Tekst og hurtigdeler - Automatisering av tekst i Outlook

Slik fungerer du best med Quick Parts i Outlook

Oppfatningen av e-post i Outlook trenger ikke å være individuell i alle tilfeller. I det profesjonelle og private miljøet designes stadig lignende eller sammenlignbare e-poster. For eksempel inneholder en e -post som følger med et tilbud vanligvis analoge tekstkomponenter. Et svar på en forespørsel er også uspesifikt og må endres når det gjelder antall eller produktet. En likhet i oppfatningen av e -post er grunnleggende fornuftig og inneholder en fordel som ikke bør undervurderes. Dette kan oppnås hvis du jobber mer med prefabrikkerte tekstmoduler. I den nåværende versjonen av Outlook 365 er tekstmoduler og deres funksjoner tilgjengelige som hurtigmoduler, som er forskjellige fra andre programmer og Outlook -versjoner.

Videoopplæring: Hvordan lage og bruke tekstmoduler i Outlook

Lag en rask del i Outlook - 5 viktige trinn for automatisering

Du kan lage en rask komponent i Microsoft Outlook -programmet på kort tid:

1. Åpne en ny e -post via "Fil" -fanen. I det neste trinnet skriver du en bestemt tekst som du vil lagre som en rask del.

2. Velg teksten i Microsoft Outlook og kopier den. For å gjøre dette kan du bruke tastekombinasjonen Ctrl + C som en snarvei eller snarvei.

   

3. I neste trinn, med teksten fremdeles merket, navigerer du til "Sett inn" -fanen og bytter til "Tekst" -menyen.

   

4. Ved å klikke på "Hurtigdeler" åpnes et nytt valgvindu der du kan "Lagre valget ditt i hurtigdelskatalogen".

   

5. Etter å ha klikket på "Lagre utvalg i hurtigkatalog", åpnes et annet alternativer -vindu. Her har du muligheten til å gi ytterligere informasjon om tekstmodulen.

   

Blant annet kan du:

• Tildel et meningsfylt navn for tekstmodulen.
• Velg en kategori eller opprett en ny kategori, for eksempel "Tilbud" eller "Kontrakt".
• Sett inn en beskrivelse for å informere kolleger om innholdet i tekstmodulen.
• I alternativene velger du hvordan teksten skal settes inn som en rask del.

Med et klikk på "OK" lagrer du hurtigdelen og kan sette den inn i en ny e -post når som helst.

Sett inn en rask del i en e -post - slik fungerer det

En byggekloss lagt til en ny e -post har mange fordeler. Det er tidsbesparende og effektivt å innlemme tekstmoduler i en e-post. I tillegg er utgående meldinger like når det gjelder innhold og formatering. Dette er spesielt viktig i fagmiljøet, med en henvendelse eller et tilbud.

Du har to alternativer for å bygge inn en opprettet tekstmodul i en e -post:

Alternativ 1: sett inn en tekstmodul, for eksempel autotekst

Din hurtige del med navnet "Tekstmodul 1" vises automatisk som et alternativ for å sette inn så snart du skriver inn de første tegnene i navnet på hurtigdelen i teksten.

Strengen "Tekst" er tilstrekkelig til at Outlook finner den raske delen. Hurtigdelen settes inn med et klikk på Enter -tasten. Dette sparer deg for mye tid i forestillingen om e-post.

Alternativ 2: Integrer hurtigkomponenten manuelt

I tillegg til den automatiserte varianten kan du også integrere en rask komponent manuelt. Dette fungerer enkelt ved å åpne en ny e -post og bruke markøren til å navigere til punktet i teksten der du vil at teksten skal settes inn.

I neste trinn bytter du til kategorien “Hurtigdeler” i kategorien “Sett inn”. Klikk på menyelementet for å vise alle hurtigdelene som kan settes inn.

Etter å ha klikket på ønsket hurtigkomponent, vises den i teksten i e-posten.

Organiser, rediger og slett hurtigdeler

Over tid blir det uunngåelig at uavhengig utformede raske byggeklosser må endres eller slettes. Deler av teksten, inkorporerte tall eller prosenter kan endres. Gjør følgende for å endre eller slette en tekstmodul:

1. I kategorien "Sett inn" navigerer du til menyelementet "Hurtigdeler".

2. Åpne "Quick Parts" -menyen og klikk på modulen du vil endre. En ny valgmeny åpnes der du kan redigere tekstmodulen.

   

3. Blant annet har du muligheten til å redigere egenskapene til tekstmodulen. Du kan tilpasse navnet på blokken eller beskrivelsen. Under "Organiser og slett" kommer du til "Organizer for modules", der du kan redigere alle lagrede tekstmoduler og slette dem om nødvendig.

   

4. Et klikk på "Lukk" lagrer alle endringer som er gjort i dine personlige tekstmoduler. Endring av tekstmoduler er bare mulig i nyere Outlook -versjoner. I Outlook 2007 eller 2010 er det ingen offisiell måte å redigere raske deler på etterpå. Med et triks der du lagrer tekstmodulen under et annet navn, kan du fortsatt redigere og tilpasse.

Oppsummert inneholder funksjonene Quick Parts og Autotext viktige alternativer for delvis automatisering av opprettelsen av tekster. Bruken av begge funksjonene er ideell for forretningsbrev der en spesiell eller vanlig hilsen som "Dear" skal brukes. Personlige hilsener kan også lagres som automatisk tekst.

Det er likt med en invitasjon, gjentagende ønsker til en bursdag eller jubileer eller ofte stilte spørsmål. Forkortelser og formuleringer kan til enhver tid utformes som raske byggeklosser. På denne måten kan signaturer også legges inn når den faktiske signaturen erstattes. For bokstaver og forretningsbokstaver, som skal skrives ord for ord, er det også en modul.

Bortsett fra hurtigdelefunksjonen i Outlook, bruker selskaper og forretningsfolk produktivitetsverktøyet Text Expander from Smile. Med denne betalte appen kan forretningsbrev og e -post profesjonaliseres ytterligere med hensyn til Autotext. Med Text Expander kan du jobbe på både Windows og Mac.

Tips:

For å opprettholde oversikten over de raske byggeklossene til enhver tid, er det fornuftig og praksisrettet å sortere dem i forståelige kategorier.

Konklusjon

Å lage raske deler i Microsoft Outlook er ikke vanskelig. Du kan lagre en ny blokk i fem enkle trinn. Tildelingen av forståelige kategorier, klare modulnavn og en klar beskrivelse er viktig for effektivt å kunne integrere raske moduler i e-post. Denne prosedyren for gjentagende e -post vil spare deg for mye tid i unnfangelsen. I tillegg garanterer denne prosedyren at tilbud eller en forespørsel blir besvart og sendt på lignende måte til hverandre.