Med nyttige tips og hjelp
Kjenner du følelsen? Du har forberedt deg profesjonelt, avtalene og oppgavene dine har vært strengt organisert, og til tross for det beste forberedende arbeidet har du glemt en viktig avtale. Til tross for et vanntett og strukturert planleggingssystem, kan det skje at viktige ting blir oversett. Det er irriterende når avtaler, frister eller gjennomføring av en oppgave glemmes. Outlook har en rekke funksjoner som hjelper deg:
- Prioriter viktige ting og
- Rettidig til avtaler eller
- Tenk på forberedelsene deres.
Bruk påminnelsene i Outlook
Outlook gjør det enkelt for brukerne å huske viktige oppgaver eller avtaler. Med påminnelsesfunksjonen integrert i Outlook, trenger du ikke lenger å skrive ned en avtale eller fullføre en oppgave på en Post-it eller håndskrevet i kalenderen. Outlook vil automatisk minne deg på alt som er viktig. For dette formålet viser programvaren et vindu med informasjon om avtalen eller oppgaven og sender også et akustisk signal. Dette fungerer både på datamaskinen og også på synkroniserte smarttelefoner eller nettbrett.
Angi påminnelser i nye avtaler
Gjør følgende for å angi påminnelser for nye avtaler:
-
Opprett en ny avtale i Outlook.
-
Velg ønsket leveringstid i "Påminnelse" -feltet. Du kan velge mellom noen få minutter, timer, dager eller uker.
-
For oppgaver og oppfølginger, merk av i boksen "Påminnelse" og velg dato og klokkeslett du vil at varselet skal vises.
Med påminnelser i Outlook blir du pålitelig minnet om avtaler og oppgaver eller avtaler med andre. Outlook tilbyr også muligheten til å slå på en påminnelse automatisk for hver avtale eller oppgave. For å gjøre dette, bruk kommandoen: "File"> "Options"> "Calendar or Tasks." Påminnelsen for oppgaver på forfallsdatoen vises på et bestemt tidspunkt.
Siden ikke hver avtale eller hver oppgave er av samme betydning, bør brukerne vurdere om en standardinnstilling er fornuftig i dette tilfellet.
Tips:
Når du installerer for første gang, viser Outlook påminnelsesvinduet 30 minutter før hver avtale som standard. Hvis du vil endre dette og angi påminnelser individuelt, må du slå av standardpåminnelsen. Dette fungerer ved å bytte til kalenderinnstillingene som beskrevet ovenfor og deaktivere avmerkingsboksen for standard påminnelser.
Bruk oppfølgingsfunksjonen for ny innsending
Oppgavefunksjonen i Outlook er enkel å bruke og effektiv. Hvis du ikke vil opprette en oppgave med eller påminnelse for hver ventende telefonsamtale eller for enkle e-postsvar, kan du også bruke de praktiske påminnelsesfunksjonene i Outlook som et alternativ.
Gjør følgende for å bruke oppfølgingen i Microsoft Outlook:
Skriv inn en oppgave i oppgaveplanleggeren og koble den til kontaktdataene eller e-posten du vil svare på. For å gjøre dette, velg kontakten eller e-posten og påkall kommandoen: "Start"> "Oppfølging". Klikk på "Egendefinert" og velg forfallsdato i neste trinn. Hvis du ønsker det, kan du også angi en påminnelse som et alternativ.
I "For oppfølging" -menyen finner du også forhåndsdefinerte forfallsdatoer å velge mellom. For eksempel, hvis du velger oppføringen “Neste uke”, vil du motta påminnelsesinformasjon for den neste uken. I tillegg må du klikke på ringesymbolet og legge til påminnelsen slik at den automatiske påminnelsen aktiveres.
La deg selv og andre bli minnet om viktige datoer
Det er datoer og frister som er ekstremt viktige og avgjørende for den videre arbeidsflyten. Hvis du vil minne mottakeren automatisk om en melding om at du venter på svar, kan du legge til et oppfølgingsnotat i meldingen i Outlook. Fra og med Outlook 2007-versjonen kan du også aktivere en ny oppfølging for deg selv. Med denne prosedyren genererer du en privat, digital gjeninnlevering.
Gjør følgende for å markere en viktig avtale:
-
I kategorien MESSAGE i avtalen du vil sende, klikker du FOLLOW UP.
-
Velg deretter BRUKERDEFINERT.
-
Sett en etikett for mottakeren i nedre del av vinduet. For eksempel bør du svare på meldingen innen 16:00 på torsdag.
-
Ett nivå over mottakersporing aktiverer du sporing for deg selv. La deg for eksempel bli minnet om det forespurte svaret neste morgen. Med denne prosedyren og en proaktiv oppfølging, har du garantien for at det vil være nok tid til å følge opp med mottakeren hvis de ennå ikke har svart.
Fra Outlook 2010: Slik kan du bli minnet om kommende oppgaver
Hvis du vil at Outlook automatisk skal minne deg om oppgaver som har forfallsdato, kan du automatisere påminnelsesfunksjonen med følgende innstilling:
-
Naviger til Fil> Alternativer.
-
Åpne "Oppgaver" -fanen.
-
Aktiver alternativet "Aktiver påminnelser for oppgaver med forfallsdato".
-
Velg ønsket tid under "Standard påminnelsestid".
Bruk mapper eller søk mapper
De forskjellige mappene i Outlook kan også brukes for ikke å miste viktige oppgaver av syne. For eksempel kan du opprette en personlig "To-Do" -mappe der du kan flytte alle e-postmeldinger som fremdeles krever handling. I motsetning til oppfølging er det ikke angitt noen forfallsdato for e-postene i mappen. Du må personlig huske å se i mappen og svare på ventende e-post. Hvis du laster inn nye e-poster hver dag og svarer på dem, er personlige mapper nyttige for å strukturere ditt eget arbeid. Etter at du har svart, kan meldingen flyttes til mappen der den skal lagres eller arkiveres på lang sikt.
Søkemappen "For sporing", som var forhåndsdefinert i eldre Outlook-versjoner og finnes på slutten av mappelisten, er praktisk og brukervennlig. I den nåværende versjonen av Outlook 365 finner du mappen under navnet "Søkemappe" på slutten av mappetreet.
Åpne denne mappen og angi søkeparametere, Outlook finner alle e-postene du har merket for oppfølging på sekunder og viser dem. På denne måten har du en umiddelbar oversikt som ligner den i gjøremål-mappen. En stor forskjell er at søkemappen samler e-postene som er merket for oppfølging fra hele innboksen og mappene den inneholder. E-postmeldinger som du har lagret i den respektive kundemappen vises dermed også.
