skadede PST -filer hjelpe.

Er det mulig å flytte PST -filer til en annen stasjon og bruke dem?

Har du problemet med at harddisken din ikke har nok lagringsplass under Windows til tross for pågående arkivering og sikkerhetskopiering? Trenger du å flytte Outlook PST -filer til en annen stasjon på grunn av plassmangel? Da vil en gjennomtenkt 5-punktsplan fra Outlook 2013 eller instruksjonene for brukere av Outlook Express støtte deg. Begge artiklene vil enkelt lære deg å flytte PST -filer til en annen stasjon.

Hvordan kan jeg aktivere viktige vedlegg i Windows igjen etter at de har blitt slettet?

I mange tilfeller er en e -postmelding mindre relevant enn vedlegget. Selv om posten bare bekrefter forsendelsen, er den vedlagte PDF- eller Excel -filen av største betydning. Hvis e -posten ble slettet, kan ikke vedlegget bli funnet heller. Under Windows kan det slettede vedlegget reaktiveres med et triks ved å søke i midlertidige Internett -filer.